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Leçon 2 : Avantages des procédures administratives interconnectées

Groupe de journalistes juridiques • DNUM_BFZAEZCACF 09:07

Le département judiciaire de Nghe An a coordonné avec les départements concernés pour accélérer la numérisation des procédures administratives, en particulier dans des groupes importants tels que : l'enregistrement des naissances, la résidence permanente, la délivrance de cartes d'assurance maladie pour les enfants, l'enregistrement des décès, le règlement des frais funéraires... La connexion électronique réduit non seulement la paperasserie, mais aide également les gens à économiser du temps et des efforts lors du traitement des procédures essentielles.

15/04/2025

Nous sommes présents dans la commune de Ta Ca, district de Ky Son – une zone frontalière de plus de 6 km avec le Laos, qui compte 11 villages et 1 149 ménages de 5 groupes ethniques. Cette localité connaît également des conditions socio-économiques particulièrement difficiles, avec un taux de pauvreté de 36,9 % ; la connaissance et la connaissance de la loi par la population sont encore limitées.

Français En rencontrant M. Moong Van Nhuon, résidant dans le village de Na Vang, commune de Ta Ca, et son épouse, qui sont venus au guichet unique du Comité populaire de la commune de Ta Ca pour effectuer des démarches afin de confirmer les informations sur la résidence, il a déclaré : Depuis que l'État a mis en œuvre les procédures administratives via l'environnement électronique, les gens ont effectué les procédures de confirmation beaucoup plus facilement, sans avoir à passer beaucoup de temps à soumettre des documents et à attendre les résultats comme avant.

Mme Bui Thi Nga, responsable de l'état civil au Comité populaire de la commune de Ta Ca, a déclaré : « L'application des technologies numériques au Comité populaire de la commune a apporté des changements positifs significatifs. Les citoyens peuvent désormais accéder facilement aux services publics en ligne, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'énergie lors de leurs déplacements. Les administrations améliorent également l'efficacité de leur gestion, rendent l'information transparente et créent des conditions favorables au développement socio-économique. »

Toutefois, certaines limites restent à surmonter, notamment l'accès aux technologies de l'information, la qualité de la connexion internet et les capacités des fonctionnaires. Pour optimiser l'efficacité des outils numériques, il est nécessaire de continuer à investir dans les infrastructures, à former les ressources humaines et à garantir la sécurité de l'information.

Mme La Thi Hong Van, vice-présidente du comité populaire de la commune de Ta Ca, a déclaré : « Après une période de mise en œuvre, la localité a collecté, mis à jour, édité et synchronisé 100 % des résidents permanents dans le système de base de données national, en ajoutant l'identification des parents pour servir à la délivrance des cartes d'identité des citoyens, ainsi que des sujets relevant des politiques de sécurité sociale. »

Actuellement, la base de données nationale sur la population du ministère de la Sécurité publique est reliée au système à guichet unique, ce qui la rend très pratique à utiliser. En particulier, la coordination entre les services judiciaires, policiers et de sécurité sociale est bien mise en œuvre.

Après que l'officier de Justice - Etat Civil de la commune ait procédé à l'enregistrement de la naissance et délivré l'acte de naissance de l'enfant, il guidera simultanément le citoyen pour préparer un dossier d'enregistrement de résidence permanente avec les frais et l'envoyer à l'agence de police compétente.

Les bases de données des enfants sont également entièrement mises à jour dans le système ; les données de vaccination sont nettoyées, mises à jour, authentifiées et synchronisées avec la base de données nationale sur la population pour les participants à l'assurance sociale, à l'assurance maladie et à l'assurance chômage.

Par ailleurs, 100 % des dossiers citoyens reçus via le guichet unique ont été numérisés. La municipalité applique également rigoureusement la règle selon laquelle les particuliers et les entreprises ne sont pas tenus de fournir les documents et informations numérisés et disponibles dans la base de données nationale de la population, comme prescrit ; la réception et le traitement de 100 % des dossiers sont effectués en ligne, sans retard de réception et de traitement des dossiers, ni retard dans la réception et le traitement des démarches administratives des citoyens.

Dans la commune de Ta Ca, grâce à une mise en œuvre synchrone et drastique, en 2024, le guichet unique du Comité populaire de la commune a reçu 588 dossiers en ligne, dont 106 actes de naissance ; 22 actes de décès ; 39 actes de mariage ; 233 copies certifiées conformes et certificats de signature. Grâce à la mise en œuvre de la connexion électronique de deux groupes de procédures administratives (enregistrement des naissances et des décès), l'ensemble de la commune a reçu 70 ensembles de dossiers connectés.

