Hiệu quả từ phối hợp giữa Tư pháp và Công an trong cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch

Từ thử nghiệm tại cấp huyện

Tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả Trung tâm giao dịch một cửa huyện Diễn Châu, chúng tôi đã gặp chị Nguyễn Thị Đào, một người dân trú tại xã Diễn Tân đến lấy kết quả về nội dung cải chính phần ghi chữ đệm, ngày tháng năm sinh của cha mình, từ Nguyễn Văn Châu, sinh ngày 28/8/1962 thành Nguyễn Hùng Châu, sinh ngày 25/4/1964.

Theo chị Đào, trong Giấy khai sinh của con cái thì ghi cha là Nguyễn Văn Châu sinh ngày 28/8/1962. Tuy nhiên, sổ hộ khẩu và thông tin khác trong cơ sở dữ liệu quốc gia dân cư lại là Nguyễn Hùng Châu sinh ngày 25/4/1964. Chính việc không khớp về các thông tin nói trên mà gia đình gặp không ít phiền phức khi làm các hồ sơ thủ tục liên quan.

Người dân đến làm thủ tục cải chính tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả Trung tâm giao dịch một cửa huyện Diễn Châu. Ảnh: P.V

Tuy nhiên, trước đó hỏi những hàng xóm từng đi cải chính thì được biết thủ tục khá rườm rà, phải đến Công an huyện để tra cứu, rồi về lại đến Phòng Tư pháp nộp hồ sơ và chờ kết quả, để hoàn thành cũng mất 5-10 ngày để thực hiện thủ tục ở cả 2 cơ quan, thậm chí có thể dài hơn nếu thông tin không có lưu trữ tại Công an huyện phải tra cứu tại Công an tỉnh, nên cũng nấn ná chưa đi. Mới đây, được biết ở huyện triển khai cách làm mới, thủ tục đơn giản nên chị đi làm ngay.

Cầm trên tay giấy tờ chứng nhận đã được xác minh thông tin đúng, tên cha Nguyễn Hùng Châu, sinh ngày 25/4/1964, chị Đào phấn khởi: Vậy là từ nay đã trả lại đúng tên lót, ngày tháng năm sinh cho cha. Đáng nói, hồ sơ tôi vừa đưa đến nộp chiều qua thì sáng nay cán bộ Phòng Tư pháp gọi điện đến nhận kết quả.

Theo chị Đậu Thị Hiền, chuyên viên Phòng Tư pháp huyện Diễn Châu, người trực tiếp tiếp nhận, cũng như trả kết quả cho chị Đào cho biết, khi bị lệch thông tin như vậy thì phải kiểm tra thông tin họ tên chữ đệm trong CMND và giấy chứng nhận kết hôn… Nhưng do không lưu được Chứng nhận kết hôn nên phải kiểm tra tàng thư về CMND lần đầu của người cha. Theo đó, sau khi kiểm tra, tiếp nhận các giấy tờ từ chị Đào, Phòng đã đề nghị Công an huyện kiểm tra tàng thư CMND lần đầu, bởi vậy người dân không phải đến Công an huyện.

Theo chị Hiền, việc triển khai Quy chế phối hợp giữa 2 ngành vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa giảm đầu mối nên rất thuận lợi cho người dân.

Thủ tục cải chính, người dân chỉ cần làm việc với cán bộ Tư pháp. Ảnh: P.V

Tương tự trường hợp chị Đào, anh Cao Thanh Tâm, trú tại xã Diễn An cũng đến lấy kết quả cải chính phần ghi về số giấy CMND của vợ trong Giấy chứng nhận kết hôn. Cụ thể, CMND của vợ anh là Nguyễn Thị Vinh có số 18250xxxx, nhưng trong Giấy chứng nhận kết hôn lại ghi nhầm là 18050xxxx. Sau khi tiếp nhận, phối hợp xử lý, chỉ sau 01 buổi anh Tâm đã được báo trả kết quả.

Không riêng chị Đào, anh Tâm, mà theo hầu hết những người có mặt nhận kết quả trong buổi sáng cùng ngày, ai nấy đều rất hài lòng bởi thủ tục được rút gọn, người dân không phải đi lại nhiều giữa các cơ quan liên quan, mà chỉ làm việc với một đầu mối đó là cán bộ của Phòng Tư pháp.

Ngoài ra, tìm hiểu được biết, để cải cách thủ tục hành chính, giảm tối đa thời gian giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, Phòng Tư pháp huyện Diễn Châu triển khai tiếp nhận thông tin, tư vấn, hướng dẫn cho công dân quan tâm tin nhắn Zalo, Page “Tư pháp Diễn Châu”, để được tư vấn công dân chụp các loại hồ sơ, giấy tờ mình có và gửi tin nhắn, Phòng sẽ tư vấn, nếu đủ điều kiện giải quyết sẽ tiếp nhận và giải quyết ngay, khi công nhân đến nộp hồ sơ sẽ đồng thời nhận kết quả.

Triển khai nhân rộng

Theo số liệu tổng hợp của Phòng Tư pháp huyện Diễn Châu, tính từ tháng 5/2020 đến nay, Phòng Tư pháp và Công an huyện đã phối hợp, cung cấp thông tin giải quyết cho 279 trường hợp thay đổi,cải cách hộ tịch ở cấp huyện. Nhờ có sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh chóng đối với đề xuất của các bên, hầu hết là ngay sau khi tiếp nhận nên thời gian giải quyết nhanh hơn rất nhiều so với quy định.

