Giám sát hoạt động Văn phòng công chứng tại Diễn Châu

(Baonghean.vn) - Sáng 17/9, tại huyện Diễn Châu, đoàn giám sát của Ban Pháp chế HĐND tỉnh đã có buổi làm việc nhằm giám sát quá trình hoạt động của Phòng công chứng số 2 của tỉnh .

Giám sát công tác tiếp dân tại Phòng công chứng số 2.

Phòng công chứng số 2 được thành lập và bắt đầu hoạt động từ năm 2003. Việc hoạt động của phòng công chứng đã giúp giảm tải cho các đơn vị tiếp dân xử lý hồ sơ, đơn thư của các cấp xã, huyện trong vùng. Kể từ khi chính thức đi vào hoạt động đến nay, đơn vị đã chấp hành đúng quy định của pháp luật về công chứng hợp đồng giao dịch, bản dịch: Thực hiện nghiêm túc Luật công chứng, các Luật, bộ luật và các văn bản có liên quan.

Trong quá trình thực hiện công chứng, cán bộ Phòng công chứng số 2 đã không để công dân phải chờ đợi lâu. Việc niêm yết công khai các thủ tục công chứng, mức thu phí được thực hiện đầy đủ rõ ràng, thuận lợi cho cá nhân và tổ chức đến công chứng tiện theo dõi.

Xem xét các văn bản tại kho lưu trữ.

Tuy nhiên hiện phòng công chứng vẫn chưa có phần mềm cơ sở dữ liệu để khai thác và cung cấp thông tin dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, cán bộ công chứng vẫn thực hiện thủ công thông qua các kênh xác nhận tại phường xã, thị trấn và cơ sở dữ liệu để ngăn chặn.

Toàn cảnh buổi làm việc.

Trong quá trình thực hiện công chứng hồ sơ thủ tục, phòng công chứng vẫn còn gặp khó khăn trong việc chứng thực một số hồ sơ thủ tục liên quan đến đất đai như việc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản trên đất chưa được đăng ký quyền sở hữu tài sản, nên trong quá trình công chứng các hợp đồng giao dịch còn bỏ ngỏ phần tài sản gắn liền với đất, nên khả năng xảy ra tranh chấp và rủi ro lớn.

Bà Thái Thị An Chung - Phó Trưởng Ban Pháp chế Hội đồng nhân dân tỉnh cho rằng phòng công chứng số 2 cần nêu rõ những khó khăn trong quá trình thực hiện công chứng các thủ tục, hồ sơ.

Tại buổi giám sát, các thành viên trong đoàn đã tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến việc khai thác thông tin để biết tình trạng pháp lý của đối tượng hợp đồng giao dịch trên địa bàn và những khó khăn thực tế của công việc này. Các giải pháp đơn vị đã thực hiện để tháo gỡ khó khăn trong việc xác định đúng thành viên hộ gia đình có quyền đối với tài sản vào thời điểm thực hiện các hợp đồng, giao dịch. Có hay không tình trạng công dân khi lên văn phòng mà không được quyền công chứng. Vấn đề về cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính cũng được các thành viên trong đoàn quan tâm.

Ông Bùi Thái Thọ - Trưởng Phòng công chứng số 2 thông tin rõ hơn về tình hình hoạt động và những khó khăn trong thực thi nhiệm vụ.

Ông Trần Nhật Minh - Phó Chánh văn phòng HĐND và ĐBQH nêu ý kiến về vấn đề cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ làm việc.

Thông qua buổi giám sát, cán bộ Phòng công chứng số 2 cũng kiến nghị: các cơ quan có liên quan đến việc đăng ký quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất nên tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân trong việc đăng ký quyền sở hữu tài sản, để việc công chứng được thực hiên thuận lợi hơn tránh việc tranh chấp và rủi ro trong thực thi nhiệm vụ.

Tiếp tục cuộc giám sát các văn phòng công chứng đứng chân trên địa bàn huyện Diễn Châu, chiều 17/9, đoàn Giám sát gồm Ban Pháp chế của HĐND và Đoàn ĐBQH phối hợp với Sở Tư pháp đã có buổi làm việc nhằm giám sát quá trình hoạt động của Văn phòng công chứng Phủ Diễn - huyện Diễn Châu.

Đoàn giám sát làm việc tại Văn phòng công chứng Phủ Diễn.

Văn phòng công chứng Phủ Diễn được thành lập từ năm 2011 nhằm giảm tải cho phòng công chứng số 2I trên địa bàn. Kể từ khi chính thức đi vào hoạt động đến nay, Văn phòng công chứng Phủ Diễn luôn cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thực hiện công chứng, chứng thực và đảm bảo việc công chứng theo quy định của pháp luật. Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công chứng Phủ Diễn một cách khoa học nên các thông tin dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được đều được cung cấp một cách nhanh chóng. Tất cả các hồ sơ mà văn phòng đã chứng thực trong thời gian qua chưa có hồ sơ nào có tranh chấp tại tòa án.

Ông Phan Đức Quang - Trưởng Văn phòng công chứng Phủ Diễn thông tin về tình hình hoạt động của văn phòng từ thời điểm bắt đầu hoạt động đến nay.

Trong quá trình giám sát, đoàn giám sát đã ghi nhận những tồn tại như chưa có mục lục hồ sơ, không có giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu riêng, sử dụng riêng tài sản đối với người sở hữu. Công chứng Phụ lục hợp đồng thế chấp không đúng thể thức theo quy định, thay vì tên mục là “Văn bản sửa đổi bổ sung” thì lại đề là “Phụ lục hợp đồng”. Chưa có quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự của Tòa án nhưng được người giám hộ của người mất năng lực hành vi dân sự ký thay trong hợp đồng; chưa có bảng giá niêm yết thù lao công chứng. Về thu phí công chứng còn có một số hồ sơ chưa đúng với quy định ban hành của Bộ Tài chính.

Ông Cao Minh Thông - Trưởng phòng Công chứng tư pháp huyện Diễn Châu ghi nhận những kết quả đạt được của Văn phòng Phủ Diễn trong thời gian qua và băn khoăn về việc bổ nhiệm công chứng viên thứ hai tại văn phòng.

Taị buổi giám sát, các thành viên trong đoàn đã nêu một số băn khoăn về việc thực hiện nghĩa vụ thuế Nhà nước của Văn phòng, lộ trình công tác tuyển dụng nhân viên mới để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ theo yêu cầu. Hiện nay thì một văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên trở lên nhưng từ năm 2011 đến nay văn phòng chỉ có 1 công chứng viên, liệu đến năm 2017, theo luật định thì văn phòng có đáp ứng được yêu cầu về nhân sự hay không.

Đồng chí Thái Thị An Chung - Phó Trưởng Ban Pháp chế Hội đồng nhân dân tỉnh cho rằng văn phòng cần hoàn thiện một số thủ tục để tránh xảy ra sai sót trong thời gian tới.

Thông qua buổi giám sát, Văn phòng công chứng cũng mong muốn các cấp ngành tạo điều kiện để sớm hoàn thành lộ trình bổ nhiệm công chứng thứ hai.

Thanh Nga