Surmonter les lacunes dans la délivrance des copies d'actes de naissance

« L'offre » ne répond pas à la « demande »

Début août 2020, Mme Le Thi Xam s'est rendue au Comité populaire de la commune de Dien Bich (Dien Chau) pour demander une copie de l'acte de naissance de sa fille afin de finaliser les démarches d'admission à l'école. Mme Xam a exprimé le souhait d'obtenir cinq copies de l'acte de naissance de son enfant, à la fois pour satisfaire aux exigences de l'école où elle est scolarisée et pour en conserver quelques exemplaires afin de ne pas avoir à les redemander ultérieurement. De même, Mme Tran Thi Hanh et son mari viennent d'enregistrer la naissance de leur fils et ont demandé dix copies de son acte de naissance, car « il aura plus tard de nombreuses démarches à effectuer ; il est donc plus pratique de le faire immédiatement ».

Cependant, un officier de justice de la commune de Dien Bich a déclaré que la commune ne peut délivrer qu'une seule copie de l'acte de naissance par cas, car il n'y a pas suffisamment de copies vierges à fournir. « En 2019, la commune de Dien Bich a enregistré 760 nouveaux cas d'enregistrement de naissance, au cours des six premiers mois de 2020, il y en a eu 502, mais la commune n'a reçu qu'une centaine de copies vierges par mois, ce qui n'est pas suffisant pour répondre aux besoins de la population », a déclaré Mme Dau Thi Son, officier de justice de la commune.

Les fonctionnaires du Département de la justice du district de Dien Chau guident les localités dans la mise en œuvre des réglementations relatives aux procédures judiciaires et d'état civil. Photo : Hoai Thu

Selon le chef du département de la justice du district de Dien Chau, Hoang Thi Xuyen, non seulement la commune de Dien Bich, mais aussi d'autres communes de Dien Chau sont confrontées à une situation similaire, le nombre de blancs pour l'impression des copies d'actes de naissance n'est actuellement pas suffisant pour répondre aux besoins de la population. Chaque année, Dien Chau enregistre plus de 7 000 nouveaux cas d'enregistrement de naissance, ce qui signifie également que des dizaines de milliers de blancs sont nécessaires pour délivrer des copies d'actes de naissance conformément aux dispositions de la circulaire 04. Cependant, jusqu'à présent, Dien Chau n'a reçu que plus de 8 000 blancs, répartis à parts égales en environ 100 blancs par commune, ce qui représente une pénurie importante par rapport aux besoins de la population.

Non seulement dans le district de Dien Chau, mais aussi dans les districts de Hung Nguyen, Thanh Chuong et Quynh Luu, où des recherches ont été menées, la situation est similaire. Dans certains districts reculés comme Quy Hop et Ky Son, fin août 2020, il n'y avait toujours pas de copies vierges d'actes de naissance en raison de l'éloignement et celles-ci n'ont pas pu être acheminées à temps. À ce propos, Mme Nguyen Thi Thu Thuy, cheffe du Département de la justice administrative (Département de la justice), a confirmé que le département avait également reçu des informations de la part des districts concernant le manque de copies vierges d'actes de naissance.

Certaines localités ont signalé que la réglementation du ministère de la Justice relative à l'impression et à la délivrance de copies d'actes de naissance, prévue à l'article 28, clause 1, de la circulaire 04/2020/TT-BTP, pose des difficultés. En effet, les copies de documents sont utilisées pour remplacer l'original dans des transactions telles que les procédures foncières, les admissions scolaires, les demandes d'emploi, les dossiers de nomination, etc. Le nombre de copies délivrées dépend des besoins de chacun. Par conséquent, la demande de copies sera très importante, notamment en août, lorsque les enfants de nombreuses familles doivent passer par les procédures d'admission scolaire. De même, dans le cas de familles de 7 à 10 enfants ayant besoin de 3 à 4 copies par personne, 30 à 40 copies d'actes de naissance seront nécessaires.

Copie de l'acte de naissance selon le nouveau formulaire prescrit par le ministère de la Justice. Photo fournie par l'établissement.

Parallèlement, la délivrance des originaux de tous types de documents d'état civil, notamment des certificats de naissance, est parfois retardée. Dans de nombreux cas d'enregistrement de naissance, les originaux sont dus, et les copies manquent cruellement lorsqu'elles doivent être imprimées à partir de copies vierges. Actuellement, la demande de la population de la province est estimée à environ 400 000 copies vierges, mais le ministère n'en a délivré que 100 000.

D'après les réflexions des magistrats que nous avons examinées, outre les lacunes quantitatives, la mise en œuvre des dispositions de la circulaire 04 est également en contradiction avec les dispositions de la loi de 2014 sur l'état civil. Cette loi ne réglemente que la délivrance d'extraits d'état civil, mais pas celle de copies d'actes de naissance. Par conséquent, les dispositions de la circulaire 04 ne sont pas conformes à celles de la loi sur l'état civil.

