Как сократить количество «бесполезных» встреч?

В последние дни общественное мнение интересовалось мнением министра планирования и инвестиций Нгуен Чи Зунга: «Самое сложное для министра — не профессиональная работа, а распределение заместителей министра по заседаниям. Министерство получает в среднем 30 приглашений на заседания в неделю».

Профессор, доктор Нгуен Вьет Тиен (заместитель министра здравоохранения): 20% встреч менее важны

Г-н Нгуен Вьет Тьен – Фото: LAN ANH

У меня встречи почти каждый день. Бывают встречи с важным первоначальным содержанием, но после них всё вроде бы нормально, не настолько, чтобы проводить собрание. Однако иногда нам приходится встречаться, чтобы обсудить и проанализировать проблему, прежде чем окончательно определиться с содержанием.

Я считаю, что около 20% совещаний, которые я посещаю, менее важны. Поэтому, чтобы сократить количество совещаний, организационным комитетам министерств и местных администраций необходимо вкладывать время и усилия в подготовку документов, форматов и содержания совещаний для достижения максимальной эффективности. Например, совещания следует проводить в одну сессию с участием одних и тех же участников, чтобы сократить время на поездки и организацию.

Для этого необходимы более эффективные службы поддержки и консультирования, а также более эффективная координация. В противном случае руководители всех уровней, не только руководители министерств, но и руководители правительства, будут проводить много времени на совещаниях.

Доктор Хоанг Нгок Винь (директор Департамента профессионального образования Министерства образования и подготовки кадров): «Потрясён» встречей

Г-н Хоанг Нгок Винь - Фото: NGOC HA

Нам уже давно приходится «жить» с таким количеством совещаний. Это распространено во многих местах. Более того, в других странах совещаний тоже проводится много.

В конце концов, совещания необходимы во многих случаях. Их нельзя откладывать, если начальнику нужно дать срочное распоряжение или когда необходимо проконсультироваться со специалистами для принятия важного решения. Но проблема в том, как проводить совещания эффективно.

В нашей стране количество совещаний не всегда соответствует качеству. Многие совещания «безобидны», качество подготовки документов оставляет желать лучшего, тратя время на «обсуждения», не имеющие особого смысла для последующего руководства и руководства. Иногда мы встречаемся снова и снова, обсуждаем по несколько раз, но в итоге всё почти как в первый раз.

Я сам иногда чувствую себя подавленным на встречах со сторонними организациями. Много раз я отказывался от участия в них, потому что чувствовал, что не очень хорошо разбираюсь в теме, которую приглашают. Но бывают и такие случаи, когда организация хочет сделать встречу помпезной и вынуждена приглашать делегатов с «высоким положением и должностями» для выступления с несколькими комментариями, что заставляет страдать и организаторов, и гостей.

Для проведения эффективного совещания необходимо чётко определить цели, основное содержание и характер совещания, а затем определить верные требования к его участникам. Не стоит слишком беспокоиться о «положении и статусе» участников, пытаясь сделать совещание формальным, независимо от его качества и эффективности.

На мой взгляд, с развитием информационных технологий необходимо развивать онлайн-встречи, чтобы сэкономить время и деньги на поездки. Прежде всего, для повышения эффективности встреч их организация должна быть более профессиональной.

Я знаю, что есть руководители, которые, когда их приглашают на совещание, заставляют своих подчиненных тщательно готовиться, поскольку многие вопросы не входят в круг компетенции руководителей, поскольку в них разбираются те, кто принимает в них непосредственное участие.

В настоящее время все еще распространена практика ожидания получения документов до начала заседания, в то время как документы должны были быть отправлены заранее, чтобы у делегатов было время изучить, собрать и внести действительно ценные мнения.

Г-н Нгуен Чонг Туа (заместитель министра внутренних дел): Необходимо расширить общение по электронной почте.

Г-н Нгуен Чонг Туа - Фото: moha.gov.vn

Действительно, чиновники и руководители посещают слишком много совещаний. Бывают недели, когда совещаний слишком много, и Министерство внутренних дел не может отправлять руководителей на совещания, поскольку в Министерстве всего пять заместителей министра. Есть совещания, на которых должен присутствовать заместитель министра, а есть совещания, на которых должен присутствовать министр, и если заместитель министра придет вместо него, ему будет объявлен выговор.

