Ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành: Khắc phục những bất cập

(Baonghean) - Từng bước tin học hóa, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành là một trong những mục tiêu của hiện đại hóa công sở nhằm cải cách hành chính. Chủ trương này được triển khai ở tỉnh ta khá rầm rộ, bước đầu tạo nên những chuyển biến tích cực trong việc cải cách hành chính. Tuy nhiên, thực tế việc ứng dụng vẫn chưa đồng bộ, người dân chưa được hưởng dịch vụ công đầy đủ và người quản lý vẫn còn lúng túng...

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành ở Sở KH và ĐT.

Chuyển biến bước đầu

Những năm qua, thực hiện các quy định của Chính phủ về chủ trương hiện đại hóa công sở, Nghệ An đã ban hành Nghị quyết số 10-NQ/TU ngày 4/7/2007 của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ Nghệ An về việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, Quyết định số 526/QĐ-UBND về việc điều chỉnh quy hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tỉnh Nghệ An đến năm 2020. Theo đó, đến năm 2020, các quy trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan hành chính, mối quan hệ phối hợp giữa các cơ quan sẽ từng bước tin học hóa, công tác quản lý nhà nước sẽ được tích hợp và liên thông, liên kết đồng bộ từ tỉnh, huyện, đến xã; chỉ đạo, đôn đốc các cơ quan, đơn vị tăng cường sử dụng văn bản điện tử.

Đến nay, hệ thống thư công vụ của tỉnh có 65 tên miền hoạt động; 100% cán bộ, công chức các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện được cấp hộp thư điện tử để trao đổi công việc; tỷ lệ văn bản của các đơn vị được trao đổi qua hệ thống thư công vụ trên toàn tỉnh hiện nay ổn định, đạt trong khoảng 65-68%. Hệ thống thư công vụ tỉnh được nâng cấp từ 50MB lên 300MB, đáp ứng đủ nhu cầu khai thác, sử dụng của cán bộ, công chức. Việc áp dụng, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo quy trình ISO sang phiên bản TCVN 9001:2008 thực hiện khá tốt. Hiện nay, đã có 57/59 cơ quan, đơn vị thực hiện chuyển đổi áp dụng. Các cơ quan, đơn vị chưa hoàn thành tiếp tục thực hiện theo yêu cầu tại Quyết định số 37/QĐ-UBND và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 5/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc được các ngành, các cấp quan tâm đầu tư xây dựng, nâng cấp, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công sở. Các ngành dọc gồm Công an tỉnh, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước đầu tư khá lớn về kinh phí để xây dựng trụ sở, cải tạo, nâng cấp trang thiết bị làm việc cho các đơn vị tuyến huyện. UBND tỉnh chú trọng đến việc tổ chức hội nghị, giao ban, sơ kết, tổng kết theo hình thức truyền hình trực tuyến. Số cuộc họp, hội nghị, giao ban triển khai nhiệm vụ theo hệ thống truyền hình trực tuyến đã tổ chức trong năm 2012 là 9 cuộc, năm 2013 là 11 cuộc và kế hoạch năm 2014 sẽ tổ chức 28 cuộc, trong đó 6 tháng đầu năm 2014 đã tổ chức 7 cuộc.

Nhiều sở, ngành đã sử dụng phần mềm công nghệ thông tin hỗ trợ trong quản lý, điều hành, thực thi công vụ và cho thấy sự hữu ích, tiết kiệm. Hiện nay, các phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị như: phần mềm M-Office, E-Office, OSP-iDOC, Tabmis,... Một số đơn vị sử dụng phần mềm của ngành dọc: Sở Giáo dục và Đào tạo, Cục Hải quan, Bảo hiểm xã hội, Cục Thuế, Công an tỉnh.

Sở Kế hoạch và Đầu tư đã ứng dụng phần mềm OSP-iDOC và quản lý, điều hành. Đây là phần mềm có tính năng tìm kiếm văn bản, giao diện dễ sử dụng, có khả năng mở rộng và kết nối với các hệ thống khác. Anh Nguyễn Doãn Hùng - Phó phòng Kế hoạch tổng hợp Sở KH&ĐT cho biết: “Phần mềm rất tiện lợi, có thể khai thác tìm kiếm văn bản một cách rộng rãi. Lãnh đạo giao việc trực tuyến, đi công tác vẫn có thể điều hành được, hơn nữa đỡ tốn kém văn phòng phẩm”.

