Utilisation des logiciels de gouvernement électronique à Quynh Luu
(Baonghean.vn) - Quynh Luu est l'un des deux districts sélectionnés par le Comité populaire provincial pour expérimenter la mise en œuvre du logiciel central d'administration électronique HCM Egov Framework 2.0. Après six mois de déploiement, le logiciel s'est avéré très pratique pour la gestion et l'administration, du comité du Parti et du gouvernement de district jusqu'aux échelons locaux, contribuant ainsi à la promotion de la réforme administrative.
Immédiatement après l'annonce du plan provincial de déploiement du logiciel, près de 400 responsables de district, fonctionnaires et agents de la fonction publique du district de Quynh Luu, ainsi que des centaines de responsables et de membres du personnel de services spécialisés de 33 communes et villes, ont reçu une formation sur l'installation et l'utilisation dispensée par des responsables du Département de l'information et des communications, et le logiciel est officiellement entré en service le 4 janvier 2016.
 |
| Le déploiement du logiciel de base de gouvernement électronique HCM Egov Framework 2.0 a aidé les responsables des services spécialisés du district de Quynh Luu à contrôler le contenu de l'information. |
Conformément à la réglementation du district, chaque personne dispose d'un compte et doit se connecter au logiciel au moins deux fois par jour pour effectuer les tâches qui lui sont assignées. Elle est entièrement responsable du contenu des informations qu'elle y publie. Les fonctionnalités du logiciel, notamment les sections dédiées aux documents entrants et sortants, la numérotation des documents, les fonctions de recherche, les fichiers de travail, la messagerie électronique et les statistiques, ont permis un traitement plus efficace et plus rapide des tâches. Ce système a progressivement favorisé le passage des documents papier aux documents électroniques parmi les fonctionnaires et agents de la fonction publique.
 |
| L'interface logicielle principale du système d'administration électronique HCM Egov Framework. |
Mme Nguyen Thi Huong, directrice adjointe du Bureau du Conseil populaire et du Comité populaire du district de Quynh Luu, a déclaré : « Le logiciel est très simple d’utilisation et intuitif, ce qui facilite grandement le travail des agents. De plus, l’intégration des signatures numériques permet de gagner du temps et de réduire les coûts, et ce, à tout moment et en tout lieu. »
Grâce aux fonctionnalités pratiques du logiciel, les responsables peuvent notamment superviser et gérer le travail de l'unité via leurs téléphones portables connectés à Internet ; les personnes en charge de leur travail et de leurs responsabilités peuvent également traiter rapidement les documents, même en leur absence du bureau.
 |
| L'ensemble du contenu informationnel est contrôlé, géré et traité par téléphone. |
M. Ho Anh Thang, chef du département des finances et de la planification du district, a déclaré que l'utilisation du logiciel central d'administration électronique pour le traitement des documents entrants et sortants est très pratique et permet de réduire les coûts et les efforts. Auparavant, l'envoi de documents officiels aux services, agences, au district, aux communes et aux villes coûtait entre 1,5 et 2 millions de VND par mois.
Ce logiciel permet, d'un simple clic, de transmettre automatiquement les documents à leur destinataire. Il accélère ainsi le traitement de l'information, prévient la perte de documents et permet au service de gestion documentaire de suivre quotidiennement le nombre de documents entrants à examiner et à traiter.
Ce logiciel présente toutefois certaines limitations : les chefs de service peuvent attribuer des tâches à leurs adjoints, mais ces derniers ne peuvent pas en attribuer à d’autres membres du personnel, ce qui complique la gestion et l’utilisation du logiciel. Le contenu des documents de travail ne peut être envoyé librement ; il doit transiter par le système de gestion centralisé. Pour envoyer un document, il faut se rendre dans la section communication, mais le système ne fournit aucune notification, ce qui rend difficile la prise de connaissance de la tâche et son traitement.
Viet Hung
