Réutiliser les données numériques pour simplifier les procédures administratives pour les citoyens et les entreprises.

Le document officiel indique : Récemment, suite à la mise en œuvre des directives du Secrétaire général et du Comité directeur central relatives au développement des sciences, des technologies, de l'innovation et de la transformation numérique, telles que stipulées dans la loi sur la transformation numérique du 11 décembre 2025 et dans la résolution gouvernementale n° 66.7/2025/NQ-CP du 15 novembre 2025, qui réglemente la réduction et la simplification des procédures administratives fondées sur les données, la réforme des procédures administratives a fait l'objet d'une attention particulière et a été mise en œuvre efficacement à tous les niveaux et dans tous les secteurs, contribuant ainsi à réduire les coûts et à instaurer un climat de confiance et de satisfaction parmi les organisations et les particuliers.

Toutefois, à ce jour, seuls cinq ministères ont publié l'étendue des informations contenues dans leurs bases de données pouvant être exploitées pour remplacer les documents papier dans les dossiers de procédure administrative. Ces dossiers, pour la plupart incomplets, ne permettent pas d'appréhender les nouvelles procédures et modalités de mise en œuvre, et donc d'en faciliter l'exécution. Les bases de données nationales et spécialisées ne répondent pas encore aux exigences de données complètes, exactes, interconnectées et partagées nécessaires à l'exploitation et à la réduction du nombre de documents composant les dossiers de procédure administrative.

Parallèlement, au cours de la période écoulée, des enquêtes et des observations menées dans plusieurs centres de services administratifs publics provinciaux et communaux ont révélé que, lors du traitement des procédures administratives, certains organismes et organisations exigent encore des citoyens et des entreprises qu'ils fournissent des informations et des données déjà disponibles dans des bases de données nationales, des bases de données spécialisées, ou qu'ils fournissent des informations et des documents personnels déjà intégrés dans l'application nationale d'identification électronique (VNeID).

De plus, lors du traitement des tâches, certaines organisations qui ne sont pas des agences administratives d'État (entreprises, banques, compagnies des eaux, écoles, etc.) exigent que les individus fournissent des copies certifiées conformes même s'ils possèdent déjà les originaux pour vérification, ou qu'ils fournissent des informations provenant de documents qui ont été intégrés et partagés via VNeID.

Cette situation reflète des incohérences dans l'application des lois, le traitement des procédures administratives et le travail des agences et organisations ; la réutilisation des données dans la résolution des procédures administratives est limitée, ce qui cause des désagréments et des coûts aux personnes concernées ; et en même temps, elle crée une pression inutile sur les agences administratives de l'État, en particulier les comités populaires au niveau communal, lorsqu'ils doivent effectuer des procédures administratives supplémentaires pour vérifier les informations des citoyens.

Il ne faut en aucun cas demander aux citoyens ou aux entreprises de fournir à nouveau des informations déjà disponibles dans les bases de données nationales.

Afin de mettre strictement en œuvre les directives du Secrétaire général et du Comité directeur central pour la science, la technologie, l'innovation et la transformation numérique, telles que stipulées dans la loi sur la transformation numérique, le décret n° 278/2025/ND-CP, la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP, la résolution n° 214/NQ-CP, la résolution n° 71/NQ-CP et la résolution n° 11/NQ-CP, le Premier ministre demande aux ministres, aux chefs des agences de niveau ministériel, aux agences gouvernementales et aux présidents des comités populaires des provinces et des villes administrées par le gouvernement central de finaliser et de publier d'urgence la restructuration du traitement des procédures administratives pour les procédures dont les documents requis sont remplacés par des informations provenant des bases de données mentionnées aux points a, b et d du paragraphe 1 et au point a du paragraphe 2 de l'article 7 de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP.

Donner pour instruction aux agences et unités subordonnées de restructurer régulièrement les processus de prestation de services publics en ligne afin de les simplifier, de les rendre plus pratiques et de réutiliser les informations et les données connectées et partagées pour résoudre les problèmes liés aux procédures administratives.

Les autorités, les services et les personnes habilitées à gérer les procédures administratives relevant de leur compétence doivent exploiter et réutiliser de manière proactive les informations déjà disponibles dans les bases de données nationales, les bases de données spécialisées ou les documents intégrés et partagés par le biais du VNeID, et s'abstenir absolument de demander aux citoyens et aux entreprises de fournir à nouveau ces informations. Elles doivent collaborer activement avec les ministères gestionnaires de bases de données afin de traiter rapidement les cas d'informations incomplètes, inexactes ou obsolètes.

La liste des éléments de documents remplacés par des données électroniques sera publiée et rendue publique sur le portail électronique, le Portail national des services publics et au Centre de services à guichet unique ; elle sera accompagnée d’instructions complètes et précises afin que les citoyens et les entreprises puissent prendre connaissance de la mise en œuvre et en suivre le déroulement.

Renforcer les efforts de communication pour sensibiliser les organisations et les entreprises sous leur gestion au fait que, lorsqu'elles traitent des affaires concernant des particuliers, elles ne doivent pas exiger de ces derniers qu'ils vérifient des informations déjà fournies et partagées via VNeID.

