Làm sao giảm những cuộc họp
 'vô thưởng vô phạt'?

Những ngày qua, dư luận quan tâm đến ý kiến của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch - đầu tư Nguyễn Chí Dũng: “Khó nhất của bộ trưởng không phải là công việc chuyên môn mà là phân công thứ trưởng đi họp. Bộ nhận được thư mời tham gia họp bình quân mỗi tuần là 30 cuộc”.

GS.TS Nguyễn Viết Tiến (thứ trưởng Bộ Y tế): 20% các cuộc họp 
ít quan trọng

Ông Nguyễn Viết Tiến - Ảnh: LAN ANH

Hầu như ngày nào tôi cũng phải họp. Có những cuộc họp nội dung ban đầu khá quan trọng, nhưng họp xong thấy cũng bình thường, không đến mức phải tổ chức cuộc họp. Tuy nhiên, đôi khi phải họp để thảo luận, mổ xẻ vấn đề mới kết luận được nội dung.

Tôi cho là có khoảng 20% cuộc họp mà tôi tham gia là ít quan trọng. Do đó, để giảm họp hành, ban tổ chức ở các bộ ngành, địa phương cần đầu tư thời gian, công sức từ khâu chuẩn bị tài liệu, hình thức họp, nội dung họp sao cho mang lại hiệu quả cao nhất. Ví dụ nên tổ chức họp một buổi khi mà cùng thành phần tham dự để giảm thời gian đi lại, tổ chức.

Để làm được như vậy đòi hỏi bộ phận giúp việc, tham mưu phải tốt hơn, phối hợp nhuần nhuyễn hơn. Nếu không thì các cấp lãnh đạo, không chỉ lãnh đạo bộ ngành mà cả lãnh đạo Chính phủ sẽ mất nhiều thời gian cho họp hành.

TS Hoàng Ngọc Vinh (vụ trưởng Vụ Giáo dục chuyên nghiệp Bộ GD-ĐT): “Ngợp” vì họp

Ông Hoàng Ngọc Vinh - Ảnh: NGỌC HÀ

Lâu nay chúng ta vẫn phải “sống chung” với tình trạng họp hành quá nhiều. Đó là chuyện phổ biến ở nhiều nơi. Thực tế ở các nước họ cũng họp rất nhiều.

Suy cho cùng, họp hành trong nhiều trường hợp là cần thiết. Không thể trì hoãn họp hành nếu cấp trên cần chỉ đạo một vấn đề cấp bách, hoặc khi rất cần tham khảo ý kiến chuyên gia để đi đến quyết định quan trọng. Song vấn đề là làm sao họp cho hiệu quả.

Ở nước ta, số lượng cuộc họp không phải lúc nào cũng đi liền với chất lượng. Nhiều cuộc họp “vô thưởng vô phạt”, chất lượng chuẩn bị văn bản yếu, mất thời gian “bàn ra bàn vào” mà không có ý nghĩa nhiều cho công tác chỉ đạo, điều hành sau đó. Có khi họp mãi, trao đổi thảo luận vài lần, nhưng rốt cuộc có khi lại gần như lần đầu.

Bản thân tôi đôi khi cũng “ngợp” vì họp với các đơn vị bên ngoài. Nhiều lần tôi đã từ chối dự họp mà thấy mình không có am hiểu sâu về lĩnh vực được mời. Nhưng cũng có trường hợp đơn vị tổ chức họp muốn hoành tráng cứ phải mời đại biểu “có hàm, có vị” có mặt, phát biểu dăm câu ba điều làm khổ cả chủ và khách.

Muốn họp hiệu quả phải xác định rõ được mục tiêu, nội dung chính, tính chất của cuộc họp, từ đó xác định yêu cầu đúng cho đối tượng dự họp. Đừng câu nệ “hàm, vị” của người dự họp để cố làm cho một cuộc họp trở nên trang trọng mà bất cần chất lượng, hiệu quả cuộc họp đó đến đâu.

Theo tôi, với điều kiện công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, nên đẩy mạnh hình thức họp trực tuyến, đỡ tốn kém chi phí đi lại, đỡ tốn thời gian. Trên hết, công tác tổ chức họp cũng phải chuyên nghiệp hơn để cuộc họp đạt hiệu quả.

Tôi biết có những vị lãnh đạo khi được mời họp là cấp dưới túi bụi chuẩn bị bởi nhiều vấn đề không phải cứ lãnh đạo là nắm được vì nó thuộc chuyên môn sâu của những người trực tiếp làm.

Hiện tại vẫn phổ biến tình trạng phải chờ đến dự họp mới được phát tài liệu, trong khi đáng lẽ tài liệu đó nên được chuyển từ trước để đại biểu có thời gian nghiên cứu, tập hợp, đóng góp ý kiến thật sự chất lượng.

Ông Nguyễn Trọng Thừa (thứ trưởng Bộ Nội vụ): Nên tăng cường 
trao đổi qua email

Ông Nguyễn Trọng Thừa - Ảnh: moha.gov.vn

Đúng là tình trạng cán bộ, lãnh đạo đi họp hành nhiều quá. Có những tuần do quá nhiều cuộc họp mà Bộ Nội vụ không cử được lãnh đạo bộ đi họp, vì Bộ Nội vụ chỉ có 5 thứ trưởng. Có những cuộc họp phải thứ trưởng đi, có những cuộc họp phải bộ trưởng đi, nếu thứ trưởng đi thay thì bị khiển trách.

