Socialisation des services notariaux : défis à relever.

(Baonghean) – La loi sur la notarisation, grâce à sa politique de socialisation des services notariaux mise en œuvre ces sept dernières années, a créé des conditions favorables aux citoyens, garanti la validité juridique des actes notariés, renforcé la confiance et contribué de manière significative à la réforme administrative. Toutefois, des difficultés et des lacunes persistent et empêchent encore d'atteindre un niveau de qualité optimal pour la notarisation socialisée.

Les gens se rendent à l'office notarié de Vinh pour faire authentifier leurs documents.

Rapide et pratique

Souhaitant transférer un terrain à son fils, M. Nguyen Van Binh, résidant dans le quartier de Quan Bau (ville de Vinh), s'est rendu à l'étude notariale de Vinh pour faire authentifier tous ses documents. L'authentification a été effectuée rapidement, avec précision et soin. M. Binh a déclaré : « Au départ, j'étais très inquiet à l'idée de faire appel à une étude notariale privée, car j'ignorais si c'était légal. Mais après avoir été guidé et assisté par les notaires, j'ai été rassuré. Le personnel est très enthousiaste et attentif, et le délai de traitement est court ; je n'ai donc pas eu à attendre longtemps. » Ce constat est partagé par la plupart des habitants de la province concernant les études notariales privées.

M. Nguyen Xuan Kinh, directeur de l'étude notariale de Vinh (créée en 2009), a déclaré : « La création d'études notariales a permis d'instaurer un cadre juridique pour tous les citoyens et personnes morales dans le cadre de transactions civiles. Auparavant, la province ne comptait qu'une seule étude notariale et les personnes souhaitant effectuer des transactions civiles devaient se rendre au ministère de la Justice, où elles devaient souvent faire la queue… Certaines fonctions attribuées aux arrondissements et aux communes ne répondaient pas aux exigences légales pour être exercées. Les études notariales, avec leur équipe de professionnels qualifiés, facilitent l'exercice des droits et obligations des citoyens… »

Depuis le début de l'année, l'étude notariale Thanh An (91 rue Nguyen Thai Hoc, ville de Vinh) a authentifié plus de 1 000 documents, principalement des contrats de prêt hypothécaire, des actes de transfert de droits fonciers et des partages successoraux. Mme Nguyen Thi Minh, notaire retraitée et directrice de l'étude notariale Thanh An, a déclaré : « Lorsque les clients se présentent à l'étude, toutes leurs questions ou difficultés concernant leurs documents sont prises en compte. Mais ce qu'ils apprécient le plus, c'est la rapidité du traitement des dossiers et l'amabilité du personnel. De plus, la liste et la réglementation des documents nécessitant une authentification sont affichées publiquement et en toute transparence, et les tarifs d'authentification sont facilement accessibles pour faciliter les démarches. »

Actuellement, la province de Nghệ An compte 24 organisations notariales, dont 2 études notariales d'État et 22 études notariales privées. L'adoption de la loi sur le notariat a renforcé l'importance de la notarisation dans la vie sociale et a permis de répondre à la demande croissante de services notariés. Ces activités garantissent la sécurité juridique des transactions et contribuent à prévenir les litiges et les infractions. Les citoyens disposent ainsi d'un plus large choix pour la certification de leurs contrats et transactions. Mme Nguyễn Que Ánh, directrice adjointe du ministère de la Justice, a déclaré : « L'activité des études notariales a permis une notarisation rapide et efficace des contrats et transactions pour les entreprises et les particuliers de la province. Leur création a allégé la charge administrative du système judiciaire. De plus, la multiplication des organisations notariales a incité les études et les cabinets notariés à adapter leurs pratiques au service du public. »

