Comment optimiser Outlook pour une gestion des e-mails plus efficace que Gmail.

Bien que Gmail domine actuellement le marché, Microsoft Outlook offre de nombreuses fonctionnalités performantes permettant d'optimiser considérablement les flux de travail. Cependant, de nombreux outils utiles d'Outlook ne sont pas activés par défaut, privant ainsi les utilisateurs de la possibilité de transformer une boîte de réception encombrée en un espace de travail professionnel. Voici quelques conseils importants pour améliorer votre gestion des e-mails.

Améliorez votre confidentialité et bloquez le suivi.

Les entreprises utilisent souvent des pixels de suivi invisibles dans les courriels pour savoir quand vous les ouvrez. Pour protéger votre vie privée sur Outlook.com, veuillez consulter [lien/site web].Paramètres (icône d'engrenage) > Courrier > Courrier indésirableDans cette sectionOption de sécurité, sélectionnerBloquez les pièces jointes, les images et les liens provenant de personnes ne figurant pas sur ma liste d'expéditeurs et de domaines approuvés.Cette mesure contribue à prévenir le suivi clandestin et les escroqueries par hameçonnage.

De plus, vous pouvez aller àCourriel > Mise en pageéteindreNe pas afficher les images de l'expéditeuret dans l'ongletGestion des messagesPour éviter que des courriels importants ne se perdent, décochez l'option permettant d'afficher les logos des expéditeurs liés au shopping.General Airlinesdans le même menu des paramètres.

Nettoyez automatiquement votre boîte de réception grâce à la fonction Nettoyage.

La fonction Nettoyage est un outil puissant qui automatise le nettoyage des courriels provenant d'expéditeurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il ne conserve que les courriels relatifs aux transactions bancaires des 10 derniers jours et qu'il archive automatiquement les courriels plus anciens.

Pour ce faire, sélectionnez un e-mail, puis cliquez sur l'onglet.Grilleet choisissezBalayerUne fenêtre apparaîtra avec quatre options de traitement principales :

• Déplacer tous les messages hors de la boîte de réception.
• Déplacer tous les messages actuels et futurs.
• Ne conservez que les messages les plus récents.
• Déplacer automatiquement les messages datant de plus de 10 jours.

Accélérez le traitement grâce aux gestes de balayage et aux raccourcis Gmail.

Sur l'application mobile, vous pouvez personnaliser les gestes de balayage vers la gauche ou la droite pour supprimer, archiver ou signaler les e-mails en accédant àParamètres > E-mail > Options de balayagePour les utilisateurs d'ordinateurs familiarisés avec les raccourcis clavier de Google, Outlook permet de passer aux raccourcis clavier de Gmail dans les paramètres.Réglages > Général > Accessibilité > Raccourcis clavier.

Une caractéristique à ne pas négliger estÉtapes rapides(Étapes rapides). Cet outil vous permet de combiner plusieurs actions en un seul clic, comme marquer un e-mail comme lu et le déplacer dans le dossier d'archivage. Vous pouvez le configurer à l'adresse suivante :Courriel > Étapes rapides.

Contrôle de l'IA et des fonctionnalités supplémentaires.

Si vous souhaitez une sécurité absolue des données et que vous ne voulez pas utiliser Copilot AI, vous pouvez vous rendre surParamètres > CopilotePour désactiver cette fonctionnalité. Également dans la sectionConfidentialité et donnéesPour éviter que Microsoft ne collecte d'informations à partir de vos e-mails, vous devez désactiver les options de collecte de données de diagnostic et d'analyse de contenu.

Enfin, activez la fonctionnalité.Annuler l'envoi(Annuler la soumission) dans la sectionCourriel > Composer et répondreVous pouvez définir un délai d'attente allant jusqu'à 30 secondes pour permettre le rappel rapide des courriels mal distribués ou erronés avant leur envoi effectif.