Bài 1: 30 ngày đêm tăng tốc hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch
LTS: Chuyển đổi số là giải pháp căn cơ làm thay đổi cách thức giải quyết các thủ tục hành chính trong nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực tư pháp. Nhận thức được vị trí, vai trò của Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (gọi tắt là Đề án 06) đối với công tác tư pháp, với quyết tâm chính trị cao nhất, ngành Tư pháp Nghệ An đã triển khai quyết liệt các nhiệm vụ của đề án...
15/04/2025
Kỳ Sơn là huyện rẻo cao còn nhiều khó khăn, nhưng dưới sự chỉ đạo quyết liệt của UBND huyện, sự hướng dẫn sát sao về nghiệp vụ của phòng Tư pháp huyện và sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ, công chức 21 xã, thị trấn trên địa bàn, chỉ sau 10 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch trong chiến dịch 30 ngày đêm do Sở Tư pháp Nghệ An phát động, huyện Kỳ Sơn đã về đích sớm.
Theo đó, toàn huyện đã chuyển vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử 1.412 dữ liệu khai sinh, kết hôn, khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân; nhận cha, mẹ, con lên hệ thống.
Ông Lầu Bá Chò - Trưởng phòng Tư pháp huyện Kỳ Sơn cho biết: Lường trước những khó khăn về máy móc, trang thiết bị, nguồn nhân lực…, phòng đã tham mưu UBND huyện thành lập Ban Chỉ đạo do đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện làm trưởng ban và tổ số hóa gồm cán bộ tư pháp, cán bộ công nghệ thông tin để hỗ trợ, hướng dẫn kỹ thuật cho các xã; vướng mắc ở đâu tháo gỡ ngay ở đó. Theo đó, tổ giúp việc của ban chỉ đạo cấp huyện đã soạn mẫu theo một "phom" và gửi về cho các đơn vị xã, thị trấn để cập nhật theo mẫu đảm bảo thu thập đúng, đủ dữ liệu.
Nhờ vậy, nhiều địa phương trên địa bàn huyện Kỳ Sơn đã về đích sớm và vượt chỉ tiêu. Điển hình là các đơn vị: thị trấn Mường Xén, các xã Mường Típ, Mường Ải, Phà Đánh, Huồi Tụ, Mường Lống, Hữu Kiệm…
Ghi nhận nỗ lực đó, Chủ tịch UBND huyện Kỳ Sơn Nguyễn Viết Hùng đã có Công văn số 325/UBND.TP ngày 14/3/2025 biểu dương toàn thể lãnh đạo, công chức tư pháp, hộ tịch và tổ số hóa dữ liệu hộ tịch của 21 xã, thị trấn, đồng thời, yêu cầu Chủ tịch UBND các xã, thị trấn tiếp tục phát huy kết quả đạt được, tập trung số hóa hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch và làm sạch dữ liệu hộ tịch.
Tại huyện Quỳ Hợp, xác định Chiến dịch 30 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng góp phần tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc bảo đảm áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, đồng bộ, phục vụ chuyển đổi số quốc gia, UBND huyện Quỳ Hợp đã chỉ đạo Phòng Tư pháp và UBND 21 xã, thị trấn khắc phục khó khăn, vào cuộc với quyết tâm cao.
Chỉ sau 9 ngày thực hiện chiến dịch, toàn huyện đã chuyển được 4.205 dữ liệu khai sinh, kết hôn, khai tử; xác nhận về tình trạng hôn nhân; nhận cha, mẹ, con trên hệ thống, cơ bản hoàn thành nhiệm vụ đề ra.
Thị xã Hoàng Mai cũng là một trong những đơn vị về đích sớm trong Chiến dịch 30 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch. Trong vòng 14 ngày, toàn bộ 10 phường, xã trên địa bàn thị xã đã chuyển được 794 dữ liệu khai sinh, kết hôn, khai tử, nuôi con nuôi giám hộ và Scan, đính kèm 5.042 trang sổ hộ tịch lên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch.
Còn tại huyện Diễn Châu, trước chiến dịch, toàn huyện còn khoảng 2.000 dữ liệu chưa số hóa, đến ngày 11/3/2025, huyện đã hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn.
Sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật Hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan.
Bên cạnh đó, việc đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu số hóa cũng là một yêu cầu quan trọng, khi thông tin hộ tịch liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của người dân.
Theo lãnh đạo Sở Tư pháp: Số hóa dữ liệu hộ tịch mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, cán bộ quản lý Nhà nước và đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử; góp phần bảo quản hồ sơ, dữ liệu hộ tịch dễ dàng, hạn chế hư hại về mặt vật lý; tiết kiệm không gian, chi phí, nguồn nhân lực do phải lưu trữ số lượng lớn hồ sơ hàng năm.
Đồng thời, giúp truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian tìm hồ sơ gốc, từ đó, giảm thời gian giải quyết các thủ tục hành chính.
Nghệ An có tổng số 2.231.474 dữ liệu hộ tịch, mặc dù khối lượng dữ liệu cần số hóa rất lớn, đòi hỏi sự đầu tư mạnh mẽ về công nghệ, nhân lực và kinh phí.
Tuy nhiên, dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh, nỗ lực của các địa phương và quyết tâm cao của ngành Tư pháp, từ năm 2020 đến trước tháng 3 năm 2025, toàn tỉnh đã triển khai thực hiện số hóa 2.023.255 dữ liệu (đạt 91%), còn lại 208.219 dữ liệu chưa số hóa (chiếm khoảng 9%).
Tại Hội nghị trực tuyến ngày 11/02/2025 về triển khai Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 tháng 2 của Chính phủ (Đề án 06), Thủ tướng Chính phủ yêu cầu tỉnh Nghệ An phải hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch ngay trong tháng 3/2025.
