Avancées issues des réformes administratives dans le secteur des assurances.

(Baonghean) – L’agence provinciale d’assurance sociale interagit et effectue régulièrement des transactions avec les organismes et les particuliers participant à l’assurance sociale (BHXH), à l’assurance maladie (BHYT) et à l’assurance chômage (BHTN). Par conséquent, la réforme administrative revêt une importance particulière pour ses dirigeants, ses responsables et son personnel. Récemment, l’agence provinciale d’assurance sociale a mis en œuvre avec succès plusieurs aspects clés de ce travail.

transactions électroniques

Consciente que l'informatisation des activités professionnelles est un facteur clé de la réussite de la réforme administrative, l'Agence provinciale d'assurance sociale a investi ces dernières années dans des équipements, des infrastructures, du matériel informatique et des logiciels spécialisés. Son site web a été amélioré afin de mieux répondre aux besoins des particuliers et des organismes de la province en matière d'accès et d'échange d'informations sur les assurances sociales, l'assurance maladie et l'assurance chômage. À ce jour, la réglementation relative aux documents, aux procédures, aux délais de traitement et aux formulaires liés aux démarches administratives, à la gestion des données, etc., est accessible au public sur le site web de l'Agence provinciale d'assurance sociale, permettant ainsi aux organismes et aux particuliers de consulter et de collaborer à leur mise en œuvre.

Le personnel de l'assurance sociale provinciale fournit des conseils aux travailleurs sur les polices d'assurance chômage.

Conformément à la décision n° 08/2015/QD-TTg du Premier ministre, en date du 9 mars 2015, relative au « Projet pilote de transactions électroniques pour les démarches d’affiliation à la sécurité sociale, à l’assurance maladie et à l’assurance chômage, ainsi que pour la délivrance des livrets et cartes d’assurance maladie », et à la lettre officielle n° 5472/BHXH-Bt de la Caisse nationale d’assurance sociale du Vietnam concernant le « Transfert des documents relatifs aux cotisations sociales et à l’assurance maladie par Internet », l’Agence provinciale d’assurance sociale a mis en place, le 7 mai 2015, le système de transactions électroniques pour l’inscription à la sécurité sociale et à l’assurance maladie, ainsi que pour la délivrance des livrets et cartes d’assurance maladie. Elle a également adressé un courrier aux employeurs de la province afin de solliciter leur collaboration pour le traitement des documents relatifs à la sécurité sociale et à l’assurance maladie par Internet. Conformément à la réglementation, les documents électroniques relatifs à la sécurité sociale comprennent le formulaire de déclaration et les autres documents prévus par la loi en la matière.

Pour mettre en œuvre les transactions électroniques, les employeurs doivent remplir certaines conditions, notamment posséder un certificat numérique, un accès à Internet et les compétences nécessaires pour l'utiliser, ainsi qu'une adresse électronique stable enregistrée auprès de la Sécurité sociale vietnamienne. Au 30 septembre 2015, le bureau provincial de la Sécurité sociale avait coordonné l'installation du logiciel d'enregistrement des transactions électroniques avec 1 628 employeurs et avait reçu des transactions de 77 entreprises. Afin de faciliter l'accès aux transactions électroniques pour les organismes, les entreprises et les collectivités territoriales employant du personnel, le bureau provincial de la Sécurité sociale a organisé des dizaines de formations à destination des agents de la Sécurité sociale des organismes participants. La mise en œuvre initiale dans la province a montré des résultats positifs concernant les documents et les procédures ; le comportement et la coopération des agents de la Sécurité sociale avec les organismes, les entreprises et les collectivités territoriales se sont améliorés. Ceci contribue à réduire les formalités administratives et à gagner du temps dans le traitement des transactions et des cotisations sociales, tant pour les entreprises que pour les organismes de Sécurité sociale.

La société Nghe An Water Supply Company Limited est l'une des entreprises pionnières en matière de transactions électroniques pour la gestion des assurances sociales, de l'assurance maladie et de l'assurance chômage de ses employés. Mme Le Thi Thuy Vinh, membre du personnel administratif de l'entreprise, explique : « Auparavant, avant la mise en place de ces transactions électroniques, le personnel des ressources humaines et administratif devait se rendre à la caisse d'assurance maladie 3 à 4 fois par mois pour traiter les dossiers des employés. Depuis l'adoption du logiciel de gestion des assurances sociales, le nombre de ces déplacements a considérablement diminué. Les informations relatives aux effectifs et aux contrats d'assurance sociale, d'assurance maladie et d'assurance chômage des employés sont mises à jour quotidiennement, avec précision, simplicité et rapidité, ce qui réduit considérablement les démarches administratives. »

Outre la Nghe An Water Supply Company Limited, d'autres entités telles que Haloteco Garment Company, Mai Linh Nghe An Company Limited, etc., ont efficacement appliqué les transactions électroniques dans le cadre des procédures de participation à l'assurance sociale, à l'assurance maladie et à l'assurance chômage.

