Leçon 2 : Avantages des procédures administratives interconnectées
Le ministère de la Justice de Nghệ An collabore avec les services concernés afin d'accélérer la numérisation des procédures administratives, notamment dans des domaines clés tels que l'enregistrement des naissances, l'enregistrement du domicile permanent, la délivrance des cartes d'assurance maladie pour les enfants, l'enregistrement des décès et le règlement des frais funéraires. L'interopérabilité électronique permet non seulement de réduire la paperasserie, mais aussi de faire gagner du temps et de l'énergie aux usagers lors de leurs démarches essentielles.
15/04/2025
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Nous nous trouvons dans la commune de Ta Ca, district de Ky Son, une zone frontalière de plus de 6 km avec le Laos, comprenant 11 villages et 1 149 foyers appartenant à 5 groupes ethniques. Cette localité connaît des conditions socio-économiques particulièrement difficiles, avec un taux de pauvreté de 36,9 % ; le niveau d’instruction et la connaissance du droit de la population y sont encore limités.
Lors de sa rencontre avec M. Moong Van Nhuon, habitant du village de Na Vang, commune de Ta Ca, et son épouse, au guichet unique du Comité populaire de la commune de Ta Ca pour finaliser les démarches de vérification de leur titre de séjour, il a déclaré : « Depuis la dématérialisation des procédures administratives par l’État, les démarches sont devenues beaucoup plus simples. Le dépôt des documents et l’attente des résultats sont bien plus rapides qu’auparavant. »
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Le district de Ky Son a partagé avec le journaliste. Photo : Tien Dong
Mme Bui Thi Nga, fonctionnaire au sein du Département de la Justice et de l'État Civil du Comité Populaire de la Commune de Ta Ca, a déclaré : « L'utilisation des technologies numériques au sein du Comité Populaire de la Commune a engendré des changements positifs significatifs. Les citoyens peuvent désormais accéder facilement aux services publics en ligne, ce qui leur permet de gagner du temps et d'éviter les déplacements. Les services administratifs ont également amélioré leur efficacité de gestion, accru la transparence de l'information et créé des conditions favorables au développement socio-économique. »
Toutefois, certaines limitations restent à surmonter, notamment l'accès de la population aux technologies de l'information, la qualité de la connexion internet et les compétences des autorités. Pour optimiser l'efficacité des outils numériques, il est indispensable de poursuivre les investissements dans les infrastructures, la formation des ressources humaines et la sécurité de l'information.
Mme La Thi Hong Van, vice-présidente du Comité populaire de la commune de Ta Ca, a déclaré : « Après une période de mise en œuvre, la localité a collecté, mis à jour, modifié et synchronisé 100 % des résidents permanents dans le système national de base de données, en ajoutant l'identification des parents pour servir à la délivrance de cartes d'identité aux citoyens, ainsi qu'aux personnes éligibles aux politiques de protection sociale. »
Actuellement, le système de base de données nationale sur la population du ministère de la Sécurité publique est relié au guichet unique, ce qui en facilite grandement l'utilisation. En particulier, les procédures opérationnelles de coordination entre les services de justice, de police et de sécurité sociale ont été mises en œuvre efficacement.
Après que l'officier d'état civil de la mairie ait enregistré la naissance et délivré l'acte de naissance de l'enfant, il guide simultanément le citoyen dans la constitution du dossier d'enregistrement de résidence permanente, y compris le paiement des frais, et le soumet au service de police compétent.
Les bases de données sur les enfants sont également entièrement mises à jour dans le système ; les données de vaccination sont nettoyées, mises à jour, vérifiées et synchronisées avec la base de données nationale sur la population.
De plus, 100 % des demandes de citoyens reçues par le biais du guichet unique ont été numérisées. La municipalité applique également une politique stricte interdisant aux citoyens et aux entreprises de fournir des documents et des informations déjà numérisés et disponibles dans la Base de données nationale de la population, conformément aux dispositions en vigueur. Enfin, elle traite 100 % des demandes en ligne, sans aucun retard ni lenteur dans le traitement des procédures administratives.
Dans la commune de Ta Ca, grâce à une mise en œuvre synchronisée et efficace, le Guichet unique du Comité populaire communal a reçu en 2024 588 demandes en ligne, dont 106 déclarations de naissance, 22 déclarations de décès, 39 déclarations de mariage et 233 demandes de copies certifiées conformes et d'authentification de signature. Le regroupement électronique des deux types de procédures administratives (déclaration de naissance et déclaration de décès) a permis de traiter 70 demandes liées entre elles pour l'ensemble de la commune.