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh, Sở Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai Chiến dịch 30 ngày đêm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Chiến dịch bắt đầu từ ngày 1/3/2025 đến trước ngày 31/3/2025. Nội dung cần số hóa bao gồm: Sổ đăng ký khai sinh, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai tử, sổ đăng ký nhận cha mẹ con, sổ đăng ký nuôi con nuôi, sổ đăng ký giám hộ và sổ ghi chú ly hôn.
Bà Nguyễn Thị Lan - Phó Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng ban Chỉ đạo chiến dịch cho biết, để số hóa khối lượng dữ liệu còn lại trên địa bàn tỉnh có chất lượng, đảm bảo tiến độ đề ra, Sở Tư pháp đã thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện chiến dịch, chia thành 2 tổ, mỗi tổ phụ trách 10 đơn vị.
Các thành viên Ban Chỉ đạo có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ về kỹ thuật trong việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch đối với các địa phương được phân công.
Trước chiến dịch 30 ngày đêm số hóa dữ liệu hộ tịch, thực hiện phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” do Bộ Tư pháp phát động, Sở Tư pháp Nghệ An đã tập trung chỉ đạo tăng cường rà soát, đối chiếu bảo đảm tính chính xác, đầy đủ các dữ liệu đã số hóa, đẩy nhanh tiến độ phê duyệt dữ liệu từ Phần mềm hộ tịch 158 vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Đồng thời, thành lập tổ kiểm tra thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử tại một số địa phương trong tỉnh.
Kết quả kiểm tra cho thấy, việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử tại các đơn vị được triển khai nghiêm túc, bài bản, dữ liệu cơ bản được số hóa tương đối đầy đủ, tạo thuận lợi cho công chức tư pháp trong quá trình khai thác, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ cấp bản sao trích lục…
Tuy nhiên, quá trình thực hiện số hóa Sổ hộ tịch vẫn còn một số tồn tại, vướng mắc như: một số sổ đã cũ nát, thông tin không rõ ràng, nhòe mực khó cho việc số hóa; Sổ đã bàn giao cho đơn vị số hóa nhưng còn sót chưa thực hiện số hóa; vẫn còn tình trạng trùng dữ liệu do tại thời điểm phê duyệt phần mềm chưa mở chức năng kiểm tra trùng; một số trường hợp sai sót thông tin như năm sinh, số chứng minh nhân dân, tích nhầm loại đăng ký, đối tượng đăng ký; một số file dữ liệu scan sau khi chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không mở được do lỗi trong quá trình download.
Ngoài ra, phần mềm hộ tịch 158; phần mềm hộ tịch điện tử thường xuyên bị lỗi, quá tải ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ số hóa tại địa phương.
Để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình số hóa, Sở Tư pháp Nghệ An đã có các công văn đề nghị Bộ Tư pháp tiếp tục bổ sung thông tin về địa danh hành chính trên Phần mềm hộ tịch 158 phục vụ số hóa Sổ hộ tịch; đồng thời, tiếp tục đôn đốc các huyện, thành, thị rà soát, số hóa; làm sạch dữ liệu hộ tịch với dữ liệu quốc gia về dân cư.
Sau khi phát động Chiến dịch 30 ngày đêm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, ông Võ Văn Tám- Trưởng phòng Hành chính tư pháp (Sở Tư pháp) cho hay: Các tổ công tác của Ban Chỉ đạo thuộc Sở Tư pháp cũng đã trực tiếp về cơ sở để kiểm tra, hướng dẫn hỗ trợ địa phương tháo gỡ khó khăn, vướng mắc.
Một số địa phương đội ngũ cán bộ tư pháp có chuyên môn vững, thành thạo CNTT nên có nhiều sáng tạo trong quá trình triển khai 4 bước (thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa; Scan/chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel; xử lý dữ liệu sau khi số hóa; kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc).
Bên cạnh đó, xác định được tầm quan trọng của số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử, UBND các huyện, thành phố, thị xã đã chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã tập trung triển khai thực hiện số hóa. Đồng thời, cử cán bộ, công chức có trình độ công nghệ thông tin hỗ trợ bộ phận tư pháp triển khai thực hiện số hóa; bố trí kinh phí, cơ sở vật chất đảm bảo việc số hóa dữ liệu đúng tiến độ. Theo kế hoạch ban đầu, khối lượng dữ liệu hộ tịch cần số hóa toàn tỉnh là 208.192 dữ liệu.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Chiến dịch 30 ngày đêm, các cơ quan đăng ký hộ tịch đã kiểm tra rà soát lại, bổ sung nâng lên thành 213.087 dữ liệu đủ điều kiện số hóa (còn 10.893 dữ liệu do sổ cũ, rách nát, thiếu, không rõ thông tin không đảm bảo điều kiện số hóa).
Nhờ sự vào cuộc đồng bộ, Nghệ An đã hoàn thành số hóa 213.087/213.087 dữ liệu đủ điều kiện, đạt tỷ lệ 100%, (còn 10.893 dữ liệu do sổ cũ, rách nát, thiếu, không rõ thông tin không đảm bảo điều kiện số hóa). Như vậy, tính từ năm 2020 đến nay, toàn tỉnh đã triển khai số hóa được 2.217.240 dữ liệu hộ tịch.
Với dữ liệu đã số hóa, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đã và đang đưa vào khai thác, ứng dụng trong việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác minh, tra cứu, xác nhận hộ tịch cho các tổ chức, cá nhân, góp phần giải quyết TTHC nhanh chóng, thuận tiện. Đồng thời, tăng cường công tác quản lý Nhà nước về hộ tịch…