Khắc phục bất cập trong cấp bản sao giấy khai sinh

“Cung” không đủ “cầu”

Đầu tháng 8/2020, chị Lê Thị Xâm lên UBND xã Diễn Bích (Diễn Châu) xin cấp bản sao giấy khai sinh cho con gái để làm các thủ tục nhập học. Chị Xâm bày tỏ nguyện vọng muốn được cấp 5 bản sao giấy khai sinh cho con, vừa để đáp ứng các yêu cầu về giấy tờ của nhà trường nơi con nhập học, vừa giữ lại một vài bản sao để sau này có dịp cần dùng thì không phải mất công đi xin lần nữa. Tương tự, vợ chồng chị Trần Thị Hạnh vừa đăng ký khai sinh cho con trai, vừa đề xuất được cấp luôn 10 bản sao giấy khai sinh vì “sau này cháu sẽ cần nhiều thủ tục liên quan nên “tiện thể” làm luôn”.

Tuy nhiên, cán bộ Tư pháp xã Diễn Bích cho biết, hiện xã chỉ có thể cấp cho mỗi trường hợp 1 bản sao giấy khai sinh vì không đủ phôi để cung cấp. “Năm 2019 xã Diễn Bích có 760 trường hợp khai sinh mới, 6 tháng đầu năm 2020 là 502 trường hợp, nhưng xã chỉ mới được cấp mỗi tháng khoảng 100 phôi, không thể đủ đáp ứng nhu cầu của người dân” - chị Đậu Thị Sơn - công chức Tư pháp xã cho biết.

Cán bộ Phòng Tư pháp huyện Diễn Châu hướng dẫn địa phương thực hiện các quy định thủ tục tư pháp - hộ tịch. Ảnh: Hoài Thu

Theo Trưởng phòng Tư pháp huyện Diễn Châu Hoàng Thị Xuyên thì không chỉ ở xã Diễn Bích, mà ở các xã khác của Diễn Châu cũng đang gặp phải tình trạng tương tự, số lượng phôi in bản sao giấy khai sinh hiện không đáp ứng đủ nhu cầu của người dân. Mỗi năm Diễn Châu có hơn 7.000 trường hợp đăng ký khai sinh mới, cũng đồng nghĩa với việc cần phải có hàng chục nghìn phôi để cấp bản sao giấy khai sinh theo quy định tại Thông tư 04. Tuy nhiên, đến nay Diễn Châu chỉ mới được cấp hơn 8.000 phôi, chia đều được khoảng 100 phôi/xã, thiếu hụt lớn so với nhu cầu của người dân.

Không chỉ ở huyện Diễn Châu, qua tìm hiểu tại các huyện Hưng Nguyên, Thanh Chương, Quỳnh Lưu… cũng đang gặp phải tình trạng tương tự. Còn ở một số huyện xa như Quỳ Hợp, Kỳ Sơn thì đến cuối tháng 8/2020 vẫn chưa có bản phôi vì điều kiện xa xôi chưa thể vận chuyển kịp. Trao đổi về nội dung này, bà Nguyễn Thị Thu Thủy - Trưởng phòng Hành chính tư pháp (Sở Tư pháp) cũng xác nhận hiện sở cũng đã nhận được các phản ánh từ cấp huyện về việc thiếu phôi cấp bản sao giấy khai sinh.

Một số địa phương phản ánh cho biết, việc quy định Bộ Tư pháp in, phát hành bản sao Giấy khai sinh tại Khoản 1, Điều 28 Thông tư 04/2020/TT-BTP gây khó khăn cho người dân. Bởi bản sao giấy tờ được người dân sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch như làm thủ tục đất đai, nhập học, xin việc, hồ sơ bổ nhiệm... và số lượng cấp theo nhu cầu cần sử dụng của mỗi người. Cho nên nhu cầu về số lượng phôi bản sao sẽ rất lớn, đặc biệt là dịp tháng 8 khi con em nhiều gia đình phải làm thủ tục nhập học. Hoặc có những trường hợp làm thủ tục phân chia di sản thừa kế nhà có 7 - 10 người con, mỗi người cần 3-4 bản sao, như vậy sẽ cần phải có 30-40 phôi bản sao giấy khai sinh.

Bản sao Giấy khai sinh theo biểu mẫu mới theo quy định của Bộ Tư pháp cung cấp. Ảnh cơ sở cung cấp

Trong khi đó, hiện nay việc cấp phát biểu mẫu bản chính các loại giấy tờ hộ tịch, nhất là bản chính giấy khai sinh có thời điểm còn không được kịp thời, nhiều trường hợp đăng ký khai sinh phải nợ bản chính, còn bản sao thì thiếu hụt nghiêm trọng nếu phải in theo phôi. Hiện tại nhu cầu của người dân toàn tỉnh ước chừng khoảng 400.000 bản phôi, nhưng hiện tại Bộ mới cấp được 100.000 bản.

