Utilisation d'un logiciel de gouvernement électronique à Quynh Luu

(Baonghean.vn) - Quynh Luu est l'un des deux districts sélectionnés par le Comité populaire provincial pour piloter la mise en œuvre du logiciel de gouvernance électronique HCM Egov Framework 2.0. Après six mois de mise en œuvre, le logiciel s'est avéré très pratique pour la gestion et le fonctionnement, du Comité du Parti et du gouvernement du district jusqu'à la base, contribuant ainsi à la promotion de la réforme administrative.

Immédiatement après le lancement du plan de déploiement du logiciel provincial, le district de Quynh Luu comptait près de 400 dirigeants, cadres, fonctionnaires du district ainsi que des centaines de dirigeants et de départements professionnels de 33 communes et villes formés par le Département de l'information et des communications sur l'installation et l'utilisation et officiellement mis en service le 4 janvier 2016.

Le déploiement du logiciel de base de gouvernement électronique de HCM Egov Framework 2.0 a aidé le personnel des départements spécialisés du district de Quynh Luu à contrôler le contenu des informations.

Conformément à la réglementation du district, chaque individu dispose d'un compte et se connecte au logiciel au moins deux fois par jour pour effectuer les tâches qui lui sont assignées. Il est entièrement responsable du contenu de ces informations. Le logiciel offre des fonctionnalités complètes et spécifiques, telles que la gestion des documents entrants et sortants, les numéros de documents de directives, la consultation, les relevés de travail, les courriels et les statistiques, ce qui permet aux employés de gérer leur travail de la manière la plus simple et la plus rapide possible. Il s'agit ensuite de remplacer progressivement les documents papier par des documents électroniques parmi les cadres et les fonctionnaires.

Interface logicielle principale du gouvernement électronique HCM Egov Framework.

Mme Nguyen Thi Huong, cheffe adjointe du bureau du Conseil populaire et du Comité populaire du district de Quynh Luu, a déclaré : « Les opérations de saisie et de traitement des documents du logiciel sont très simples et faciles à comprendre, ce qui facilite grandement l'exercice des fonctions et responsabilités des utilisateurs. De plus, la possibilité d'intégrer des signatures numériques au système permet de gagner du temps et de réduire les coûts, et ce, à tout moment et en tout lieu. »

En particulier, grâce aux fonctionnalités pratiques du logiciel, les dirigeants peuvent saisir et gérer le travail de l'unité via des téléphones mobiles avec connexion Internet ; les individus sont responsables de leur travail, de leurs responsabilités et de leurs tâches ainsi que gérer les documents rapidement lorsqu'ils sont absents du bureau.

Tous les contenus d'information sont contrôlés, exploités et traités par téléphone.

M. Ho Anh Thang, chef du département des finances et de la planification du district, a déclaré que l'utilisation du logiciel central de l'administration en ligne pour traiter les documents entrants et sortants était très pratique, réduisant les coûts et les efforts. Auparavant, l'envoi de documents aux services, agences, districts, communes et villes coûtait entre 1,5 et 2 millions de VND par mois.

Désormais, grâce à ce logiciel, en un seul clic, le système transférera automatiquement le document à l'adresse à envoyer, traitant ainsi les informations rapidement, évitant la perte de documents et de papiers et aidant le service administratif à compter le nombre de documents qui arrivent au cours de la journée pour être visualisés et traités.

Cependant, ce logiciel présente encore certaines limitations, notamment : les chefs de service, de division et de succursale peuvent assigner des tâches aux directeurs adjoints, mais ces derniers ne peuvent pas assigner de tâches aux employés, ce qui complique la gestion et l'utilisation du logiciel. Le contenu du travail ne peut pas être envoyé librement, mais doit être transmis via le système de gestion général. Pour envoyer des documents, il faut accéder à la section « Échange », mais le système ne vous en informe pas, ce qui rend difficile la gestion du travail.

Viet Hung