退货给供应商时处理发票的说明

政府于2020年10月19日颁布的第123/2020/ND-CP号法令《关于规范发票和文件的规定》第1条第4款、第19条第2款规定：

“第四条 发票和单据的制作、管理和使用原则

1.销售者销售货物或提供服务时，必须向购买者开具发票（包括用于促销、广告、样品等用途的货物和服务；用于赠送、赠予、交换、支付员工工资、内部消费的货物和服务（为继续生产过程而内部流通的货物除外）；以贷款、出借或退货形式出口货物），并按照本法令第10条的规定完整记录相关内容。使用电子发票的，必须按照本法令第12条的规定，按照税务机关的标准数据格式开具发票。

第十九条 错误发票处理规定

2.已向买方发送带有税务机关代码的电子发票或不带有税务机关代码的电子发票，买方或卖方发现错误时，应按以下方式处理：

b) 如有错误：税号、发票金额错误、税率错误、税额错误或发票上所列商品规格或质量不正确，您可以选择以下两种方式之一使用电子发票：

b1) 卖方开具电子发票以调整已开具的错误发票。如果卖方和买方已同意在开具发票以调整已开具的错误发票之前准备书面协议，则卖方和买方应准备一份书面协议，明确说明错误所在，然后卖方应开具电子发票以调整已开具的错误发票。

调整错误电子发票的电子发票必须有“调整发票表号…符号…编号…日期…月…年”一行。

b2) 卖方应开具新的电子发票以替换错误的电子发票，除非卖方和买方已就开具替换错误发票达成书面协议。在这种情况下，卖方和买方应就错误发票开具替换发票达成书面协议，明确说明错误所在，然后卖方应开具电子发票以替换错误发票。

更换错误电子发票的新电子发票必须有“更换发票表格号....符号...号码...日期...月...年”字样。

卖方签署新的电子发票，调整或更换错误的电子发票，然后卖方将其发送给买方（使用没有税务机关代码的电子发票的情况）或发送给税务机关，以便税务机关可以发出新的电子发票的代码发送给买方（使用有税务机关代码的电子发票的情况）。

…”

根据上述规定，如果HS Nghe An Company Limited收到货物后发现发票上注明的货物规格或质量不正确，必须退回全部或部分货物，卖方应开具发票以调整或更换已开具的电子发票，卖方和买方应根据第123/2020/ND-CP号法令第19条第2款的规定，签署一份书面协议，明确说明退回的货物。

HS Nghe An Company Limited根据实际情况，对照上述法律文件，遵守相关规定。