Sensibiliser le public et les entreprises à la responsabilité des organismes d'État en matière de réutilisation des informations et des données connectées et partagées afin de faciliter les procédures administratives ; et à la responsabilité des citoyens et des entreprises de signaler rapidement aux services d'assistance téléphonique des ministères, des secteurs et des localités toute demande de fourniture des informations et documents susmentionnés.

Synchronisation et déploiement des données sur le portail national des services publics au moyen d'un modèle centralisé de « guichet unique ».

Renforcer le processus de réception et de résolution des plaintes et des demandes des citoyens et des entreprises concernant la fourniture d'informations et de documents accessibles dans les bases de données et le VNeID ; publier les résultats du traitement conformément aux prescriptions.

Dans le cadre de leur compétence, ils devraient renforcer l'inspection et la supervision de la mise en œuvre ; corriger rapidement et sanctionner strictement les fonctionnaires et employés publics qui enfreignent les règlements et exigences concernant la réutilisation des informations et données connectées et partagées pour les procédures administratives, causant ainsi des désagréments aux citoyens et aux entreprises.

Les organismes nationaux et spécialisés de gestion de bases de données sont priés de revoir et de compléter rapidement la publication de la portée des informations contenues dans leurs bases de données qui peuvent être utilisées pour remplacer les documents papier dans les dossiers de procédure administrative sur le Portail national de la fonction publique, comme l'exige l'article 6, paragraphe 1, de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP.

Fournir mensuellement des informations sur les résultats de la fourniture de données et partager les informations de la base de données avec les ministères, les départements et les collectivités locales afin de réduire les procédures administratives.

Il convient de se concentrer d'urgence sur la création et la mise en place de bases de données nationales et spécialisées, conformément au décret n° 278/2025/ND-CP, à la résolution n° 214/NQ-CP, à la résolution n° 71/NQ-CP et à la résolution n° 11/NQ-CP, et de connecter et partager les données avec le Centre national de données, en veillant à ce que les données soient « exactes, complètes, propres, actives, unifiées et destinées à un usage commun », en synchronisant les données de référence et les données servant à la résolution des procédures administratives, et en les déployant sur le portail national de la fonction publique selon le modèle centralisé de « guichet unique numérique ».

Le Ministère, les agences de niveau ministériel et les Comités populaires des provinces et des villes doivent guider la connexion pour l'exploitation et l'utilisation de la base de données, en identifiant clairement les champs d'information nécessaires à l'exploitation et à l'utilisation ; publier des directives et coordonner la mise en œuvre de la connexion pour l'exploitation et l'utilisation des informations contenues dans la base de données, conformément à l'article 6, paragraphe 2, de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP.

Appuyer les autorités locales dans la formation et l’accompagnement du processus de traitement des dossiers sur le système d’information centralisé des procédures administratives des ministères et des secteurs, en suivant une approche pratique pour les agents chargés du traitement des procédures administratives, notamment en ce qui concerne l’exploitation et le stockage des informations dans les composantes des dossiers partagées à partir des systèmes d’information nationaux, des bases de données spécialisées et du VNeID.

Intégration d'une fonctionnalité de gestion centralisée des connexions via VNeID

Le document officiel énonce clairement les exigences relatives à la révision et à la correction rapides des erreurs, à la mise à jour des données afin d'en garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence ; au développement, à la mise à niveau, à l'intégration et à la connexion réguliers des bases de données relevant de la gestion ; et à la création des conditions permettant aux autorités compétentes d'exploiter et d'utiliser les données pour faciliter la résolution des procédures administratives.

Assurer le traitement rapide des réclamations concernant les informations incomplètes, inexactes ou obsolètes dans la base de données, afin d'éviter aux citoyens et aux entreprises de devoir soumettre à plusieurs reprises des documents supplémentaires en raison d'erreurs de connexion ou de mise à jour des données. Mettre en œuvre l'intégration d'une fonction centralisée de gestion des connexions utilisant VNeID pour les comptes des fonctionnaires et responsables impliqués dans les procédures administratives.

Le ministère de la Sécurité publique donne des instructions urgentes aux ministères pour qu'ils connectent le système d'information centralisé de résolution des procédures administratives au système d'identification et d'authentification électronique ; et pour qu'ils orientent l'exploitation des informations sur les citoyens et les entreprises dans l'application VNeID afin de faciliter la résolution des procédures administratives.

Dans le même temps, conformément aux fonctions et tâches qui leur sont assignées, ils guident, inspectent et supervisent régulièrement la mise en œuvre des bases de données nationales et des bases de données spécialisées des ministères, des secteurs et des localités, en veillant à leur progression et à leur qualité.

Le ministère des Sciences et de la Technologie prend d'urgence l'initiative et coordonne avec les ministères et agences concernés la mise en œuvre des tâches assignées dans la lettre officielle n° 39/TTg-KSTT du 9 janvier 2026 du Premier ministre, afin d'assurer la résolution rapide des difficultés et des obstacles rencontrés par les ministères, les secteurs et les collectivités locales dans le processus de déploiement du système d'information centralisé sur les procédures administratives.

Le ministère de la Justice surveillera, encouragera et compilera la situation et les résultats de la mise en œuvre de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP et les résultats de la mise en œuvre de la présente lettre officielle, dans les limites de ses compétences, résoudra les difficultés et les obstacles des ministères, des secteurs et des localités, et fera rapport sans délai au Premier ministre sur les questions qui dépassent ses compétences.