Plus précisément, l'article 9 de la loi relative à l'état civil stipule qu'un extrait d'état civil est un document délivré par un organisme public compétent pour prouver l'état civil d'une personne, enregistré auprès de l'office d'état civil. L'extrait d'état civil original est délivré immédiatement après l'enregistrement de l'état civil. Une copie de l'extrait d'état civil comprend une copie de l'extrait d'état civil issu de la base de données de l'état civil et une copie de l'extrait d'état civil certifiée conforme à l'original. À la demande des personnes, l'office d'état civil n'a qu'à se rendre dans la base de données de l'état civil et à l'imprimer sur papier A4, confirmant ainsi sa validité juridique, sans avoir recours à des formulaires coûteux et fastidieux. C'est également la réglementation relative à la délivrance d'une copie d'acte de naissance conformément à la circulaire n° 15/2015/TT-BTP.

Les gens viennent demander une copie de leur acte de naissance au guichet unique de la ville de Thach Giam (Tuong Duong). Photo : Hoai Thu

Un autre défaut mentionné par l'établissement est la confusion dans la perception des frais. Selon le point c, clause 2, article 5 de la circulaire n° 85/2019/TT-BTC du 29 novembre 2019 du ministère des Finances, les frais d'état civil sont le montant perçu auprès des personnes dont les affaires d'état civil sont traitées par les organismes publics compétents. En particulier, la délivrance de copies d'extraits d'état civil est soumise à la perception de frais conformément aux dispositions de la circulaire n° 281/2016/TT-BTC du 14 novembre 2016 du ministère des Finances (frais d'exploitation et d'utilisation des informations de la base de données d'état civil). Cependant, la délivrance de copies d'actes de naissance conformément à la circulaire 04/2020/TT-BTP ne dispose actuellement pas de documents d'orientation spécifiques, de sorte que les fonctionnaires judiciaires ne savent pas s'il faut percevoir des frais pour la délivrance de copies d'extraits ou percevoir des frais supplémentaires, car ils doivent acheter des modèles de formulaires auprès de la maison d'édition du ministère de la Justice. Dans le même temps, les besoins des gens augmentent, notamment lorsque les étudiants doivent remplir les formalités d’admission.

Résoudre les problèmes

Concernant la pénurie d'actes de naissance vierges, le chef du ministère de la Justice a déclaré que la solution immédiate consiste à limiter le nombre d'actes de naissance vierges délivrés pour chaque cas, en attendant que le ministère de la Justice en délivre suffisamment. Pour les unités ne disposant pas d'actes de naissance vierges, l'ancienne réglementation restera en vigueur jusqu'en décembre 2020.

Le chef du Département de la justice administrative (Département de la Justice) a également déclaré qu'immédiatement après l'entrée en vigueur de la Circulaire 04, le Département a émis la Dépêche officielle n° 851/STP-HCTP datée du 13 juillet 2020 à l'intention des Départements de la Justice des districts, villes et communes, contenant des instructions pour la mise en œuvre de la Circulaire 04. Cette Dépêche stipulait clairement que les actes de naissance au format délivré en vertu de la Circulaire n° 15/2015/TT-BTP, actuellement utilisés dans les bureaux d'état civil, pouvaient être utilisés jusqu'au 31 décembre 2020. « Le formulaire d'extrait d'acte de naissance (copie) est remplacé par une copie conformément à la Circulaire 04. Cependant, en raison de la lenteur des instructions du Département de l'état civil, de la nationalité et de l'authentification, le Département de la Justice ne peut pas informer rapidement du coût d'achat de formulaires supplémentaires dans les délais prescrits. Par conséquent, à compter du 16 juillet 2020, lorsque des personnes demandent une copie d'acte de naissance, l'agence d'état civil est priée d'indiquer aux personnes d'utiliser d'autres types de copies, tels que : copies certifiées conformes de l'original ; photocopies des actes de naissance avec l'original pour comparaison ; si les personnes demandent toujours une copie de l'acte de naissance, l'agence d'état civil est priée de continuer à utiliser le formulaire d'extrait d'acte de naissance émis par la circulaire n° 15/2015/TT-BTP jusqu'à ce qu'une copie soit fournie par le ministère de la Justice ».

Trois types de copies d'actes de naissance ont la même valeur légale. Photo fournie par l'établissement.

Le ministère de la Justice a également conseillé au Comité populaire provincial de publier des directives et des dépêches officielles à l'intention des départements, antennes, agences et unités de la province afin de renforcer la propagande et le respect des dispositions légales relatives à l'utilisation des copies d'actes de naissance dans le cadre du recrutement. Il n'est pas nécessaire d'exiger la présentation de copies selon le nouveau formulaire, car les trois formes de délivrance d'actes de naissance ont la même valeur juridique.

En outre, le ministère de la Justice fera également rapport à l'organisme supérieur pour examiner, ajuster et modifier rapidement les problèmes et les lacunes mentionnés ci-dessus afin que les réglementations sur les extraits d'enregistrement des ménages soient mises en œuvre de manière unifiée, stricte et légale, conformément à l'esprit de la réforme des procédures administratives, contribuant à protéger les droits et les intérêts légitimes du peuple.

Hoai Thu