Что касается качества совещаний, то в реальности существует множество совещаний низкого качества, поскольку г-н А был отправлен на совещания вместо г-на Б, когда г-н Б был в командировке. Поскольку он ехал вместо него, это не входило в его сферу ответственности, поэтому он не мог глубоко разобраться в ситуации. Однако, поскольку он был занят на совещаниях по решению множества вопросов, по возвращении со совещания г-н А не обсуждал их, поэтому на следующем совещании у г-на Б было другое мнение. Бывают ситуации, когда совещание было согласовано, но при составлении документов содержание отличалось, меняясь по сравнению с заключением совещания. Поэтому иногда приходилось организовывать больше совещаний.

Чтобы преодолеть эту ситуацию, мы внедрили электронное правительство, необходимо минимизировать совещания, поскольку технологии развиваются, позволяя проводить совещания онлайн, обмениваться рабочими заданиями по электронной почте, телефону...

Неназванный руководитель отдела: Совещания так утомительны!

Действительно, совещаний много: среднестатистический сотрудник департамента посещает 5–7 совещаний в неделю, то есть по одному совещанию в день, а в некоторых случаях их больше, поскольку бывают дни, когда совещания длятся с 7:30 до 18:00. Совещания не дают нам скучать.

Некоторые люди часто шутят друг с другом, что мы рождены только для того, чтобы ходить на совещания, а совещания создают ВВП, то есть ценность создают именно совещания, а не необходимость работать!

Думаю, есть несколько причин. Во-первых, отраслевые нормы всё ещё дублируют друг друга и неясны, поэтому необходимы встречи для их объединения. Это правильно.

Во-вторых, механизм иерархии неясен. Большинство событий, происходящих на уровне руководства, руководство хочет понять, услышать, направить, но на самом деле есть и ненужные вещи, которыми могут управлять низшие уровни.

В результате на уровне департамента руководитель департамента даёт одно верное указание, а завтра на уровне департамента или даже министерства — другое. Страдает только исполнительный уровень, и совещания продолжаются, не решая никаких проблем.

В-третьих, некоторые руководители боятся ответственности и не обладают необходимым опытом. Поэтому они проводят совещания целыми днями, чтобы выслушать как можно больше мнений. Есть вопросы, которые совершенно ясны, правовая база ясна, но им всё равно приходится встречаться, чтобы выслушать мнения и обсудить их для полной уверенности. Или же есть совсем мелкие вопросы, но они всё равно проводят совещания.

В-четвёртых, требуется проводить множество совещаний для отчётности перед руководителями. Поскольку у них нет времени читать представленные документы, лучший способ — проводить совещания для департаментов и управлений, чтобы они могли высказать своё мнение, и проводить их в определённый день или месяц. Независимо от того, насколько важен вопрос, проведение совещаний стало обычной практикой и стало почти привычкой.

В-пятых, многим нашим чиновникам и госслужащим не хватает практического опыта и знаний в области политики и нормативных актов, поэтому их советы зачастую неточны. В настоящее время качество государственного управления во Вьетнаме характеризуется нехваткой хороших госслужащих, поэтому многие политические решения рождаются в холодном состоянии.

Короче говоря, на совещания тратится много времени и сил, а эффективность управления невысока. Просьба премьер-министра к рабочей группе проверить выполнение поручений и заключений премьер-министра и правительства очень верна, поскольку это позволяет избежать постановки задач, выполнение которых откладывается, и бесконечных совещаний, которые так и не приводят к единому мнению по вопросу.

Решением проблемы частых встреч государственных чиновников является создание надзорного органа — Министерства юстиции — для устранения всех дублирующих друг друга межотраслевых норм.

Кроме того, необходимо обеспечить чёткую децентрализацию, чтобы предотвратить чрезмерное вмешательство начальства в работу подчинённых, приводящее к нарушению административной дисциплины. Децентрализация должна сопровождаться ответственностью для обеспечения качества государственных услуг и сокращения количества совещаний.

Кроме того, руководителям и государственным служащим следует перестать слушать отчёты, потому что отчёты всегда полезны, а отчёты — это всего лишь совещания. Руководителям следует сократить количество совещаний, чтобы уделять больше времени выездам на места, диалогу, выслушиванию мнений людей и оценке правильности, целенаправленности и пользы принимаемых мер для общества, людей и бизнеса.

Таким образом, несмотря на все встречи, люди по-прежнему говорят о многих политиках, которые кажутся совершенно неожиданными, или же политики страдают синдромом квадратной ноги, что означает, что они сидят за своими столами только для того, чтобы разрабатывать политику.

Содержание и формат встречи необходимо улучшить, чтобы сделать её по-настоящему эффективной. Оргкомитету следует разослать документы по электронной почте не менее чем за 3–5 дней до начала встречи, чтобы участники могли ознакомиться с ними и изучить их перед началом встречи. Это позволит сэкономить время и сделать её более эффективной.

По словам Туой Тре