Le Secrétariat du Comité central a édicté des règlements relatifs à la gestion des dossiers du personnel.
Au nom du Secrétariat, le camarade Tran Cam Tu, membre du Bureau politique et membre permanent du Secrétariat, a signé et promulgué le règlement n° 211-QD/TW du 7 août 2026 du Secrétariat sur la gestion des dossiers du personnel.
Le règlement n° 211-QD/TW a été publié afin de définir clairement les principes, les composantes des dossiers, l'autorité, les responsabilités et les procédures de création, de gestion, de mise à jour, de stockage, d'exploitation et d'utilisation des dossiers du personnel des fonctionnaires, des agents publics et des personnes travaillant au sein du système politique.
En conséquence, la gestion des dossiers du personnel doit être conforme aux règlements du Parti et aux lois de l'État. Chaque fonctionnaire doit disposer d'un dossier personnel complet et clair. Lors de l'intégration d'un nouveau fonctionnaire au sein d'une agence ou d'une unité, cette dernière est responsable de la création de son dossier personnel initial, garantissant ainsi qu'un seul dossier soit utilisé par chaque fonctionnaire dans l'ensemble du système politique.
Les dossiers du personnel doivent être constitués, mis à jour et complétés de manière complète, précise et rapide ; gérés et utilisés de manière uniforme conformément à la réglementation ; avec une délégation claire des pouvoirs, des responsabilités, des échéances et des résultats attendus, garantissant un soutien efficace au travail du personnel et à la gestion des effectifs.
En cas de perte, d'endommagement ou de perte ou d'inexactitude des dossiers du personnel, leur reconstitution doit être effectuée sous la supervision directe du chef de l'agence ou de l'unité compétente en matière de gestion du personnel. Tous les documents reconstitués et les données récupérées doivent être intégralement et clairement vérifiés par l'autorité compétente, conformément à la réglementation du Parti et aux lois de l'État.
Les dossiers du personnel comprennent des fichiers papier et électroniques, ayant la même valeur juridique. La gestion de ces deux types de dossiers sera intégrée selon une feuille de route, l'objectif final étant leur remplacement intégral par des documents électroniques dès que les conditions, les technologies et les infrastructures nécessaires seront réunies.
Les dossiers du personnel électroniques doivent être numérisés selon une norme de données unifiée, stockés sur un système sécurisé et confidentiel, avec des droits d'accès accordés conformément aux autorisations requises ; et interconnectés aux systèmes de bases de données de gestion du personnel, conformément à la réglementation. L'utilisation des dossiers du personnel électroniques et papier doit être conforme à la réglementation et garantir le respect des exigences en matière de gestion et d'administration du personnel.
Les dossiers et données du personnel doivent être protégés conformément à la réglementation relative à la protection des secrets d'État, à la sécurité politique intérieure, à la sécurité des informations sur les réseaux et au stockage et à la gestion des données ; tout accès, exploitation, copie, fourniture, partage, modification, falsification ou destruction non autorisés des fichiers et des données, ou toute utilisation abusive, est strictement interdit.
Les documents électroniques inclus dans les dossiers du personnel doivent être des versions numérisées de documents papier valides ou de documents électroniques conformes aux prescriptions ; indiquant clairement la source, la date de mise à jour, l'auteur de la mise à jour et le statut juridique du document.
Conformément au règlement n° 211-QĐ/TW, les éléments de base d'un dossier personnel comprennent : le registre du personnel ; un résumé du dossier personnel ; un profil personnel ; un formulaire de profil personnel supplémentaire ; les décisions relatives au personnel ; les rapports d'auto-évaluation, les examens, les évaluations et les classifications du personnel ; les déclarations de patrimoine et de revenus pour ceux qui sont tenus de faire de telles déclarations ; les conclusions des inspections, des supervisions, des audits et des enquêtes concernant le personnel ; et d'autres documents prescrits.
En outre, le règlement n° 211-QD/TW décrit clairement la procédure de gestion des dossiers du personnel, y compris les dossiers électroniques. Il définit également précisément les pouvoirs et les responsabilités des personnes en charge de la constitution et de la gestion de ces dossiers, ainsi que leurs obligations de transmission.