Cũng theo phản ánh của các công chức tư pháp mà chúng tôi đã trao đổi thì, ngoài bất cập về thiếu hụt số lượng thì quá trình thực hiện quy định tại Thông tư 04 còn nảy sinh mâu thuẫn với quy định của Luật Hộ tịch năm 2014. Luật này chỉ quy định về việc cấp trích lục hộ tịch chứ không quy định về cấp bản sao giấy khai sinh. Do vậy, quy định của Thông tư 04 không phù hợp với quy định của Luật Hộ tịch.

Cụ thể, Điều 9, Luật Hộ tịch quy định trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. Khi người dân có yêu cầu thì cơ quan hộ tịch chỉ cần vào cơ sở dữ liệu hộ tịch và in trên giấy A4, xác nhận là có giá trị pháp lý, không cần phải có mẫu phôi tốn kém, rườm rà. Đây cũng chính là quy định cấp bản sao giấy khai sinh theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

Người dân đến xin cấp bản sao Giấy khai sinh tại Bộ phận một cửa thị trấn Thạch Giám (Tương Dương). Ảnh: Hoài Thu

Một bất cập khác cũng được cơ sở đề cập, đó là sự lúng túng trong thu lệ phí. Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính quy định, lệ phí hộ tịch là khoản thu đối với người được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết các công việc về hộ tịch, riêng việc cấp bản sao trích lục hộ tịch thực hiện thu phí theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính (phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch). Tuy nhiên, việc cấp bản sao giấy khai sinh theo Thông tư 04/2020/TT-BTP hiện nay chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể, cho nên cán bộ tư pháp chưa biết thu theo phí cấp trích lục bản sao hay thu thêm tiền phôi vì phải mua phôi mẫu từ nhà xuất bản Bộ Tư pháp. Trong khi đó nhu cầu của người dân thì càng ngày càng tăng cao, nhất là dịp học sinh cần làm giấy tờ nhập học.

Khắc phục các bất cập

Về việc thiếu hụt phôi trong cấp bản sao giấy khai sinh, lãnh đạo Sở Tư pháp cho biết, giải pháp trước mắt cần hạn chế số lượng cấp bản sao giấy khai sinh theo phôi đối với mỗi trường hợp, chờ Bộ Tư pháp cấp đủ số lượng bản phôi. Đối với những đơn vị chưa có bản phôi thì vẫn thực hiện theo quy định cũ cho đến tháng 12/2020.

Lãnh đạo Phòng Hành chính tư pháp (Sở Tư pháp) cũng cho biết, ngay sau khi Thông tư 04 có hiệu lực, Sở đã ban hành Công văn số 851/STP-HCTP ngày 13/7/2020 gửi phòng tư pháp các huyện, thành, thị về việc hướng dẫn thực hiện Thông tư 04. Trong đó nêu rõ, riêng đối với giấy khai sinh theo mẫu ban hành theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP đang sử dụng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch thì được sử dụng đến hết ngày 31/12/2020. “Đối với mẫu trích lục khai sinh (bản sao) được thay bằng bản sao theo Thông tư 04. Tuy nhiên, do hướng dẫn của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực quá chậm nên sở Tư pháp không thể tham mưu kinh phí mua bổ sung biểu mẫu kịp thời theo thời gian quy định. Vì vậy, từ ngày 16/7/2020 khi người dân yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh, đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn người dân sử dụng các loại bản sao khác như: bản sao chứng thực từ bản chính; bản chụp giấy khai sinh có bản chính để đối chiếu; nếu trường hợp người dân vẫn yêu cầu bản sao giấy khai sinh thì trước mắt đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp tục sử dụng mẫu trích lục khai sinh ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP cho đến khi có có phôi bản sao do Sở Tư pháp cung cấp”.

Ba loại bản sao Giấy khai sinh có giá trị pháp lý như nhau. Ảnh cơ sở cung cấp

Sở Tư pháp cũng đã tham mưu UBND tỉnh ban hành các chỉ thị, công văn gửi các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tăng cường tuyên truyền và chấp hành các quy định về pháp luật trong việc sử dụng các bản sao giấy khai sinh trong công tác tuyển dụng, không cần thiết yêu cầu người dân phải nộp bản sao theo phôi mới, bởi 3 hình thức cấp bản sao khai sinh đều có giá trị pháp lý như nhau.

Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cũng sẽ phản ánh đến cơ quan cấp trên sớm xem xét, điều chỉnh, sửa đổi những vướng mắc, bất cập nêu trên để quy định về trích lục hộ tịch được thực hiện thống nhất, chặt chẽ, đúng pháp luật, đúng tinh thần cải cách thủ tục hành chính, giúp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho người dân.