Công ty Điện lực Nghệ An tích cực triển khai ứng dụng chuyển đổi số

Để đáp ứng kịp thời kế hoạch lộ trình chuyển đổi số của ngành Điện, Công ty Điện lực Nghệ An đã và đang tích cực triển khai lộ trình chuyển đổi số trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

Văn phòng Công ty Điện lực Nghệ An áp dụng triệt để chương trình E-Office. 100% các văn bản ban hành bằng chữ ký số.

Từ năm 2009, việc chuyển đổi số đã được triển khai trong hoạt động văn phòng của Công ty Điện lực Nghệ An, đáp ứng yêu cầu nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử (E-Office) cùng với tăng cường ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code… đã góp phần quan trọng trong công tác quản trị điều hành, cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí.

Việc triển khai văn phòng điện tử E-office của Công ty Điện lực Nghệ An đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp. Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Được khởi đầu bằng chương trình E-Office với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đi, đến là các file giấy scan. Đến nay, Công ty Điện lực Nghệ An đang sử dụng phiên bản E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…

Tất cả các đơn vị thực thuộc, các phòng chức năng của Công ty Điện lực Nghệ An đều khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0.

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung, vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.

Xác định được hiệu quả từ hệ thống quản lý văn phòng trên nền tảng số mang lại, lãnh đạo Công ty Điện lực Nghệ An quán triệt đến tất cả các đơn vị trực thuộc, các phòng chức năng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0. Đến nay, Công ty đã thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E- Office của Công ty.

Công ty Điện lực Nghệ An áp dụng công nghệ cao, sửa chữa điện nóng Hotline nhằm giảm thời gian mất điện cho khách hàng, nâng cao độ tin cậy cung cấp điện.

Theo số liệu thống kê của Văn phòng Công ty, trong năm 2020 hệ thống E-Office cơ quan đã xử lý 7.862 văn bản đến, 10.958 văn bản đi và 466 hồ sơ công việc điện tử được lập và nộp về lưu trữ cơ quan. tính từ đầu năm đến tháng 7/2021, hệ thống E-Office cơ quan đã xử lý 6.053 văn bản đến, 6.048 văn bản đi và 401 danh mục hồ sơ điện tử đã được lập. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn, văn bản hồ sơ lưu trữ không sử dụng giấy năm sau tăng hơn năm trước.

Theo Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, Công ty Điện lực Nghệ An tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV toàn đơn vị; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc, xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên;… Công ty cũng hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ mật và đặc thù).

Chuyển đổi số trong hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra mạnh mẽ tại Công ty Điện lực Nghệ An. Với việc triển khai các ứng dụng dựa vào trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất lao động, hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí. Đặc biệt là ngày càng nâng cao độ tin cậy, đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất./.