Nói về chất lượng cuộc họp, thực tế có nhiều cuộc họp không đạt chất lượng cao vì ông A được cử đi họp thay cho ông B khi ông B đi công tác. Vì đi thay, không phải lĩnh vực mình phụ trách nên không thể nắm sâu được. Nhưng do bận công việc họp hành xử lý nhiều vụ việc nên khi đi họp về ông A lại không trao đổi nên buổi sau ông B đi họp lại có ý kiến khác. Có tình trạng khi họp thống nhất rồi nhưng khi làm văn bản thì nội dung lại khác, thay đổi so với kết luận cuộc họp. Nên đôi khi lại phải tổ chức thêm những cuộc họp nữa.

Để khắc phục tình trạng trên, chúng ta đã thực hiện Chính phủ điện tử, cần phải giảm tối đa các cuộc họp vì công nghệ đã phát triển, cho phép họp trực tuyến, trao đổi công việc qua email, điện thoại...

Một vụ trưởng không nêu tên: Họp tối mắt tối mũi!

Đúng là họp hành rất nhiều, như cán bộ cấp phòng bình quân mỗi tuần tham dự 5-7 cuộc họp, nghĩa là cứ một ngày một cuộc, còn cá biệt thì nhiều hơn vì có hôm họp từ 7g30 sáng đến 6g tối. Họp tối mắt tối mũi.

Có người thường nói vui với nhau là sinh ra chỉ để đi họp, họp mới tạo ra GDP, tức là có họp mới tạo ra giá trị chứ không cần phải làm!

Tôi nghĩ có một số nguyên nhân. Thứ nhất là quy định giữa các ngành còn chồng chéo, chưa rõ ràng nên phải có các cuộc họp để kết nối các chuyên ngành này mới được. Cái này phải họp là đúng.

Thứ hai là cơ chế phân cấp chưa rõ ràng. Hầu hết các sự việc phát sinh của các cấp lãnh đạo, các cấp lãnh đạo đều muốn nắm bắt, muốn nghe, muốn chỉ đạo, nhưng thực ra có những việc không cần thiết như vậy mà cấp thấp hơn chỉ đạo được rồi.

Do đó, hệ quả của việc này là họp ở cấp chi cục thì lãnh đạo cấp chi cục chỉ đạo thế này là đúng, nhưng ngày mai lên cục, thậm chí lên bộ lại chỉ đạo khác. Chỉ khổ cấp thừa hành thôi và như thế cứ họp mãi mà không giải quyết được vấn đề gì.

Thứ ba, có tình trạng một số lãnh đạo sợ trách nhiệm và chuyên môn không sâu. Chính vì vậy, suốt ngày họp để nghe càng nhiều ý kiến càng tốt. Có những vấn đề đã rất rõ ràng, căn cứ pháp lý đã rõ nhưng vẫn phải họp để nghe ý kiến thảo luận tới, thảo luận lui cho chắc. Hoặc có vấn đề rất nhỏ nhưng cũng vẫn họp.

Thứ tư là nhiều cuộc họp buộc phải tổ chức để báo cáo lãnh đạo. Vì văn bản trình lên họ không có thời gian để đọc nên có cách hay nhất là họp để các vụ, cục cho ý kiến và ngày này tháng kia thì họp. Không cần biết là vấn đề lớn hay nhỏ nhưng cách làm phổ biến hiện nay, gần như là thói quen phải họp.

Thứ năm là nhiều cán bộ, công chức của ta thiếu kinh nghiệm thực tiễn, không thành thạo chính sách, quy định nên nhiều khi tham mưu không chuẩn. Chất lượng hành chính công vụ của VN hiện thiếu công chức giỏi nên có nhiều chính sách ra đời từ phòng lạnh là thế.

Nói tóm lại là thời gian, công sức để họp rất nhiều nhưng hiệu quả quản lý không cao. Việc Thủ tướng yêu cầu tổ công tác đi kiểm tra việc thực hiện chỉ đạo, kết luận của Thủ tướng, của Chính phủ là rất đúng đắn, nhằm ngăn việc giao nhiệm vụ mà chậm hoàn thành, họp hành mãi cũng không kết luận được vấn đề.

Giải pháp khắc phục họp hành nhiều của cán bộ công chức nhà nước là phải có cơ quan giám sát - đó là Bộ Tư pháp để loại bỏ tất cả các quy định liên ngành chồng chéo.

Bên cạnh đó, cần phân cấp giải quyết cho rõ ràng để ngăn chặn việc cấp trên can thiệp quá sâu vào việc của cấp dưới mà làm loạn kỷ cương hành chính. Phân cấp phải đồng thời với việc chịu trách nhiệm luôn thì chất lượng công vụ mới đảm bảo, đồng thời giảm họp hành.

Ngoài ra, lãnh đạo, cán bộ công chức đừng nghe báo cáo nữa vì báo cáo bao giờ cũng hay mà cứ báo cáo là họp. Cấp trên phải bớt họp hành để dành thời gian đi thực tế, đối thoại, lắng nghe ý kiến của người dân, đánh giá xem chính sách ban hành có đúng, có trúng, có mang lợi ích cho xã hội, cho người dân, doanh nghiệp hay không.

Thế nên, cứ họp hành mãi mà người dân vẫn nói nhiều chính sách ở trên trời, hay người làm chính sách mắc bệnh chân vuông, nghĩa là chỉ ngồi bàn giấy để làm chính sách.

Phải cải tiến nội dung và hình thức họp để sao cho hiệu quả thật sự. Ban tổ chức cần gửi văn bản qua thư điện tử trước ít nhất 3-5 ngày để người tham dự đọc, nghiên cứu trước khi dự họp, như vậy họp mới tiết kiệm thời gian, họp mới hiệu quả.

Theo Tuổi trẻ