克服出生证明复印件签发方面的缺陷

“供给”无法满足“需求”

2020年8月初，黎氏翔女士前往田碧乡人民委员会，申请办理女儿的出生证明复印件，以便办理入学手续。翔女士表示，她希望孩子能获得5份出生证明，一方面是为了满足孩子所在学校的证件要求，另一方面也想多留几份，以便将来需要时不用再费力索要。同样，陈氏杏女士和她的丈夫刚刚为儿子办理了出生登记，并申请获得10份出生证明，因为“以后他还需要办理很多相关手续，现在就办比较‘方便’”。

然而，田碧乡的一位司法官员表示，由于空白出生证明纸不足，该乡只能为每例出生登记签发一份。“2019年，田碧乡新增出生登记760例，2020年上半年新增502例，但该乡每月仅发放约100份空白出生证明纸，远远不能满足民众的需求。”田碧乡司法官员杜氏山女士说道。

演州县司法局官员指导地方落实司法和民事诉讼程序相关规定。图片：怀秋

演州县司法局局长黄氏川表示，不仅演州县，演州其他乡镇也面临类似情况，目前用于印制出生证明的纸页数量远远不能满足民众的需求。每年，演州县新增出生登记7000多例，这意味着根据04号通知的规定，需要数万张纸页才能印制出生证明。然而，到目前为止，演州县只印制了8000多张纸页，平均每个乡镇印制100张左右，与民众的需求相比，缺口很大。

不仅在演州县，经调查，在兴原县、清章县、琼琉县……也面临同样的情况。在归合县、奇山县等一些偏远县，由于地处偏远，截至2020年8月底，仍未收到空白出生证明复印件，无法及时送达。行政司法局（司法部）局长阮氏秋水女士在谈及此事时也证实，该局也收到了县级关于出生证明空白复印件不足的反馈。

一些地方反映，司法部第04/2020/TT-BTP号通知第28条第1款关于印发出生证明复印件的规定给民众带来了不便。因为民众在办理土地手续、入学、工作申请、任职记录等事务时，都会使用复印件代替原件，而印发份数取决于每个人的需求。因此，复印件的需求量会非常大，尤其是在8月份，很多家庭的孩子都要办理入学手续。或者，如果家庭有7-10个孩子，需要办理遗产分割手续，每个人需要3-4份，那么就需要30-40份出生证明。

按照司法部规定的新格式提交的出生证明复印件。照片由机构提供

与此同时，各类民事身份证明文件的原件，尤其是出生证明原件，有时发放不及时。许多出生登记的原件已到期，如果必须从空白处打印，则复印件严重短缺。目前，全省民众对空白复印件的需求量估计约为40万份，但卫生部仅发放了10万份。

根据我们访谈的司法人员的反映，04号文的规定除了数量上的不足之外，其执行也与2014年《民事诉讼法》的规定存在冲突。该法仅规定了民事诉讼证明摘录的签发，而没有规定出生证明复印件的签发。因此，04号文的规定与《民事诉讼法》的规定并不一致。

具体而言，《民事状况法》第九条规定，民事状况证明是由国家主管部门出具的证明个人在民事状况登记机构登记的民事状况事件的文件。民事状况证明原件在民事状况事件登记后立即出具。民事状况证明副本包括民事状况数据库出具的民事状况证明副本和经原件认证的民事状况证明副本。当人民提出要求时，民事状况机构只需前往民事状况数据库并将其打印在A4纸上，确认其具有法律效力，而无需填写昂贵而繁琐的表格。这也是根据第15/2015/TT-BTP号通函签发出生证明副本的规定。

人们来到石宪镇（Tuong Duong）的一站式服务部门办理出生证明复印件。图片：Hoai Thu

该机构还提到的另一个缺陷是收费混乱。根据财政部2019年11月29日第85/2019/TT-BTC号通函第五条第二款c点规定，民事身份费是向民事身份事宜由国家主管机构处理的个人收取的费用。特别是，根据财政部2016年11月14日第281/2016/TT-BTC号通函的规定（民事身份数据库信息开发使用费），签发民事身份副本需要收费。但是，根据第04/2020/TT-BTP号通函签发出生证明副本目前没有具体的指导文件，因此司法官员不知道是否要收取签发副本的费用，或者是否要收取额外费用，因为他们必须从司法部出版社购买样表。与此同时，人们的需求也在不断增加，尤其是学生需要办理入学手续时。

解决问题

关于出生证明空白复印件短缺问题，司法部负责人表示，当下的解决办法是限制每宗案件签发的出生证明空白复印件数量，等待司法部发放足够的空白复印件。对于没有空白复印件的单位，在2020年12月之前仍将适用旧规定。

行政司法部（司法部）领导还表示，第04号通告生效后，司法部于2020年7月13日向各区、市、镇司法部发出了第851/STP-HCTP号公文，指示其落实第04号通告。公文中明确指出，目前民事登记处使用的根据第15/2015/TT-BTP号通告签发的出生证明，可使用至2020年12月31日。“根据第04号通告，出生证明摘录表（复印件）将替换为复印件。然而，由于民事、国籍和认证部指导缓慢，司法部无法按时及时就购买额外表格的费用提供建议。因此，自2020年7月16日起，当人们申请出生证明复印件时，请民事登记机构指导人们使用其他类型的表格。”复印件，例如：原件的认证复印件；出生证明复印件，并与原件进行比较；如果人们仍然要求提供出生证明复印件，则要求民事登记机构继续使用第15/2015/TT-BTP号通函中发布的出生证明摘录表格，直到司法部提供复印件为止”。

三种出生证明复印件具有同等法律效力。照片由机构提供

司法部还建议省人民委员会向全省各部门、分支机构、机关和单位发出指示和正式通知，加强宣传，并要求他们遵守有关在招聘工作中使用出生证明复印件的法律规定。没有必要要求人们按照新格式提交复印件，因为三种签发出生证明的格式具有同等法律效力。

此外，法务部也将报请上级机关及时检讨、调整及修正上述问题及不足，使户籍摘录规定得以统一、严格、依法实施，符合行政程序改革精神，维护人民群众合法权益。