Remédier aux lacunes dans la délivrance des copies d'actes de naissance.

L'offre est insuffisante pour répondre à la demande.

Début août 2020, Mme Le Thi Xam s'est rendue au Comité populaire de la commune de Dien Bich (district de Dien Chau) pour demander des copies de l'acte de naissance de sa fille en vue de son inscription scolaire. Mme Xam a exprimé le souhait d'en recevoir cinq exemplaires, afin de satisfaire aux exigences de l'établissement et d'en conserver quelques-uns pour un usage ultérieur, évitant ainsi d'avoir à en faire la demande à nouveau. De même, Mme Tran Thi Hanh et son époux, lors de l'enregistrement de la naissance de leur fils, ont demandé dix copies de l'acte de naissance car « l'enfant en aura besoin pour de nombreuses démarches ultérieures, il est donc plus pratique de tout faire en une seule fois ».

Cependant, le service de la justice de la commune de Dien Bich a indiqué que, faute de formulaires vierges, la commune ne peut délivrer qu'un seul exemplaire de chaque acte de naissance. « En 2019, la commune de Dien Bich a enregistré 760 nouvelles naissances, et au cours des six premiers mois de 2020, on en a dénombré 502. Or, la commune ne reçoit qu'une centaine de formulaires vierges par mois, ce qui est insuffisant pour répondre aux besoins de la population », a déclaré Mme Dau Thi Son, responsable du service de la justice de la commune.

Des fonctionnaires du département de la justice du district de Dien Chau conseillent les autorités locales sur la mise en œuvre des réglementations relatives aux procédures d'enregistrement judiciaire et civil. Photo : Hoai Thu

Selon Hoang Thi Xuyen, responsable du département de la Justice du district de Dien Chau, la situation n'est pas propre à la commune de Dien Bich ; d'autres communes de Dien Chau rencontrent le même problème : le nombre de formulaires vierges d'acte de naissance est insuffisant pour répondre aux besoins de la population. Chaque année, Dien Chau enregistre plus de 7 000 nouvelles naissances, ce qui signifie que des dizaines de milliers de formulaires vierges sont nécessaires pour délivrer les actes de naissance conformément à la circulaire n° 04. Or, à ce jour, Dien Chau n'a reçu qu'un peu plus de 8 000 formulaires vierges, répartis à raison d'une centaine par commune, un déficit considérable par rapport aux besoins de la population.

Non seulement dans le district de Dien Chau, mais aussi dans ceux de Hung Nguyen, Thanh Chuong et Quynh Luu, des situations similaires se sont manifestées. Dans certains districts reculés comme Quy Hop et Ky Son, fin août 2020, les formulaires vierges d'acte de naissance restaient indisponibles en raison des longues distances et de l'impossibilité de les acheminer à temps. À ce sujet, Mme Nguyen Thi Thu Thuy, directrice du Département des affaires administratives et judiciaires (ministère de la Justice), a confirmé que son département avait reçu des signalements des autorités locales concernant cette pénurie.

Certaines localités signalent que l'application du règlement stipulant que le ministère de la Justice imprime et délivre des copies d'actes de naissance, conformément à l'article 28, paragraphe 1, de la circulaire 04/2020/TT-BTP, pose des difficultés aux citoyens. En effet, les copies sont utilisées comme substitut à l'original pour diverses démarches, telles que les procédures foncières, les inscriptions scolaires, les candidatures à un emploi ou à une nomination, et leur nombre dépend des besoins individuels. Par conséquent, la demande de copies vierges sera très forte, notamment en août, période où de nombreuses familles doivent inscrire leurs enfants à l'école. De même, en cas de partage d'héritage, lorsqu'une famille compte 7 à 10 enfants, chacun nécessitant 3 à 4 copies, 30 à 40 actes de naissance vierges seront requis.

Copie de l'acte de naissance au nouveau format prescrit par le ministère de la Justice. (Photo fournie par l'institution)

Par ailleurs, la distribution des formulaires originaux pour les actes d'état civil, notamment les actes de naissance, est parfois retardée. Dans de nombreux cas, l'enregistrement des naissances est retardé faute d'originaux, tandis que les photocopies font cruellement défaut lorsqu'il faut les imprimer à partir de modèles pré-imprimés. Actuellement, la demande de la population de la province est estimée à environ 400 000 formulaires pré-imprimés, mais le ministère n'a pu en fournir que 100 000 à ce jour.

D'après les informations recueillies auprès des magistrats, outre le manque de personnel, la mise en œuvre de la circulaire n° 04 contrevient également aux dispositions de la loi de 2014 relative à l'état civil. Cette loi ne réglemente que la délivrance d'extraits d'acte d'état civil, et non celle de copies d'actes de naissance. Par conséquent, les dispositions de la circulaire n° 04 sont incompatibles avec celles de la loi relative à l'état civil.

