Những yếu tố giúp các tổ chức tránh thất bại trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc áp dụng hay triển khai các công nghệ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh. Đó còn là một quá trình chuyển đổi toàn diện, bắt đầu từ tư duy lãnh đạo, cách vận hành tổ chức, đến việc xây dựng một văn hóa kinh doanh số linh hoạt, sáng tạo và thích ứng nhanh với sự thay đổi.

Đồng thời, nó còn đòi hỏi sự cải tiến trong các quy trình làm việc, tối ưu hóa nguồn lực, và khai thác triệt để tiềm năng của dữ liệu để mang lại giá trị bền vững cho tổ chức, doanh nghiệp. Sự thành công của chuyển đổi số không chỉ nằm ở công nghệ, mà còn ở khả năng tổ chức hòa nhập, thay đổi và phát huy tối đa tiềm năng từ những cải tiến đó.

Chuyển đổi số mang lại cho các tổ chức cơ hội cắt giảm chi phí, tối ưu hóa quy trình và gia tăng doanh thu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, con đường đến thành công không hề bằng phẳng.

Để gặt hái được những lợi ích này, các tổ chức cần tránh những cạm bẫy phổ biến có thể khiến dự án chuyển đổi số rơi vào thất bại. Một chiến lược rõ ràng, tầm nhìn dài hạn và sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ là chìa khóa giúp các tổ chức vượt qua mọi thách thức.

1. Cần sự hỗ trợ hiệu quả và rõ ràng từ ban lãnh đạo cấp cao

Michael Fuller, Trưởng nhóm Thực hành chuyển đổi công nghệ toàn cầu tại công ty tư vấn The Hackett Group (Mỹ) nhấn mạnh: "Các nhà lãnh đạo giữ vai trò then chốt trong việc định hình tầm nhìn rõ ràng và xác lập các ưu tiên chiến lược cho hành trình chuyển đổi số của tổ chức".

"Sự cam kết và chứng thực từ đội ngũ lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo các sáng kiến kỹ thuật số luôn phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể. Điều này không chỉ định hướng cho quá trình ra quyết định mà còn giúp ưu tiên và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, tập trung vào những sáng kiến tạo ra giá trị rõ rệt và bền vững", ông Michael Fuller chia sẻ.

Trong suốt quá trình chuyển đổi số, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải luôn coi đây là ưu tiên hàng đầu trong chiến lược và hành động của mình. Trừ khi có những tình huống bất khả kháng ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổ chức, chuyển đổi số cần được đặt lên bàn thảo luận trong mọi cuộc họp của đội ngũ quản lý cấp cao.

Các nhà lãnh đạo giữ vai trò then chốt trong việc định hình tầm nhìn rõ ràng và xác lập các ưu tiên chiến lược cho hành trình chuyển đổi số của tổ chức. Ảnh: Internet.

Điều này đảm bảo rằng những người ra quyết định chủ chốt luôn nắm rõ mọi khía cạnh của dự án, duy trì sự tập trung và cam kết xuyên suốt hành trình chuyển đổi số của tổ chức.

Tuy nhiên, vai trò của lãnh đạo cấp cao không chỉ dừng lại ở việc ra quyết định mà nó đòi hỏi sự tham gia sâu sắc và chủ động. Họ cần được nhìn nhận như những người tiên phong dẫn dắt mọi khía cạnh của quá trình chuyển đổi số.

Điều này bao gồm việc công khai thể hiện sự ủng hộ thông qua truyền thông rõ ràng, nhất quán trong toàn tổ chức, và quan trọng hơn, trở thành những người đầu tiên áp dụng bất kỳ thay đổi nào được triển khai. Sự ủng hộ mạnh mẽ và sự thấu hiểu sâu sắc từ cấp lãnh đạo sẽ truyền cảm hứng, tạo niềm tin và thúc đẩy toàn bộ tổ chức cùng đồng lòng trên hành trình chuyển đổi số.

2. Xây dựng tính linh hoạt trong mọi dự án

Việc tiếp cận đúng hướng ngay từ đầu và kiên trì duy trì nó trong suốt chặng đường không hề dễ dàng. Trong hành trình của một dự án, nhiệt huyết có thể bùng cháy mạnh mẽ rồi dần phai nhạt. Những thử thách phát sinh có thể làm nản lòng đội ngũ, áp lực tài chính có thể buộc người quản lý ngân sách phải cân nhắc lại, và những trì hoãn kéo dài có thể bào mòn năng lượng cũng như tinh thần của cả nhóm.

Chìa khóa thành công nằm ở việc áp dụng một phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn, với quy trình được xác định rõ ràng, các cột mốc quan trọng được thiết lập cụ thể và mọi hoạt động quản lý dự án được thực hiện một cách chặt chẽ.

Điều quan trọng là phải dành đủ thời gian cho việc thử nghiệm, đánh giá, thẩm định và điều chỉnh lại lịch trình khi cần thiết. Hãy linh hoạt trước những chậm trễ tiềm ẩn, vì trên thực tế, chúng gần như không thể tránh khỏi.

