«Oublier» et «mal interpréter» le texte !
(Baonghean) – Un jeune fonctionnaire, ayant fait ses preuves dans un secteur provincial, a été muté à un poste de direction dans un établissement local dans le cadre d'un programme de formation visant à constituer un vivier de personnel qualifié. Après y avoir travaillé quelque temps, il a confié : « Dans tous les domaines où je m'implique, il semble y avoir des problèmes liés aux méthodes de travail du personnel spécialisé. » Il nous a ensuite fait part de ses inquiétudes.
Premièrement, il y a le problème de la méconnaissance, par les responsables locaux du secteur, du système de directives et de réglementations juridiques relevant directement de leur compétence, ainsi que des documents servant de base à leur mise en œuvre. Dans une affaire de règlement de litige foncier ayant suscité une vive controverse, du mécontentement et une forte opposition publique, l'examen du dossier a révélé que le responsable de l'administration foncière n'avait pas respecté les instructions des autorités supérieures. Interrogé sur les raisons de ce manquement, à l'origine des erreurs et du mécontentement général, ce responsable s'est gratté la tête et a admis… ignorer l'existence de ce document !
Deuxièmement, lors de l'organisation d'une réunion d'examen sectoriel et de l'écoute des rapports des responsables spécialisés à différents niveaux, il est surprenant de constater que chaque lieu rend compte de sa démarche différemment. Cette différence ne résulte pas d'efforts individuels d'adaptation à des situations spécifiques, mais plutôt de l'application de réglementations différentes selon les lieux. Pour une même question, certains lieux appliquent uniquement les lois générales, d'autres uniquement les décrets, certains utilisent des circulaires et d'autres suivent des directives spécifiques. Le risque est qu'au niveau local, si le public n'y prête pas attention et que les inspecteurs ne sont pas vigilants, de nombreuses tâches se déroulent sans encombre et sont simplement « terminées ». Ce n'est que rarement, lors d'un incident majeur, que les anomalies sont mises au jour.
Après seulement quelques mois de travail sur le terrain, il a identifié une lacune majeure qu'il fallait corriger : le développement de la base de données était très insuffisant. Le processus d'archivage des documents était largement manuel et non rigoureux. Il n'était pas rare de voir des personnes s'acquitter de leurs fonctions officielles sans respecter les réglementations légales en vigueur.
Il est donc essentiel que les responsables administratifs et les fonctionnaires établissent un inventaire des documents en vigueur. Une base de données doit être créée de manière systématique, organisée par tâches, périodes spatiales et temporelles, et selon une méthodologie rigoureuse. Pour la gestion et l'archivage des documents, un logiciel dédié doit être utilisé afin de gérer les flux entrants et sortants. Ce n'est qu'à cette condition que le travail administratif pourra être mené de façon fluide et scientifique, en minimisant les pratiques abusives.
Par ailleurs, afin de remédier au problème des agents locaux et des fonctionnaires travaillant sans appliquer efficacement la réglementation ou sans mettre en œuvre correctement les dispositions, des formations doivent être organisées et leurs méthodes réformées pour être plus faciles à comprendre, à assimiler et à appliquer. À cette fin, le contenu des formations sur la mise en œuvre des nouvelles réglementations doit s'attacher à expliquer clairement les points et dispositions nouveaux ou modifiés par rapport aux anciennes réglementations. Ce n'est qu'ainsi que nous pourrons contribuer à l'efficacité de la réforme administrative, dès le niveau local.
Duc Duong