Сократите продолжительность совещаний, руководители завершают сессии не более чем за 50 минут: эпоха, когда все «ждёт совещания», подходит к концу.

Недавно член Постоянного комитета Чан Кам Ту подписал и издал заключение Секретариата о корректировке методов работы и повышении эффективности политической системы, которое включает в себя требование сократить продолжительность ежегодных заседаний на 10%, а также установить, что заключительные замечания лидеров не должны превышать 50 минут.

Это важная директива, направленная на решение давней «проблемы»: чрезмерного количества совещаний, которые часто носят формальный характер, отнимают много времени и ресурсов, но при этом неэффективны и даже контрпродуктивны.

Когда совещания становятся обузой

Нетрудно заметить, что в современной практике управления и администрирования во многих ведомствах и подразделениях «совещания» стали практически постоянной деятельностью, занимая значительную часть рабочего времени должностных лиц и сотрудников. Иногда график совещаний расписан с утра до вечера, с начала до конца недели. Некоторые совещания длятся много часов, но их содержание повторяется, выводы расплывчаты, а после совещания обязанности, задачи и сроки их выполнения остаются неясными.

Что еще более важно, многие совещания организуются по принципу «чем больше, тем лучше», созывая всех руководителей подразделений независимо от того, насколько актуально содержание. На некоторых совещаниях присутствует гораздо больше людей, чем тех, кто непосредственно отвечает за выполнение работы. На некоторых совещаниях руководители сидят и слушают дословное зачитывание отчетов из заранее подготовленных документов, при этом очень мало времени отводится на обсуждение, дебаты и предложение решений.

Подобные совещания не только тратят время — самый ценный ресурс административного аппарата, — но и снижают мотивацию к работе, подавляя инициативность и творческий потенциал чиновников. Когда все вопросы решаются «на совещании», «в ожидании совещания» или «в ожидании результатов совещания», индивидуальная ответственность размывается, административная дисциплина ослабевает, а эффективность работы вряд ли повысится.

Проблема формальных и неэффективных совещаний не нова. На протяжении многих лет партия и государство неоднократно подчеркивали необходимость реформирования стилей и методов работы, сокращения количества совещаний и увеличения объема содержательной работы. Однако во многих местах сохраняется ситуация, когда «много говорят, но мало делают» и «много проводят совещаний, но мало принимают решений».

Последствия такой ситуации выходят за рамки пустой траты времени и бюджета; она также негативно влияет на качество управления и доверие общественности. Когда граждане и предприятия видят бюрократию, которая «занята совещаниями», но медленно выполняет работу, с затянутыми процедурами и нечетко определенными обязанностями, доверие к эффективности и результативности политической системы неизбежно подрывается.

В частности, в условиях жестких требований к административной реформе, цифровой трансформации и оптимизации аппарата, стиль работы, в значительной степени ориентированный на совещания, формальности и лишенный целенаправленности, становится все более устаревшим и неприемлемым.

Важный посыл о реформировании методов работы.

Таким образом, заключение Секретариата, подписанное и опубликованное Постоянным комитетом Секретариата, можно рассматривать как ясное, решительное и своевременное политическое послание. В заключении подчеркивается необходимость корректировки методов работы в сторону практичности и эффективности, с соблюдением индивидуальной ответственности; а также полного преодоления ситуации с формальными, затяжными и ненужными заседаниями.

Главный принцип, изложенный в заключении, заключается в том, что совещаний должно быть меньше, но более качественными; содержание должно быть кратким, ясным, целенаправленным и приоритетным; а нужные люди должны быть вовлечены в выполнение нужных задач. Следует избегать ненужных совещаний; вопросы, которые уже ясны, регламентированы или задокументированы, не следует обсуждать на совещаниях с целью повторного прочтения или пересказывания информации.

Примечательно, что в заключении четко указано, что присутствие всех руководителей на совещаниях не всегда является обязательным. Участников следует отбирать исходя из их конкретных функций, обязанностей, полномочий и ответственности, избегая ситуаций, когда люди просто присутствуют для того, чтобы заполнить собой ряды или почувствовать себя в безопасности, но при этом никто не берет на себя полную ответственность.

Реформирование методов работы — это не просто изменение способа организации совещаний, а изменение управленческого и оперативного мышления; переход от акцента на процедурах и формальностях к акценту на конкретных результатах и ​​продуктах. Каждый сотрудник, особенно занимающий руководящие должности, должен уделять время содержательной работе, решению проблем и преодолению трудностей, вместо того чтобы увязнуть в долгих и неэффективных совещаниях.

Эти директивы показывают, что исправление процедур проведения собраний — это не просто «административно-технический вопрос», а важнейший аспект партийного строительства и построения социалистического правового государства, тесно связанный с необходимостью укрепления лидерских и управленческих способностей партии.

Обязанности лидера

Проблема заключается не в отсутствии политики, а в том, как обеспечить серьезное, синхронное и эффективное выполнение требований, изложенных в выводах Секретариата, на всех уровнях и во всех секторах. Для достижения этой цели необходимо в первую очередь подчеркнуть роль и ответственность руководителей. Если руководители продолжат придерживаться привычки «проводить встречи только для уверенности» или «проводить встречи лишь в необходимом объеме», подчиненным будет очень трудно измениться.

Кроме того, сокращение количества совещаний и повышение их качества должны быть связаны с оценкой эффективности, административной дисциплиной и порядком. Совещание считается эффективным только тогда, когда оно имеет четкие выводы, конкретное распределение обязанностей, сроки выполнения и механизмы мониторинга и контроля за выполнением после совещания.

Необходимо также содействовать внедрению информационных технологий и цифровой трансформации, чтобы заменить ненужные совещания гибкими, быстрыми и экономически эффективными формами обмена информацией и консультаций.

Можно сказать, что реформирование методов работы, включая сокращение количества формальных совещаний, является решающей проверкой приверженности политической системы реформам. При правильном подходе это станет прорывом, способствующим повышению эффективности и результативности государственного управления, созданию более профессиональной, дисциплинированной и ответственной рабочей среды.

Выводы Секретариата четко указывают направление. Остается вопрос, действительно ли каждый партийный комитет, каждое ведомство, каждый кадр и член партии изменят свое мировоззрение и действия. Потому что только когда заседания перестанут быть обузой или простой формальностью, у системы появится больше времени и интеллектуальных ресурсов для решения практических проблем страны и ее народа.