Nous acceptons les candidatures par courrier.

Immédiatement après la publication par le Directeur général de la Sécurité sociale du Vietnam de la décision n° 1018/QD-BHXH du 10 octobre 2014, modifiant certains points des décisions relatives à la gestion des cotisations et des dépenses d'assurance sociale et d'assurance maladie, l'agence provinciale de la Sécurité sociale a conclu un accord avec la Poste provinciale pour la réception des documents et le retour des résultats des démarches administratives liées à l'assurance sociale et à l'assurance maladie auprès des entreprises, considérant cette mesure comme un axe majeur de la réforme administrative. Ainsi, la Poste provinciale assure la réception des documents et le retour des résultats des démarches administratives entre les entreprises et l'agence de la Sécurité sociale. Au lieu de déposer les documents ou de recevoir les résultats directement auprès de l'agence, l'entreprise classe les documents requis, établit la liste complète des pièces justificatives sur le formulaire de dépôt et signe le formulaire de son nom complet pour confirmer la transmission des pièces justificatives et des formulaires.

Le recours aux services postaux a considérablement réduit les délais de traitement entre les organismes affiliés à la sécurité sociale et les agences de sécurité sociale, engendrant ainsi des économies. Outre la demande faite aux agences de sécurité sociale des districts et des villes de se coordonner avec les bureaux de poste de district pour la mise en œuvre active de ce service, l'agence provinciale de sécurité sociale échange régulièrement avec les bureaux de poste provinciaux afin de résoudre les difficultés rencontrées et d'améliorer les compétences du personnel postal en matière de réception des documents relatifs à la sécurité sociale. À ce jour, 21 agences de sécurité sociale des districts et des villes ont mis en place le service de réception et de renvoi des résultats des procédures administratives de sécurité sociale et d'assurance maladie par voie postale pour 5 199 employeurs. Au 30 août 2015, l'agence provinciale de sécurité sociale avait reçu 638 documents et en avait renvoyé 1 960 par voie postale.

M. Luu Van Hong, directeur de Luu Hong Co., Ltd. (Quynh Luu), a déclaré : « Auparavant, pour tout ajustement relatif à la sécurité sociale et à l’assurance maladie des employés, les entreprises devaient envoyer du personnel préparer les documents et les déposer à l’agence de sécurité sociale du district, puis attendre la date prévue pour les récupérer. Désormais, grâce à la mise en place du système de réception et de retour des documents par voie postale, il suffit de faire appel à un facteur pour qu’il les récupère et les envoie à l’agence. Dès que les résultats sont disponibles, l’agence les transmet directement aux entreprises par voie postale. Le processus et les procédures ont ainsi été considérablement simplifiés. »

Mme Le Thi Dung, directrice adjointe de l'Agence provinciale des assurances sociales, a déclaré : « La résolution 49/NQ-CP du 9 décembre 2010, relative à la simplification des procédures relevant de l'Agence vietnamienne des assurances sociales, prévoit une réduction du nombre de procédures administratives de 263 à 111. Nous nous efforçons de réduire davantage ces procédures, de minimiser la paperasserie et d'alléger le niveau de détail des documents. Le temps de traitement des dossiers d'assurance sociale et d'assurance maladie pour les entreprises est ainsi passé de 830 heures par an à 335 heures par an (en 2013), puis a été réduit de 50 % en 2014 pour atteindre 49,5 heures par an fin 2015 (un niveau équivalent à la moyenne des six pays de l'ASEAN). »

Pour atteindre les objectifs susmentionnés, l’Agence provinciale d’assurance sociale poursuivra, dans les prochains mois, ses efforts d’innovation et d’amélioration de ses capacités et de la qualité des services offerts aux bénéficiaires pour la réception et le traitement des résultats. Elle renforcera également le contrôle et la supervision de la mise en œuvre du guichet unique pour la réception et le traitement des prestations d’assurance sociale afin de corriger rapidement les lacunes et les limitations, de répondre pleinement aux besoins légitimes des personnes physiques et morales souhaitant effectuer des démarches et travailler, et de garantir les droits des participants et des bénéficiaires des polices d’assurance auprès de l’Agence provinciale et de l’Agence d’assurance sociale de district. Parallèlement, elle encouragera le recours aux transactions électroniques pour les organismes et les entreprises afin de faciliter leurs démarches d’affiliation à l’assurance sociale, à l’assurance maladie, à l’assurance chômage et de demande de livrets d’assurance sociale et de cartes d’assurance maladie. Enfin, elle renforcera la transmission aux employeurs, par voie postale, des résultats des procédures administratives relatives à l’assurance sociale et à l’assurance maladie, contribuant ainsi à créer les conditions les plus favorables pour le règlement de ces procédures. Enfin, elle étendra le réseau d’agents de recouvrement des prestations d’assurance sociale et d’assurance maladie afin de faciliter l’adhésion à l’assurance sociale volontaire et à l’assurance maladie familiale.

Minh Quan