Mme La Thi Hong Van a également déclaré que la localité avait affiché de manière complète et publique les procédures administratives conformément à la réglementation ; avait aménagé suffisamment de chaises d'attente, de tables d'écriture, d'ordinateurs avec connexion Internet pour les organisations et les particuliers venant effectuer des transactions et avait installé des caméras pour surveiller toute la zone de travail du Département à guichet unique du Comité populaire de la commune.

Selon M. Lau Ba Cho, chef du département de la Justice du Comité populaire du district de Ky Son, chargé de la mise en œuvre du projet 06, le département a régulièrement surveillé et supervisé la réception et le traitement des procédures administratives par les agents de l'état civil des communes et des villes sur le réseau électronique. Il a ainsi rapidement fourni des solutions pour orienter et guider les communes et les villes afin de garantir le respect des délais et des progrès prévus.

En 2024, le ministère de la Justice a conseillé au Comité populaire du district de Ky Son de diriger la mise en œuvre effective de l'exploitation de trois services publics essentiels. Parmi eux, l'enregistrement des naissances comptait 218 enregistrements ; l'enregistrement des mariages comptait 255 enregistrements ; l'enregistrement des décès comptait 39 enregistrements. L'interconnexion de deux groupes de procédures administratives a été mise en œuvre : l'enregistrement des naissances comptait 563 enregistrements ; l'enregistrement des décès comptait 67 enregistrements.

Auparavant, pour effectuer des démarches telles que l'enregistrement des naissances, les personnes devaient souvent se déplacer plusieurs fois entre les agences pour remplir les documents. Grâce au système d'interconnexion électronique, ce processus a été optimisé.

Une seule demande déposée auprès du comité populaire communal suffit pour que toutes les données soient mises à jour simultanément auprès des organismes compétents, tels que la police et la sécurité sociale. Pour les procédures d'enregistrement des décès et les démarches connexes, telles que l'annulation du titre de séjour permanent et le règlement des frais d'obsèques, le système interconnecté permet de réduire considérablement les délais de traitement.

Au lieu de devoir se déplacer auprès de plusieurs organismes, les personnes n'ont besoin de faire une déclaration qu'une seule fois, et les services de l'État se coordonnent automatiquement pour traiter les documents rapidement. Le processus de traitement des documents est numérisé, ce qui évite la perte de documents ou l'allongement des délais de traitement. Les organismes de gestion peuvent facilement consulter et vérifier les informations, réduisant ainsi les doublons et les erreurs de données.

Français En particulier, la récente mise en œuvre de la directive du Comité populaire de la province de Nghe An et du document d'orientation du ministère de la Justice sur la mise en œuvre du processus d'enregistrement du mariage et de confirmation en ligne de l'état matrimonial sous la juridiction du Comité populaire au niveau de la commune conformément à la décision n° 309/QD-BTP du 10 mars 2023 du ministère de la Justice. Les personnes qui doivent effectuer les procédures ci-dessus peuvent accéder au portail des services publics de Nghe An à l'adresse https://dichvucong.nghean.gov.vn.

Après s'être connecté, les utilisateurs sélectionnent l'organisme d'état civil compétent et soumettent leur demande en ligne en suivant les instructions. Par ailleurs, conformément au décret n° 07/2025/ND-CP (en vigueur depuis le 9 janvier 2025), lors de l'enregistrement d'un mariage, les citoyens n'ont pas besoin de fournir de certificat d'état civil. L'organisme d'état civil recherche automatiquement les informations dans le système pour traiter la demande.

La mise en œuvre de l'enregistrement des mariages en ligne et de la confirmation de l'état matrimonial à Nghe An marque une étape importante dans la réforme administrative, aidant les gens à économiser du temps et des efforts, tout en améliorant l'efficacité de la gestion de l'État dans le domaine de l'état civil.

Dans le district de Nam Dan, le travail de propagande visant à relier deux groupes de procédures administratives pour l'enregistrement du mariage et la délivrance du certificat d'état civil, l'authentification électronique et à guider les personnes à travers les étapes de soumission des demandes en ligne a été réalisé sous de nombreuses formes (système de sonorisation, tables, dépliants, affiches, réseaux sociaux, etc.).

Selon Mme Le Thi Phuong Thao, chef du département de la justice du comité populaire du district de Nam Dan : De nombreuses localités ont eu de bonnes pratiques telles que le lancement du mouvement « Jeunes pionniers de la transformation numérique », l'affectation de membres du syndicat en service au guichet unique au niveau du district et de la commune pour soutenir et guider les personnes dans la soumission des demandes en ligne ; l'affichage de codes QR au guichet unique à tous les niveaux afin que les personnes puissent facilement se connecter aux demandes en ligne...

En outre, le district a également demandé aux agents et fonctionnaires du secteur judiciaire de la région d'assurer la mise en œuvre à 100 % du service public en ligne lors du traitement des procédures administratives.