Plus précisément, l'article 9 de la loi sur l'état civil stipule qu'un extrait d'état civil est un document délivré par un organisme d'État compétent pour attester d'un événement d'état civil concernant une personne inscrite auprès du service d'état civil. L'original de l'extrait d'état civil est délivré immédiatement après l'enregistrement de l'événement. Les copies de l'extrait d'état civil comprennent les copies issues de la base de données de l'état civil et les copies certifiées conformes de l'original. À la demande d'un citoyen, le service d'état civil doit simplement accéder à la base de données et imprimer l'extrait sur une feuille A4, en certifiant sa validité légale, sans avoir recours à des formulaires types coûteux et complexes. Cette procédure est également applicable à la délivrance de copies d'actes de naissance, conformément à la circulaire n° 15/2015/TT-BTP.

Des personnes demandent des copies d'actes de naissance au guichet unique de la ville de Thach Giam (district de Tuong Duong). Photo : Hoai Thu

Un autre problème soulevé par l'agence concerne la perception des frais. Conformément au point c, paragraphe 2, article 5 de la circulaire n° 85/2019/TT-BTC du 29 novembre 2019, émise par le ministère des Finances, les frais d'état civil sont perçus auprès des personnes dont les démarches sont effectuées par les organismes d'État compétents. Cependant, les frais de délivrance de copies d'extraits d'acte de naissance sont perçus selon les dispositions de la circulaire n° 281/2016/TT-BTC du 14 novembre 2016, également émise par le ministère des Finances (frais d'accès et d'utilisation des informations contenues dans la base de données de l'état civil). Or, il n'existe actuellement aucun document d'orientation spécifique concernant la délivrance de copies d'actes de naissance en vertu de la circulaire n° 04/2020/TT-BTP. Par conséquent, les magistrats ne savent pas s'ils doivent percevoir les frais de délivrance de la copie d'extrait ou exiger des frais supplémentaires pour le formulaire vierge, ces formulaires devant être achetés auprès des éditeurs du ministère de la Justice. Parallèlement, la demande du public ne cesse d'augmenter, notamment pendant la période où les étudiants doivent remplir les formulaires d'inscription.

Remédier aux lacunes

Face à la pénurie de formulaires vierges pour la délivrance de copies d'actes de naissance, le chef du Département de la Justice a indiqué que la solution immédiate consiste à limiter le nombre de copies délivrées par dossier à l'aide de formulaires vierges, en attendant que le ministère de la Justice fournisse un nombre suffisant de formulaires. Pour les services qui n'en disposent pas encore, l'ancienne réglementation restera applicable jusqu'en décembre 2020.

Le chef du Département des affaires administratives et judiciaires (ministère de la Justice) a également indiqué qu'immédiatement après l'entrée en vigueur de la circulaire n° 04, le Département a adressé la lettre officielle n° 851/STP-HCTP, datée du 13 juillet 2020, aux services de justice des districts, villes et communes, concernant les directives d'application de ladite circulaire. Cette lettre précisait que les actes de naissance établis selon le formulaire prévu par la circulaire n° 15/2015/TT-BTP, actuellement en vigueur dans les services d'état civil, restaient valables jusqu'au 31 décembre 2020. « Concernant l'extrait d'acte de naissance (copie), il sera remplacé par une copie conforme à la circulaire n° 04. Toutefois, en raison de la lenteur des directives du Département de l'état civil, de la nationalité et de la certification, le ministère de la Justice n'a pas été en mesure d'allouer en temps voulu les fonds nécessaires à l'achat de formulaires supplémentaires. Par conséquent, à compter du 16 juillet 2020, lorsque des citoyens demandent une copie de leur acte de naissance, nous demandons aux services d'état civil de les orienter vers l'utilisation d'autres types de documents. » des copies telles que : des copies certifiées conformes de l'original ; des photocopies d'actes de naissance avec l'original pour comparaison ; si les citoyens demandent encore une copie de leur acte de naissance, nous demandons à l'agence d'état civil de continuer à utiliser le formulaire d'extrait d'acte de naissance délivré par la circulaire n° 15/2015/TT-BTP jusqu'à ce que les formulaires vierges soient disponibles auprès du ministère de la Justice.

Les trois types de copies d'acte de naissance ont la même valeur légale. (Photo fournie par l'institution)

Le ministère de la Justice a également conseillé au Comité populaire provincial d'adresser des directives et des lettres officielles aux départements, agences et unités de la province afin de renforcer la diffusion et le respect de la réglementation relative à l'utilisation des copies d'actes de naissance dans le cadre des recrutements. Il est inutile d'exiger la soumission de copies selon le nouveau modèle, car les trois formats de copies d'actes de naissance ont la même valeur juridique.

En outre, le ministère de la Justice fera également rapport aux autorités supérieures pour un examen, un ajustement et une modification rapides des difficultés et des lacunes susmentionnées, afin que la réglementation relative aux extraits d'état civil soit mise en œuvre de manière uniforme, stricte, conformément à la loi et dans l'esprit de la réforme des procédures administratives, contribuant ainsi à protéger les droits et intérêts légitimes du peuple.