Cục Thuế Nghệ An, đã tiến hành kê khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử, và là 1 trong 3 đơn vị đứng đầu về công nghệ thông tin của ngành Thuế trong cả nước. Cục Hải quan Nghệ An cũng tiến hành kê khai thuế hải quan điện tử Một cửa quốc gia”, Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước áp dụng hệ thống Tabmis kết nối toàn hệ thống.. .

Trong thời gian qua, các phòng, ban, ngành cấp huyện và các xã, thị trấn trên địa bàn nhiều huyện cũng đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, bước đầu đạt được những kết quả nhất định.

Mới đây, UBND huyện Nghi Lộc đã ra chỉ thị yêu cầu trưởng các phòng, ban, ngành và các Chủ tịch UBND các xã, thị trấn triển khai thiết lập, khai thác và sử dụng văn bản điện tử nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính; rút ngắn thời gian xử lý công việc, tạo môi trường làm việc minh bạch, thông thoáng và hiện đại, tiến tới phương thức làm việc qua mạng. Các nội dung đã quy định chỉ gửi bằng văn bản điện tử thì tuyệt đối không gửi bằng bản giấy. Đây là một động thái rất tốt cho thấy việc nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong lãnh đạo điều hành phải đồng bộ từ trên xuống tận cấp cơ sở.

Những bất cập

Quá trình thực hiện, do hạ tầng và do nhân lực hạn chế nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành ở các ngành, các huyện chưa đồng bộ, còn vướng mắc và hiệu quả chưa cao.

Sở NN & PTNT, hiện đang ứng dụng phần mềm M- Office, khi công văn giấy tờ đến, văn thư sau khi lên xin ý kiến của lãnh đạo, vào mạng, scan, chuyển lên cho các trưởng phòng, từ đó các phòng xử lý hoặc giao cho cấp phó giải quyết. Bên cạnh đó, văn thư vẫn phải vào sổ thủ công bình thường. Trao đổi với chúng tôi, đồng chí Trưởng phòng Kế hoạch của Sở cho biết: ”Theo tôi, ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành rất quan trọng. Nhưng bất cập ở chỗ là không ủy quyền được; nhiều dữ liệu do bị mất, không khôi phục được”.

Ở cấp huyện, xã, việc sử dụng, khai thác, trao đổi thông tin bằng văn bản điện tử chưa mang lại hiệu quả cao, chưa phổ biến, chưa thường xuyên. Đến nay, toàn tỉnh có 58 cổng/trang thông tin điện tử, 100% các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã đã có cổng thông tin điện tử hoạt động nhưng chưa đáp ứng yêu cầu của nhân dân. Rất nhiều cổng thông tin của huyện chưa cập nhật văn bản chỉ đạo điều hành của huyện như Tân Kỳ, Thanh Chương, Nghĩa Đàn...; một số huyện đưa thông tin cũ, chưa cập nhật tin tức mới của năm 2014. Không ít các cơ quan mặc dù được nâng cấp hạ tầng mạng nhưng do người đứng đầu, cả cấp phó không hay sử dụng công nghệ thông tin, ngại học tập, ứng dụng trên mạng nên họp hành, giao việc vẫn chủ yếu bằng trực tiếp. Đó là lý do nhiều đơn vị lâm vào tình trạng lạm phát họp.

Nguyên nhân trước hết có thể nói đó là quyết tâm chính trị, trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo cải cách hành chính của cấp ủy đảng một số ngành và địa phương; tổ chức thực hiện của người đứng đầu một số cơ quan, đơn vị chưa quyết liệt. Do đó, việc tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch; việc đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết, thi đua - khen thưởng, đánh giá, xếp loại, báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm về CCHC ở nhiều cơ quan, đơn vị còn qua loa, hời hợt, mang nặng tính hình thức.

Nhằm tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất luợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước theo Quyết định số 19/2014 của Thủ tướng Chính phủ, ngoài việc tham mưu, chỉ đạo của các cấp, ngành, rất cần sự quan tâm, vào cuộc của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị.

Châu Lan