Remédier aux lacunes

Malgré des résultats positifs, la socialisation des services notariaux soulève des préoccupations qui requièrent une attention urgente. Bien que de nombreuses études notariales aient été créées, leur répartition est inégale, principalement concentrée dans les villes et les zones de plaine. Dans les régions économiquement moins développées, leur nombre est très faible, ce qui ne permet pas un accès aisé aux services notariaux pour les personnes ayant besoin de faire authentifier des contrats et des transactions. Par exemple, à Vinh, outre l'étude notariale d'État n° 1, on compte dix études notariales privées. Certaines sont distantes de seulement quelques centaines de mètres. La diminution des transactions immobilières, des prêts et des hypothèques entraîne une baisse significative de la charge de travail de ces études notariales. Mme Nguyen Thi Minh, directrice de l'étude notariale de Thanh An, a déclaré : « Le nombre de clients qui se présentent à notre étude diminue de jour en jour. » Ceci s'explique en partie par le gel du marché immobilier qui tarde à se redresser. De plus, la forte concentration d'études notariales dans un même secteur engendre une concurrence intense.

Pour attirer les clients, les études notariales se livrent à une concurrence déloyale. Nombre d'entre elles effectuent des transactions hors de leurs locaux, négligent l'évaluation des documents ou proposent des commissions et des réductions. Certaines s'entendent même avec des banques de la ville et exigent que leurs clients fassent authentifier leurs documents dans l'un de leurs bureaux. M. Nguyen Xuan Kinh, directeur de l'étude notariale de Vinh, explique : « Pour qu'une étude notariale puisse survivre et se développer, il est essentiel d'établir des relations avec les organismes et services compétents, notamment les banques. Or, toutes les études ne peuvent pas le faire, ce qui impacte fortement leurs revenus et engendre des difficultés considérables pour leur fonctionnement et le versement des salaires. » Par ailleurs, pour attirer les clients, certaines études notariales négligent l'évaluation des documents, ce qui conduit à des authentifications bâclées et erronées. Enfin, les études notariales communiquent rarement entre elles, ce qui les empêche de s'entraider dans leurs recherches et leurs vérifications, et entraîne des authentifications inexactes.

Conformément au plan d'aménagement, le nombre d'études notariales augmentera continuellement. Pour répondre à cette demande, il est impératif de privilégier le développement des compétences des notaires et l'amélioration de la qualité de leurs services. Cependant, cette question se heurte à de nombreuses difficultés car, selon la loi, les notaires doivent justifier de cinq années d'expérience au sein d'organismes juridiques avant de pouvoir suivre une formation et un apprentissage. Or, cette exigence est problématique car la profession de notaire n'est pas attractive pour les fonctionnaires. Actuellement, la plupart des notaires sont à la retraite. Nombreux sont ceux qui estiment que le manque d'expérience de beaucoup de notaires en exercice s'explique par les conditions relativement souples de nomination prévues par la loi. En effet, les magistrats, procureurs, enquêteurs, docteurs en droit, avocats ayant exercé pendant au moins trois ans, etc., sont exemptés de formation et d'apprentissage. Cette disposition prive ces personnes de certaines compétences et de l'expérience nécessaires à l'exercice de la profession de notaire. « Dans un avenir proche, lorsque la loi notariale amendée et complétée entrera en vigueur, l’âge limite pour exercer la profession de notaire sera de 65 ans. Par conséquent, certains notaires actuellement en poste devront prendre leur retraite. Or, le nombre de successeurs formés et prêts à devenir notaires est insuffisant », a déclaré M. Nguyen Xuan Kinh.

La politique de socialisation des services notariaux démontre de plus en plus sa pertinence et sa rationalité, en phase avec l'évolution de la société. Sept ans après l'entrée en vigueur de la loi sur le notariat, il est nécessaire d'examiner et de résoudre rapidement les problèmes et obstacles existants. Les organismes compétents doivent renforcer les contrôles et la supervision des pratiques notariales, et remédier sans délai à toute concurrence déloyale entre les études notariales. Un mécanisme de coordination étroite entre les organismes concernés, tels que les banques et les services du cadastre, devrait être mis en place afin de faciliter l'échange d'informations en temps opportun. Si la socialisation des services notariaux est essentielle, elle ne saurait être précipitée et requiert une feuille de route adaptée et réalisable, en accordant une attention particulière aux zones montagneuses et isolées afin de garantir le meilleur service possible à la population.

Pham Bang