(Baonghean.vn)- Trước những khó khăn trong công tác quản lý, đánh giá đoàn viên thanh niên, Đoàn trường THPT Nghi Lộc 3 đã nghiên cứu tìm giải pháp quản lý hồ sơ đoàn viên một cách hiệu quả, khoa học, giảm chi phí và thời gian bằng việc ứng dụng phần mềm “Xây dựng mạng lưới quản lý đoàn viên thanh niên hỗ trợ công tác Đoàn và phong trào thanh niên".
Trường THPT Nghi Lộc 3 có trên 900 đoàn viên, việc quản lý hồ sơ không thể tránh khỏi sai sót, thông tin sai lệch, việc cập nhật tốn rất nhiều thời gian và có thể không chính xác. Việc xếp loại Đoàn viên theo tháng được các bí thư chi đoàn sẽ gửi kết quả lên đoàn trường qua danh sách bằng giấy. Đoàn trường lưu trữ, tổng hợp để xếp loại theo năm mất rất nhiều thời gian.
Ngoài ra, hàng năm nhà trường thường tổ chức các cuộc thi tìm hiểu theo chủ đề cho Đoàn viên thanh niên. Như vậy số lượng bài thi lớn, nội dung bài lại khá phức tạp, người chấm dễ sai sót lại tốn nhiều thời gian, kết quả còn khiêm tốn. Để tìm người đoạt giải nhất trong gần 1500 bài là không dễ, hơn nữa không tạo sự hứng thú cho học sinh, như vậy chất lượng cuộc thi không đạt yêu cầu...
 |
| Bất cập trong việc sử dụng giấy tờ trong công việc và lưu trữ hồ sơ. |
Bên cạnh đó, có một số trường hợp sau khi ra trường do sơ ý làm mất thẻ đoàn, sổ Đoàn, quay về trường xin cấp lại nhưng có thể vì quá lâu hoặc không còn lưu trữ nữa nên không thể cấp lại, thiệt thòi lớn cho cá nhân.
Trước khó khăn đó, Bí thư Đoàn trường THPT Nghi Lộc 3 - Trần Trung Kiên và Phó Bí thư Đoàn trường Mai Đại Phương đã nghiên cứu tìm giải pháp quản lý hồ sơ đoàn viên một cách hiệu quả, khoa học giảm chi phí và thời gian bằng việc xây dựng phần mềm “Xây dựng mạng lưới quản lý đoàn viên thanh niên hỗ trợ công tác Đoàn và phong trào thanh niên".
 |
| Các đoàn viên thanh niên có thể dùng điện thoại di động có kết nối internet để kiểm tra việc xếp loại đoàn viên thanh niên mọi lúc, mọi nơi. |
Dự án tạo ra một chương trình cho phép truy cập bằng cả máy tính hoặc điện thoại di động để truy cập vào phần mềm lý lịch đoàn viên, thanh niên trực tuyến; Kết quả đánh giá đoàn viên, thanh niên hàng tháng của các chi đoàn; kết quả chấm điểm thi đua trực tuyến của BCH Đoàn trường hàng ngày. Mẫu trả lời câu hỏi bài thu hoạch các lớp cảm tình Đoàn trực tuyến. Trang tính xử lý kết quả tổng hợp thi đua của các chi đoàn hàng tuần…
Chỉ cần điện thoại di động có kết nối mạng internet truy cập vào địa chỉ: https://goo.gl/YIL4If thì hệ thống tự tạo một trang danh sách đoàn viên, thanh niên của Trường THPT Nghi Lộc 3. Trang này có thể xử lý trực tuyến hoặc tải về máy vi tính để xử lý như một bản Excel theo yêu cầu công việc như lọc theo lớp để trích ra dach sách các chi đoàn gửi cho các bí thư quản lý, đánh giá hàng tháng trực tuyến; lọc theo xã để bàn giao sinh hoạt đoàn 2 chiều, lọc đoàn viên chưa/rồi để quản lý đoàn viên và thanh niên....Tạo từng trang đánh giá đoàn viên, thanh niên hàng tháng của mỗi chi đoàn.
Với việc sử dụng chương trình, cán bộ Đoàn trường có thể sử dụng máy tính, điện thoại di động có kết nối Internet kiểm soát thông tin được nhập lên, xử lý trực tuyến hoặc tải về máy xử lý dưới dạng một trang tính của Excel. Các đoàn viên có thể truy cập vào các trang để kiểm tra thông tin.
Thầy giáo Trần Trung Kiên – Bí thư Đoàn trường Nghi Lộc 3 cho biết: Sau khi triển khai, so với phương pháp cũ thì việc ứng dụng phần mềm này tiết kiệm được 50% thời gian triển khai đối với làm bài thi và 65% đối với thu thập thông tin cá nhân; 95% thời gian chấm bài thi tìm hiểu và thời gian tìm lại thông tin, 80% thời gian tổng hợp và phân loại danh sách đoàn viên, xếp loại đoàn viên, tổng hợp điểm thi đua hàng tuần; tiết kiệm được 50% chi phí cho việc in giấy tờ.
Điều quan trọng là việc ứng dụng phần mềm đã nâng cao hiểu quả công tác quản lý mạng lưới đoàn viên, thanh niên hỗ trợ đắc lực cho công tác Đoàn và phong trào thanh niên.
 |
| Việc tạo ra hộp thư “Góp ý- giúp bạn” trực tuyến của Đoàn trường đã giải quyết một số vấn đề bức xúc trong trường, kịp thời ngăn chặn một số hành vi xấu. |
Việc tạo ra hộp thư “Góp ý- giúp bạn” trực tuyến đã giải quyết một số vấn đề bức xúc trong trường, kịp thời ngăn chặn một số hành vi xấu. Ngoài ra, sản phẩm giúp cho người quản lý, tương tác với học sinh qua Internet bất kể ở đâu, lúc nào. Sử dụng sáng kiến này, các em học sinh dễ nêu ý kiến của mình, tạo sự gắn kết nhà trường và học sinh.
Sáng kiến "Xây dựng mạng lưới quản lý đoàn viên thanh niên hỗ trợ công tác Đoàn và phong trào thanh niên” của Đoàn trường THPT Nghi Lộc 3 được Sở Giáo dục và Đào tạo công nhận sáng kiến kinh nghiệm bậc 4 năm học 2015-2016.
Thanh Lê