Trong quá trình thực hiện cần duy trì sự linh hoạt trong từng giai đoạn, sẵn sàng thích ứng với những tình huống bất ngờ và học hỏi liên tục trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này không chỉ giúp tổ chức vượt qua trở ngại một cách hiệu quả mà còn mở ra cơ hội nắm bắt những tiềm năng thú vị có thể xuất hiện bất ngờ.

Jo Watts, Giám đốc Phân phối tại công ty cung cấp giải pháp công nghệ Virgin Media O2 Business (Vương quốc Anh) chia sẻ: "Một kế hoạch triển khai hiệu quả cần dành đủ thời gian để thu thập phản hồi ở từng giai đoạn, tinh chỉnh sản phẩm hoặc quy trình khi cần thiết và tạo điều kiện cho tổ chức làm quen với công cụ mới trước khi kỳ vọng nhận được lợi nhuận từ khoản đầu tư công nghệ".

3. Dựa vào các đối tác công nghệ

Sự hỗ trợ từ các chuyên gia sẽ giúp tổ chức xây dựng và triển khai quy trình chuyển đổi số một cách hiệu quả, từ việc quản lý ngân sách, thử nghiệm, triển khai cho đến tối ưu hóa và hoàn thiện dự án. Thay vì xem đây là một khoản chi phí phát sinh, hãy coi đó là một khoản đầu tư thiết yếu, đóng vai trò then chốt cho thành công của bất kỳ dự án nào.

Frank Bignone, Phó Chủ tịch kiêm Trưởng nhóm chuyển đổi số tại công ty công nghệ FPT Software, nhấn mạnh rằng mọi đối tác tiềm năng đều cần được đánh giá và thẩm định kỹ lưỡng trước khi hợp tác.

Ông giải thích: "Trước tiên, các tổ chức nên bắt đầu bằng các dự án thí điểm với những đối tác được lựa chọn kỹ lưỡng. Điều này giúp đánh giá khả năng tương thích, năng lực thực thi cũng như sự phù hợp về văn hóa và mục tiêu giữa hai bên, trước khi tiến tới mối quan hệ hợp tác dài hạn".

Khi đã chính thức tham gia, cả hai bên cần thiết lập sự rõ ràng về kỳ vọng, kênh giao tiếp và quản lý dự án. "Đặt ra kỳ vọng rõ ràng và duy trì giao tiếp hiệu quả là điều không thể thiếu", Bignone chia sẻ thêm. "Việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm và mục tiêu, kết hợp với các cuộc giao tiếp và hợp tác thường xuyên, sẽ tạo ra một môi trường minh bạch, giúp giải quyết vấn đề kịp thời và thúc đẩy sự thành công chung trong suốt hành trình hợp tác".

4. Đảm bảo mọi bên liên quan đều tham gia

Việc đảm bảo sự tham gia đầy đủ của tất cả mọi người trong suốt dự án là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi cam kết mạnh mẽ và đầu tư cả về thời gian lẫn tài chính.

Trên thực tế, điều này có thể còn quan trọng hơn việc hợp tác với các đối tác cung cấp công nghệ. Cuối cùng, chính đội ngũ nhân viên mới là yếu tố quyết định giúp tổ chức vận hành một cách tối ưu.

Jo Watts cho rằng: "Các nhà lãnh đạo cần duy trì sự cởi mở trong việc chia sẻ cả thách thức lẫn thành công, khuyến khích sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp trong quá trình ra quyết định, thiết lập các điểm kiểm tra định kỳ và đầu tư thời gian cũng như tài chính cho việc đào tạo".

Trong khi đó, ông Fuller đề xuất 4 kỹ thuật quan trọng mà các tổ chức có thể áp dụng: "Duy trì giao tiếp thường xuyên và tương tác hai chiều với các bên liên quan thông qua cơ chế phản hồi mạnh mẽ; Tôn vinh các cột mốc và thành công, đồng thời ghi nhận những đóng góp của cá nhân; Nhấn mạnh sự hỗ trợ và cam kết từ ban lãnh đạo và thiết lập các Chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) để đo lường hiệu quả đạt được các mục tiêu kinh doanh, cùng với những ưu đãi phù hợp với sự thành công của chương trình".

Tóm lại, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ. Mặc dù công nghệ đóng vai trò then chốt và phải được chọn lựa sao cho phù hợp với mục tiêu cụ thể của tổ chức, nhưng thành công của quá trình chuyển đổi số còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.

Chuyển đổi số thực chất là sự kết hợp hài hòa giữa con người, quy trình và công nghệ. Cả 3 yếu tố này cần phải được đồng bộ hóa và tương thích với nhau, từ đội ngũ nhân viên, những người sẽ vận hành và sử dụng công nghệ mới, đến các quy trình nội bộ cần được tối ưu hóa và cải tiến. Chỉ khi 3 yếu tố này cùng hướng về một mục tiêu chung, tổ chức mới có thể đạt được kết quả chuyển đổi số bền vững và hiệu quả.

Phan Văn Hòa