Tại sao đất nước phát triển như Nhật Bản lại gắn bó với máy fax, đĩa mềm và con dấu mực?

Nhắc đến Tokyo, nhiều người thường liên tưởng ngay đến những tòa nhà chọc trời rực sáng ánh đèn, hệ thống tàu cao tốc trứ danh hay bối cảnh của các bộ phim kinh điển như Akira và Ghost in the Shell, nơi một Nhật Bản tương lai hiện lên cùng robot thông minh và hình ảnh ba chiều.

Thế nhưng, ngoài viễn cảnh công nghệ hào nhoáng ấy, Nhật Bản vẫn duy trì một diện mạo khác, chậm nhịp và rất đời thường. Đó là sự tồn tại dai dẳng của máy fax, đĩa mềm và con dấu mực cá nhân, những công cụ tưởng chừng đã biến mất từ lâu ở hầu hết các quốc gia phát triển.

Với người dân, sự “lạc nhịp số” này không chỉ gây phiền toái mà đôi khi còn khiến họ bức bối trước hệ thống quan liêu rườm rà. Một thành viên trong cộng đồng người nước ngoài tại Nhật thậm chí ví von: “Các ngân hàng Nhật chẳng khác nào cánh cổng địa ngục”, trong khi một người khác mỉa mai: “Có lẽ gửi fax sẽ giúp ích”.

Vấn đề bộc lộ rõ nhất trong đại dịch Covid-19, khi chính phủ Nhật Bản lúng túng đối phó với khủng hoảng toàn quốc bằng những công cụ kỹ thuật số vụng về, từ đó làm lộ ra khoảng cách lớn giữa tiềm năng kinh tế và năng lực công nghệ.

Những năm gần đây, chính phủ đã nỗ lực rút ngắn khoảng cách này, bao gồm việc thành lập Cơ quan Kỹ thuật số và khởi động hàng loạt sáng kiến hiện đại hóa. Tuy nhiên, Nhật Bản đã bỏ lỡ nhiều cơ hội, 36 năm kể từ khi mạng Internet ra đời và hơn nửa thế kỷ sau khi email đầu tiên được gửi đi, quốc gia công nghệ hàng đầu châu Á vẫn loay hoay trong cuộc đua số.

Giờ đây, khi đất nước nỗ lực bứt tốc để bắt kịp thế giới, câu hỏi đặt ra không chỉ là tại sao họ chậm chân đến vậy, mà còn là liệu Nhật Bản có thể xoay chuyển tình thế kịp thời.

Nhật Bản đã rơi vào tình trạng này như thế nào?

Nhật Bản không phải lúc nào cũng gắn liền với hình ảnh chậm chân trong chuyển đổi số. Trái lại, trong thập niên 1970 và 1980, đất nước này từng là biểu tượng công nghệ khiến cả thế giới phải ngưỡng mộ. Những tập đoàn như Sony, Toyota, Panasonic hay Nintendo đã trở thành cái tên quen thuộc toàn cầu, mang đến những sản phẩm mang tính biểu tượng như máy nghe nhạc Walkman hay những trò chơi huyền thoại Donkey Kong và Mario Bros.

Thế nhưng, bước ngoặt xảy ra từ đầu thế kỷ 21, khi máy tính cá nhân và Internet dần định hình nên một nền kinh tế mới dựa trên phần mềm và dịch vụ số. Trong khi thế giới dịch chuyển mạnh mẽ, Nhật Bản - vốn có thế mạnh vượt trội về phần cứng lại tỏ ra chậm thích ứng với cuộc chơi phần mềm.

“Nhật Bản tụt lại phía sau vì quá tập trung vào phần cứng, nhưng lại thiếu chiến lược với phần mềm và dịch vụ”, Daisuke Kawai, Giám đốc Chương trình đổi mới chính sách và an ninh kinh tế tại Đại học Tokyo nhận định.

Nguyên nhân của sự tụt hậu này không chỉ nằm ở tư duy công nghiệp, mà còn đến từ những yếu tố sâu xa hơn. Nhật Bản đã không đầu tư đủ vào hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông trong giai đoạn then chốt. Khi ngành điện tử dần suy giảm, nhiều kỹ sư tài năng rời bỏ đất nước để gia nhập các công ty nước ngoài, khiến lực lượng lao động công nghệ trong nước ngày càng mỏng.