Outre la mise en place de la connectivité électronique pour les procédures administratives importantes, le partage des données sur les décès entre les secteurs de la justice et de la santé est également mis en œuvre dans les localités de la province de Nghe An. Cela permet d'économiser les ressources et les efforts du personnel spécialisé, tout en garantissant l'exactitude, la cohérence et la rapidité des données. Fin 2024, la province avait enregistré 11 084 décès, le taux d'enregistrement des décès dans les délais étant passé de 55 % (avril) à 64 % (décembre).

Le chef du ministère de la Justice a déclaré : Après un projet pilote réussi dans la ville de Hanoi et la province de Ha Nam, à partir du 10 juillet 2023, en collaboration avec l'ensemble du pays, Nghe An déploiera la connexion électronique de 2 groupes de procédures administratives liées à l'enregistrement des naissances, à la résidence permanente, à la délivrance de cartes d'assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans et à l'enregistrement des décès, à la suppression de l'enregistrement de résidence permanente, à l'allocation funéraire et à l'aide aux frais funéraires conformément à la résolution n° 97/NQ-CP du 8 juillet 2023 du gouvernement.

Pour se déployer de manière synchrone dans toute la province, le Ministère de la Justice a créé plus de 1 000 comptes électroniques d'état civil pour les dirigeants et les fonctionnaires du Bureau - Statistiques des Comités Populaires au niveau des communes ; organisé de nombreux cours de formation directe et en ligne pour les fonctionnaires travaillant dans l'état civil dans la province ; coordonné avec les secteurs pour établir des groupes de soutien pour mettre en œuvre la connexion pour les fonctionnaires de la Justice - État Civil au niveau des communes.

Les services de justice des districts encouragent et soutiennent régulièrement les citoyens à renforcer leur travail de propagande sur la facilité de connexion des deux groupes de procédures administratives. Parallèlement, ils conseillent aux comités populaires des districts, des villes et des bourgs de mettre en place des équipements et des infrastructures techniques pour faciliter le traitement des procédures administratives dans un environnement électronique, tels que des scanners, des dispositifs de signature numérique pour les copies électroniques des actes de naissance et des extraits d'actes de décès, etc.

Le premier jour de mise en œuvre, la province de Nghe An a reçu des demandes interconnectées d'enregistrement des naissances, d'enregistrement de résidence permanente et de délivrance de cartes d'assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans de la commune de Tan Huong, district de Tan Ky. Pour marquer cette étape importante, l'équipe provinciale de soutien du Projet 06 s'est coordonnée avec le groupe de travail du Projet 06 du district de Tan Ky pour organiser une cérémonie de présentation des résultats des procédures administratives interconnectées au premier citoyen de la province de Nghe An.

L'événement s'est largement répandu dans toute la province. Par la suite, de nombreuses communes, quartiers et villes de la province ont également mis en œuvre avec succès la connexion de deux groupes de procédures administratives et organisé la présentation des résultats aux premiers citoyens de la région.

Avec la participation drastique, la coordination fluide et urgente entre les secteurs : Justice, Police, Assurance Sociale, après plus d'un an de mise en œuvre, la mise en œuvre de la connexion de 2 groupes de procédures administratives est progressivement devenue une routine, 100% des unités communales de la province ont été mises en œuvre de manière synchrone ; les opérations professionnelles des fonctionnaires judiciaires (signature numérique, délivrance de copies électroniques d'actes de naissance, d'extraits d'actes de décès...) sont fondamentalement compétentes et méthodiques.

À la fin de 2024, l'ensemble de la province avait reçu 95 279 demandes, continuant à maintenir sa position comme l'une des provinces ayant le plus grand nombre de demandes de connexion de deux groupes de procédures administratives au pays.

Mme Bui Thi Thu Hien, spécialiste du Département de la justice administrative (Département de la justice de Nghe An), a déclaré : La mise en œuvre de la connexion électronique de deux groupes de procédures administratives permet non seulement de réduire le temps et les frais de déplacement des personnes, mais aide également les agences de l'État à gérer plus étroitement les informations personnelles et la résidence des personnes, en surmontant la situation des enfants qui ont enregistré leur naissance mais n'ont pas été inscrits au registre des ménages ou n'ont pas reçu de carte d'assurance maladie, et les défunts ne sont pas radiés du registre des ménages et ne peuvent pas bénéficier du régime conformément à la réglementation.

La mise en œuvre de ce modèle interconnecté a également permis de créer un lien entre les organismes compétents en matière de procédures administratives (Service de justice communale, Service d'état civil, Police communale et de quartier, et Caisse d'assurance sociale). Ce faisant, elle a contribué à simplifier les procédures et à améliorer la qualité des services rendus aux administrés par les services administratifs de l'État.