Mme La Thi Hong Van a également déclaré que la localité avait affiché intégralement et publiquement les procédures administratives requises ; fourni suffisamment de chaises d'attente, de bureaux pour écrire et d'ordinateurs avec accès à Internet pour les organisations et les particuliers venant effectuer des transactions ; et installé des caméras pour surveiller l'ensemble de la zone de travail du service de guichet unique du comité populaire de la commune.
Selon M. Lau Ba Cho, chef du département de la justice du comité populaire du district de Ky Son : dans le cadre du projet n° 6, le département a régulièrement suivi et supervisé la réception et le traitement électronique des procédures administratives par les agents de la justice et de l’état civil dans les communes et les villes. Grâce à cela, des solutions opportunes ont été apportées pour accompagner les communes et les villes dans la mise en œuvre du projet, garantissant ainsi le respect des délais et des progrès fixés.
En 2024, le ministère de la Justice a conseillé au Comité populaire du district de Ky Son de veiller à la mise en œuvre effective de trois services publics essentiels : 218 demandes d’enregistrement de naissance, 255 demandes d’enregistrement de mariage et 39 demandes d’enregistrement de décès. Le ministère a également mis en place un traitement intégré pour deux catégories de procédures administratives : 563 demandes d’enregistrement de naissance et 67 demandes d’enregistrement de décès.
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Auparavant, les personnes devaient se déplacer à plusieurs reprises entre différents organismes pour accomplir des démarches telles que l'enregistrement d'une naissance. Grâce au système électronique interconnecté, ce processus a été optimisé.
Une simple demande auprès du Comité populaire communal suffit pour que toutes les données soient mises à jour simultanément auprès des organismes compétents, tels que la police et la sécurité sociale. Pour les démarches liées à l'enregistrement des décès et les démarches comme la radiation du registre de résidence permanente et le règlement des frais funéraires, ce système interconnecté réduit considérablement les délais de traitement.
Au lieu de devoir se rendre dans plusieurs administrations, les citoyens n'ont besoin de déposer qu'une seule déclaration ; les services gouvernementaux se chargent ensuite de coordonner et de traiter la demande rapidement. La procédure de traitement est numérisée, ce qui évite la perte de documents et les retards. Les organismes compétents peuvent ainsi facilement rechercher et vérifier les informations, réduisant les demandes en double et les erreurs de saisie.
Conformément à la directive du Comité populaire provincial de Nghệ An et au document d'orientation du ministère de la Justice concernant la mise en œuvre de l'enregistrement en ligne des mariages et de la confirmation de l'état civil sous la juridiction des comités populaires communaux, comme stipulé dans la décision n° 309/QD-BTP du 10 mars 2023 du ministère de la Justice, les citoyens souhaitant effectuer ces démarches peuvent accéder au portail de services publics de Nghệ An à l'adresse https://dichvucong.nghean.gov.vn.
Après s'être connectés, les utilisateurs sélectionnent le service d'état civil compétent et procèdent au dépôt de leur demande en ligne en suivant les instructions. Par ailleurs, conformément au décret n° 07/2025/ND-CP (en vigueur depuis le 9 janvier 2025), les citoyens n'ont plus besoin de fournir de certificat de situation matrimoniale pour enregistrer un mariage. Dans ce cas, le service d'état civil effectuera automatiquement une recherche dans le système afin de recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande.
La mise en œuvre de l'enregistrement des mariages en ligne et de la vérification de l'état civil à Nghệ An constitue une étape importante de la réforme administrative, permettant aux citoyens de gagner du temps et d'économiser leurs efforts, tout en améliorant l'efficacité de la gestion étatique dans le domaine de l'état civil.
Dans le district de Nam Dan, la diffusion d'informations concernant le traitement intégré de deux groupes de procédures administratives — l'enregistrement des mariages et la délivrance des certificats d'état civil, l'authentification électronique et les conseils aux personnes sur la manière de soumettre des demandes en ligne — est effectuée par divers moyens (système radio, tableaux, dépliants, affiches, médias sociaux, etc.).
Selon Mme Le Thi Phuong Thao, responsable du département de la justice du comité populaire du district de Nam Dan : de nombreuses localités ont mis en œuvre des méthodes efficaces telles que le lancement du mouvement « Jeunes pionniers de la transformation numérique », l’affectation de membres de l’Union de la jeunesse aux centres de services uniques des districts et des communes pour aider et guider les citoyens dans le dépôt de demandes en ligne, et l’affichage de codes QR dans les centres de services uniques à tous les niveaux afin de faciliter l’accès aux demandes en ligne…
En outre, le district a également ordonné aux responsables et fonctionnaires du ministère de la Justice de la région de veiller à ce que 100 % des procédures administratives soient gérées par le biais des services publics en ligne.