Chính phủ, vốn có trình độ công nghệ thông tin hạn chế, lại càng khó khăn trong việc hiện đại hóa. Các bộ ngành áp dụng những chiến lược CNTT rời rạc, thiếu sự phối hợp tổng thể. Hệ quả là nhiều dịch vụ công vẫn phụ thuộc nặng nề vào giấy tờ truyền thống và con dấu cá nhân “hanko” - biểu tượng của một thời, nhưng giờ trở thành rào cản trong kỷ nguyên số.

Ngoài công nghệ, văn hóa cũng là rào cản

Bên cạnh yếu tố công nghệ và chính sách, Nhật Bản còn phải đối mặt với một trở ngại mang tính xã hội - văn hóa. Theo ông Daisuke Kawai, nhiều công ty Nhật Bản vẫn bị chi phối bởi văn hóa “ngại rủi ro”, hệ thống phân cấp dựa trên thâm niên và quy trình ra quyết định chậm chạp, vốn phụ thuộc vào sự đồng thuận tập thể. Những đặc trưng này khiến đổi mới trở nên khó khăn và trì trệ.

Thêm vào đó, Nhật Bản đang già hóa nhanh chóng. Tỷ lệ người cao tuổi vượt xa thế hệ trẻ không chỉ tạo áp lực lên hệ thống phúc lợi, mà còn định hình thái độ đối với công nghệ. Người cao tuổi thường dè dặt trước những giải pháp số, lo ngại gian lận trực tuyến và vẫn ưa chuộng các phương thức truyền thống như con dấu cá nhân hanko. “Chính vì vậy, nhu cầu và áp lực thúc đẩy các dịch vụ kỹ thuật số ở Nhật Bản tương đối thấp”, Kawai nhận định.

Sự thờ ơ này không chỉ xuất hiện ở người dân mà còn lan sang cả doanh nghiệp. Jonathan Coopersmith, Giáo sư danh dự ngành lịch sử tại Đại học Texas A&M, chỉ ra rằng nhiều doanh nghiệp nhỏ và cá nhân không thấy lý do để từ bỏ máy fax - thiết bị đã ăn sâu trong văn hóa công sở Nhật. “Tại sao phải mua máy tính mới đắt tiền và mất công học cách dùng, khi máy fax vẫn hoạt động tốt và mọi người đều sử dụng nó?”, ông đặt câu hỏi.

Ngay cả các tập đoàn lớn, ngân hàng hay bệnh viện cũng e ngại thay đổi vì lo ngại gián đoạn dịch vụ. Với tổ chức càng lớn, việc thay đổi càng khó, đặc biệt là trong lĩnh vực phần mềm. Chưa kể, số hóa còn kéo theo thách thức pháp lý, mỗi công nghệ mới đều cần khung luật mới, từ xe điện đến trí tuệ nhân tạo.

Coopersmith ước tính, để số hóa toàn diện, Nhật Bản sẽ phải điều chỉnh hàng ngàn quy định, một nhiệm vụ mà các nhà lập pháp vốn không mấy mặn mà, bởi “số hóa hiếm khi mang lại lợi thế trong các cuộc bầu cử”.

Giáo sư Coopersmith kết luận bằng một câu hỏi chua chát: “Tại sao tôi phải bước vào thế giới số, nếu tôi thực sự không cần?”

Đẩy mạnh số hóa bởi đại dịch Covid-19

Trong nhiều thập kỷ, Nhật Bản vẫn loay hoay giữa hai thế giới đối lập. Một mặt, đất nước này nổi tiếng với những tiến bộ vượt bậc trong robot, hàng không vũ trụ và đời sống thường nhật khiến du khách quốc tế ngưỡng mộ, từ hệ thống tàu siêu tốc dày đặc, phương tiện công cộng đúng giờ, đến những cửa hàng tiện lợi và máy bán hàng tự động xuất hiện khắp nơi. Mặt khác, Nhật Bản lại gắn chặt với công nghệ cũ kỹ, tạo nên một nghịch lý khó lý giải trong thời đại số.

