Секретариат Центрального комитета издал положения об управлении кадровой документацией.

Постановление № 211-QD/TW было издано для четкого определения принципов, составляющих досье, полномочий, обязанностей и процедур создания, управления, обновления, хранения, использования и обработки личных дел должностных лиц, государственных служащих, работников государственного сектора и лиц, работающих в политической системе.

Соответственно, ведение кадровой документации должно соответствовать положениям партии и законам государства. Каждый сотрудник должен иметь полное и понятное личное дело. При первом поступлении сотрудника на работу в ведомство или подразделение, это ведомство или подразделение несет ответственность за создание первоначального личного дела для этого сотрудника, обеспечивая наличие у каждого сотрудника только одного личного дела, используемого во всей политической системе.

Личные дела сотрудников должны составляться, обновляться и дополняться в полном объеме, точно и своевременно; управляться и использоваться единообразно в соответствии с правилами; с четким распределением полномочий, ответственности, сроков и ожидаемых результатов, обеспечивая эффективную поддержку кадровой работы и управления персоналом.

В случае утери, повреждения личных дел или утраты или неточности электронных данных, восстановление личных дел должно осуществляться под непосредственным надзором руководителя учреждения или подразделения, уполномоченного управлять персоналом. Все восстанавливаемые документы и данные должны быть полностью и четко проверены компетентным органом в соответствии с положениями Партии и законодательством государства.

Кадровые дела включают как бумажные, так и электронные файлы, имеющие одинаковую юридическую силу. Управление бумажными и электронными кадровыми документами будет интегрировано в соответствии с планом действий, с конечной целью полной замены их электронными документами после создания необходимых условий, технологий и инфраструктуры.

Электронные личные дела сотрудников должны быть оцифрованы в соответствии с единым стандартом данных, храниться в защищенной и конфиденциальной системе, с правами доступа, предоставляемыми в соответствии с полномочиями; и быть взаимосвязаны с базами данных, обслуживающими управление персоналом, в соответствии с установленными требованиями. Использование электронных и бумажных личных дел сотрудников должно соответствовать нормативным требованиям и обеспечивать выполнение требований управления и администрирования персонала.

Личные дела и данные сотрудников должны быть защищены в соответствии с положениями о защите государственной тайны, внутренней политической безопасности, информационной безопасности сетей, а также о хранении и управлении данными; несанкционированный доступ, использование, копирование, предоставление, распространение, изменение, фальсификация или уничтожение файлов и данных, а также их неправомерное использование строго запрещены.

Электронные документы, входящие в состав личных дел сотрудников, должны представлять собой оцифрованные версии действующих бумажных документов или электронные документы в соответствии с установленными требованиями; при этом должны быть четко указаны источник, время обновления, лицо, обновившее документ, и его правовой статус.

Согласно Постановлению № 211-QĐ/TW, основные компоненты личного дела включают: книгу учета персонала; краткое изложение личного дела; личное описание; дополнительную форму личного описания; решения по персоналу; отчеты о самооценке, обзоры, оценки и классификации персонала; декларации об активах и доходах для лиц, обязанных делать такие декларации; выводы по результатам проверок, надзоров, аудитов и расследований, касающихся персонала; и другие документы в соответствии с установленными требованиями.

Кроме того, Постановление № 211-QD/TW четко определяет порядок ведения кадровой документации и электронных кадровых документов. Постановление также четко определяет полномочия и обязанности по созданию и ведению кадровой документации, а также обязанности должностных лиц по ее предоставлению.