Outre la mise en œuvre de l'échange électronique de données pour les principales procédures administratives dans toute la province de Nghệ An, le partage des données de mortalité entre les secteurs de la justice et de la santé a également été renforcé, permettant ainsi des économies de ressources et de temps pour le personnel spécialisé, tout en garantissant l'exactitude, la cohérence et la rapidité de la transmission des données entre les deux secteurs. Fin 2024, la province avait enregistré 11 084 décès, et le taux d'enregistrement rapide des décès était passé de 55 % (avril) à 64 % (décembre).
Selon le chef du département de la Justice : suite aux programmes pilotes concluants menés à Hanoï et dans la province de Ha Nam, à compter du 10 juillet 2023, la province de Nghệ An, à l’instar du reste du pays, mettra en œuvre l’intégration électronique de deux groupes de procédures administratives : l’enregistrement des naissances, l’enregistrement du domicile permanent, la délivrance des cartes d’assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans, ainsi que l’enregistrement des décès, la radiation du domicile permanent, les allocations funéraires et l’aide aux frais funéraires, conformément à la résolution n° 97/NQ-CP du gouvernement en date du 8 juillet 2023.
Afin d'assurer une mise en œuvre synchronisée dans toute la province, le ministère de la Justice a créé plus de 1 000 comptes d'état civil électroniques pour les dirigeants et les fonctionnaires du Bureau des statistiques relevant des comités populaires au niveau communal ; a organisé de nombreuses formations en présentiel et en ligne pour les agents d'état civil de la province ; et s'est coordonné avec d'autres secteurs pour mettre en place des groupes de soutien à la mise en œuvre interconnectée des services de justice et d'état civil au niveau communal.
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Les services de justice des districts incitent et soutiennent régulièrement les autorités locales dans leurs efforts de sensibilisation aux avantages de la liaison des deux groupes de procédures administratives. Parallèlement, ils conseillent aux comités populaires des districts, des villes et des communes de veiller à la mise en place d'équipements et d'infrastructures techniques permettant le traitement électronique des procédures administratives, tels que des scanners, des dispositifs de signature numérique pour les actes de naissance électroniques et les extraits d'actes de décès électroniques, etc.
Dès le premier jour de sa mise en œuvre, la province de Nghệ An a reçu des demandes d'enregistrement intégré des actes de naissance, d'inscription au registre des résidents permanents et de délivrance de cartes d'assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans de la commune de Tan Huong, district de Tan Ky. Afin de marquer cette étape importante, l'équipe provinciale de soutien au projet 06, en coordination avec le groupe de travail du projet 06 du district de Tan Ky, a organisé une cérémonie pour présenter les résultats des procédures administratives intégrées au premier citoyen de la province de Nghệ An.
L'événement a eu un impact considérable sur les localités de toute la province. Par la suite, de nombreuses communes, quartiers et villes de la province ont mis en œuvre avec succès le système intégré des deux groupes de procédures administratives et ont organisé la première distribution des résultats aux citoyens de leurs zones.
Grâce à une action décisive et à une coordination efficace et rapide entre les secteurs de la justice, de la sécurité publique et de la sécurité sociale, après plus d'un an de mise en œuvre, le traitement intégré des deux groupes de procédures administratives est progressivement devenu systématique, avec 100 % des unités communales de la province l'appliquant de manière synchrone ; les procédures opérationnelles des fonctionnaires judiciaires (signature numérique, délivrance de copies électroniques d'actes de naissance, d'extraits d'actes de décès, etc.) sont fondamentalement efficaces et systématiques.
À la fin de 2024, la province avait reçu 95 279 demandes, conservant ainsi sa position parmi les provinces ayant traité le plus grand nombre de demandes dans le cadre de deux groupes de procédures administratives à l'échelle nationale.
Mme Bui Thi Thu Hien, spécialiste au sein du Département des affaires administratives et judiciaires (Département de la Justice de Nghệ An), a déclaré : « La mise en place de la liaison électronique de deux groupes de procédures administratives permet non seulement de réduire les temps et les coûts de déplacement pour les citoyens, mais aussi d’aider les organismes d’État à gérer plus efficacement les informations personnelles et résidentielles. Cela permet de remédier aux situations où des enfants ont été enregistrés à la naissance mais ne figurent pas encore au registre de la population ni ne reçoivent de carte d’assurance maladie, et où les personnes décédées ne sont pas radiées du registre de la population et ne perçoivent pas les prestations auxquelles elles ont droit. »
La mise en œuvre de ce modèle intégré a également permis de créer un lien entre les organismes compétents en matière de procédures administratives (service de l'état civil et de la justice de la commune, commissariat de police et caisse d'assurance sociale). Ceci contribue à simplifier les démarches et à améliorer la qualité du service rendu aux citoyens par les administrations publiques.