Sự lạc hậu ấy đôi khi lộ ra theo cách gây tranh cãi. Năm 2018, Bộ trưởng An ninh mạng Nhật Bản từng khiến dư luận phẫn nộ khi thừa nhận chưa bao giờ sử dụng máy tính cá nhân, trước khi phải rút lại phát biểu. Chỉ một năm sau, dịch vụ nhắn tin bằng máy nhắn tin, vốn lỗi thời hàng chục năm mới chính thức bị khai tử tại Nhật.

Hệ quả của việc duy trì công nghệ cũ không chỉ là vấn đề hình ảnh, mà còn góp phần kéo dài tình trạng quan liêu. Ngay cả các thủ tục cơ bản như mở tài khoản ngân hàng hay đăng ký nhà ở vẫn đòi hỏi con dấu hanko thủ công, cùng nhiều loại giấy tờ buộc người dân phải trực tiếp đến cơ quan địa phương.

Đại dịch Covid-19 đã phơi bày rõ rệt những lỗ hổng này. Khi nhu cầu xử lý thông tin tăng vọt, các chính quyền trung ương và địa phương nhanh chóng quá tải vì thiếu công cụ số hóa. Phải đến tháng 5/2020, nhiều tháng sau khi dịch bùng phát toàn cầu thì Bộ Y tế Nhật Bản mới ra mắt cổng thông tin trực tuyến cho bệnh viện báo cáo ca nhiễm, thay thế máy fax viết tay, điện thoại và email thủ công.

Ngay cả vậy, trục trặc vẫn xảy ra, ứng dụng truy vết tiếp xúc gặp lỗi suốt nhiều tháng, khiến hàng nghìn người không nhận được cảnh báo. Làm việc và học tập từ xa trở thành thách thức, khi nhiều nhân viên văn phòng chưa từng sử dụng Zoom hay công cụ chia sẻ tệp.

Một sự cố hy hữu vào năm 2022 đã trở thành ví dụ điển hình cho sự tụt hậu công nghệ. Một thị trấn vô tình chuyển toàn bộ 46,3 triệu yên tiền cứu trợ Covid vào tài khoản cá nhân chỉ vì nhầm lẫn khi xử lý dữ liệu bằng đĩa mềm và giấy tờ thủ công. Khi lỗi được phát hiện, số tiền đã bị người nhận đem đánh bạc gần hết. Với thế hệ trẻ, đĩa mềm chỉ là “cổ vật” lưu trữ 1,44 MB dữ liệu, ít hơn cả một bức ảnh trên iPhone.

Những thất bại ấy buộc Nhật Bản phải hành động. Năm 2021, chính phủ thành lập Digital Agency - một cơ quan mới với sứ mệnh đưa đất nước bước vào kỷ nguyên số. Bộ trưởng phụ trách khi đó, Takuya Hirai, thẳng thắn gọi phản ứng đại dịch là một “thất bại về mặt số”, coi đây là lời cảnh tỉnh cần thiết.

Từ khi ra đời, Digital Agency đã triển khai nhiều sáng kiến như phát hành thẻ an sinh xã hội thông minh, thúc đẩy ứng dụng điện toán đám mây trong cơ quan nhà nước và khởi động chiến dịch loại bỏ hoàn toàn đĩa mềm. Tháng 7/2023, cơ quan này tuyên bố đã “chiến thắng trong cuộc chiến chống đĩa mềm” sau khi loại bỏ hơn 1.000 quy định buộc phải sử dụng loại vật lưu trữ lỗi thời này trong hệ thống chính phủ.

Tuy vậy, con đường hiện đại hóa không hề dễ dàng. Có thời điểm, chính phủ còn khiến dư luận bật cười khi kêu gọi người dân góp ý về chiến lược siêu vũ trụ thông qua một bảng tính Excel tải về và gửi lại qua email. Sự vụ này gây bão trên mạng xã hội, buộc Bộ trưởng Kỹ thuật số Taro Kono phải lên tiếng trên Twitter, hứa rằng từ nay mọi góp ý sẽ được tiếp nhận qua biểu mẫu trực tuyến đúng nghĩa.

Đại dịch đã trở thành cú hích để Nhật Bản nhận ra khoảng cách số của mình - một khoảng cách không thể tiếp tục bị bỏ qua. Và với Digital Agency, đất nước mặt trời mọc đang nỗ lực viết lại câu chuyện công nghệ, từ hình ảnh một quốc gia bị mắc kẹt trong quá khứ sang tầm nhìn số hóa cho tương lai.