Đồng thời, qua khảo sát nhu cầu xác minh thông tin để thực hiện Đăng ký lại khai sinh, Đăng ký khai sinh cho người đã có giấy tờ, hồ sơ cá nhân ở cấp xã rất lớn, từ 1/1/2020 đến 1/10/2021, 37 xã, thị trấn đã thực hiện đăng ký cho 16.095 trường hợp, riêng trong 10 tháng đầu năm 2021, khi Bộ Công an triển khai làm Căn cước công dân điện tử, yêu cầu đăng ký lại tăng đột biến 8.217 trường hợp.

Với số lượng kết quả giải quyết nhiều như trên, theo bà Hoàng Thị Xuyên - Trưởng phòng Tư pháp huyện Diễn Châu: Nếu theo đúng quy định tại Thông tư 04/2020/TT-BTP, mỗi người dân sẽ phải mất thời gian từ 5-10 ngày, đi lại tầm ít nhất từ 4 đến 5 lần ở cả 02 cơ quan; công chức Tư pháp và cán bộ Công an huyện được phân công phụ trách tiếp mỗi công dân nhiều lượt hơn.

Xuất phát từ thực tiễn nhu cầu của công dân và hiệu quả của hơn 1 năm thực hiện tại cấp huyện, mới đây ngày 14/10, Phòng Tư pháp và Công an huyện Diễn Châu đã chính thức tổ chức Lễ ký kết Quy chế phối hợp cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu dân cư giữa ngành Tư pháp và Công an trên địa bàn huyện Diễn Châu. Ngay sau đó đã được UBND huyện phê duyệt theo Quyết định số 3412/QĐ-UBND ngày 15/10/2021. Tiếp đó, ngày 22/10, Phòng Tư pháp phối hợp với Công an huyện tổ chức Hội nghị quán triệt, tập huấn, triển khai Quyết định số 3412 tới cấp xã.

Phòng Tư pháp và Công an huyện Diễn Châu tổ chức Lễ ký kết Quy chế phối hợp. Ảnh: P.V

Theo bà Xuyên, việc xây dựng và ký kết Quy chế phối hợp giữa hai ngành nhằm mục đích tạo sự thống nhất từ cấp huyện đến cấp xã trong việc giải quyết, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính giữa hai ngành.

Đẩy mạnh và ngày càng nâng cao chất lượng công tác cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn tối đa thời gian xác minh thông tin, đẩy nhanh tiến độ cấp giấy tờ hộ tịch và cập nhật, chỉnh sửa cơ sở dữ liệu dân cư; tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, không phải mất công và thời gian đi lại, chờ làm các thủ tục đề nghị xác nhận thông tin trong cơ sở dữ liệu dân cư do ngành Công an quản lý để làm cơ sở xem xét, thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch; thực hiện liên thông thủ tục đăng ký hộ tịch – đăng ký thường trú, thay đổi, bổ sung cơ sở dữ liệu dân cư…

Phòng Tư pháp phối hợp với Công an huyện tổ chức Hội nghị quán triệt, tập huấn, triển khai quy chế phối hợp tới cấp xã. Ảnh: P.V

Theo nội dung Quy chế, công dân sẽ được hưởng một số lợi ích như: Khi làm thủ tục đăng ký lại việc sinh; thay đổi cải chính trong các giấy tờ hộ tịch (Đăng ký kết hôn, Khai sinh…) không phải trực tiếp đến Công an huyện hoặc chờ UBND cấp xã có văn bản đề nghị tra cứu thông tin tàng thư CMND cấp lần đầu (họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán; họ và tên cha, ngày tháng năm sinh; họ và tên mẹ, ngày tháng năm sinh theo cơ sở dữ liệu cấp CMND/CCCD lần đầu); không phải mất thời gian chờ Công an huyện có văn bản trả lời, xác nhận thông tin về cơ sở dữ liệu tàng thư CMND cấp lần đầu.

Chỉ cần chuyên viên của Phòng Tư pháp/công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã gửi thông tin cho cán bộ Đội QLHC về TTXH Công an huyện sẽ kiểm tra, trả lời ngay sau khi tiếp nhận thông tin. Trường hợp tiếp nhận cuối buổi làm việc sẽ trả lời vào đầu buổi làm việc tiếp theo.

Trong đăng ký thường trú cho trẻ em mới khai sinh; thay đổi, bổ sung thông tin cơ sở dữ liệu Căn cước công dân khi có thay đổi, cải chính hộ tịch, đăng ký kết hôn, nhận nuôi con nuôi; nhận cha, mẹ, con; ghi chú bổ sung thông tin hộ tịch… Công dân chỉ cần khai Phiếu thu thập thông tin dân cư (gọi tắt là Phiếu DC01) hoặc Phiếu cập nhật, sửa chữa thông tin dân cư (gọi tắt là Phiếu DC02) kèm bản sao giấy tờ hộ tịch nộp lại cho chuyên viên của Phòng Tư pháp/công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã. Chuyên viên của Phòng Tư pháp/công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã sẽ tập hợp và gửi cho Đội QLHC về TTXH/Công an xã, thị trấn. Công dân không cần trực tiếp Công an cấp xã để nộp hồ sơ…

Như vậy, với Quy chế phối hợp cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu dân cư giữa ngành Tư pháp và Công an trên địa bàn huyện Diễn Châu đã thực sự rút ngắn thời gian, thu gọn đầu mối, giúp người dân được thuận lợi khi cần đến các giấy tờ thủ tục hành chính, nhất là trong thời điểm cần hạn chế việc đi lại, tiếp xúc để phòng chống dịch Covid-19 hiện nay.

Theo đó, đây được đánh giá là mô hình đầu tiên trong lĩnh vực này trên địa bàn tỉnh Nghệ An mang lại hiệu quả để các địa phương khác học tập triển khai nhận rộng.

Đặng Nguyễn