Số hóa như một “phương tiện sinh tồn”

Theo Daisuke Kawai, sự can thiệp quyết liệt của chính phủ đã tạo ra cú hích quan trọng, buộc các công ty Nhật Bản phải tăng tốc trên con đường số hóa. Khi áp lực cải tổ ngày càng lớn, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các nhà thầu và chuyên gia tư vấn bên ngoài để thiết kế lại hệ thống vận hành vốn đã cũ kỹ.

Một trong số đó là Masahiro Goto, thành viên nhóm chuyển đổi số tại Viện Nghiên cứu Nomura (NRI). Ông đã nhiều năm đồng hành cùng các tập đoàn lớn của Nhật Bản trong quá trình chuyển đổi, từ việc xây dựng mô hình kinh doanh mới cho đến tái cấu trúc toàn bộ hệ thống nội bộ.

Theo Goto, hầu hết khách hàng đều có cùng một điểm chung là họ rất háo hức chuyển mình nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu. “Nhiều công ty vẫn phụ thuộc vào các hệ thống lỗi thời, tốn kém chi phí bảo trì hoặc thậm chí sắp hết hạn sử dụng. Khi nhận thấy rủi ro này, họ mới tìm đến chúng tôi để được hỗ trợ”, ông chia sẻ với CNN.

Nhu cầu này đã khiến các chuyên gia tư vấn như Goto trở nên khan hiếm. Ông cho biết số lượng doanh nghiệp tìm đến NRI “chắc chắn đã tăng đều qua từng năm”, đặc biệt là trong vòng 5 năm trở lại đây. Nguyên nhân nằm ở chỗ trong suốt nhiều thập kỷ, phần lớn công ty Nhật Bản đã thuê ngoài toàn bộ hạ tầng CNTT, dẫn đến sự thiếu hụt kỹ năng nội bộ khi bước vào giai đoạn số hóa toàn diện.

“Họ muốn cải thiện năng suất, giảm chi phí, và quan trọng hơn, coi số hóa như một phương tiện sinh tồn trong bối cảnh dân số suy giảm. Khi lực lượng lao động ngày càng teo lại, nâng cao hiệu quả hoạt động không còn là lựa chọn mà là điều bắt buộc”, Goto khẳng định.

Dĩ nhiên, con đường này không hề bằng phẳng. Các nỗ lực loại bỏ máy fax trong chính phủ từng vấp phải hơn 400 đơn phản đối chính thức từ các bộ ngành vào năm 2021, theo truyền thông địa phương. Hay như con dấu hanko - một biểu tượng truyền thống gắn liền với văn hóa và đời sống gia đình khó có thể xóa bỏ hoàn toàn do giá trị tinh thần sâu đậm.

Tiến trình số hóa cũng phụ thuộc nhiều vào quyết tâm của Cơ quan Kỹ thuật số Nhật Bản trong việc thúc đẩy cải cách luật pháp, cũng như sự ưu tiên của các nhà lập pháp trong phân bổ ngân sách.

Trong khi đó, công nghệ toàn cầu không ngừng thay đổi, tạo áp lực buộc Nhật Bản phải tăng tốc nếu không muốn tụt hậu. “Đây sẽ là một quá trình liên tục, bởi công nghệ năm 2025 sẽ khác rất xa so với năm 2030 hay 2035”, Jonathan Coopersmith, Giáo sư danh dự tại Đại học Texas A&M, nhận định.

Tuy vậy, các chuyên gia vẫn tỏ ra lạc quan. Kawai dự đoán rằng với tốc độ hiện tại, Nhật Bản có thể bắt kịp một số quốc gia phương Tây trong vòng 5 - 10 năm tới. Quan trọng hơn, công chúng - đặc biệt là thế hệ trẻ đang ngày càng đón nhận các dịch vụ trực tuyến, từ thanh toán không tiền mặt đến các nền tảng hành chính số.

“Mọi người chắc chắn háo hức số hóa. Tôi tin rằng phần đông xã hội Nhật Bản muốn điều này diễn ra càng nhanh càng tốt”, ông Kawai nhấn mạnh./.