La compagnie d'électricité Nghe An déploie activement des applications de transformation numérique

Pour répondre rapidement à la feuille de route de transformation numérique du secteur de l'électricité, la société Nghe An Electricity a activement mis en œuvre cette feuille de route dans ses activités de production et commerciales afin d'atteindre une efficacité économique maximale.

Le bureau de la compagnie d'électricité Nghe An utilise pleinement le programme E-Office. 100 % des documents sont émis avec des signatures numériques.

Depuis 2009, la transformation numérique a été déployée dans les opérations administratives de la Nghe An Electricity Company, répondant aux exigences de la mise à niveau du système de bureau électronique (E-Office) ainsi que de l'augmentation de l'utilisation des plateformes de réunion en ligne, du partage de documents de rapport sur le portail interne, de la récupération de données via code QR... ce qui a contribué de manière significative à la gestion et à l'administration, à la réforme administrative, au gain de temps et à la réduction des coûts.

Le déploiement du système de gestion électronique de la Compagnie d'électricité de Nghệ An marque le passage d'un modèle de gestion traditionnel à un modèle de gestion en ligne, condition essentielle à la transformation numérique des entreprises. Ce système est un logiciel qui intègre pleinement des applications répondant aux besoins de gestion, de traitement des dossiers de travail, d'échange d'informations, d'opérations internes, de création et de gestion de documents, de dépêches officielles et de rapports, dans le but de remplacer et de moderniser les méthodes traditionnelles de gestion de l'information.

Au départ, la société Nghe An Electricity Company utilisait le logiciel E-Office, doté de fonctionnalités limitées, principalement pour le suivi des documents entrants et sortants numérisés. Aujourd'hui, elle utilise la version 3.0, qui intègre de nombreuses applications répondant aux besoins de gestion, de traitement des dossiers de travail, d'échange d'informations, d'exploitation, de création, de gestion et de stockage de documents et de rapports.

Toutes les unités affiliées et les départements fonctionnels de la Nghe An Electricity Company tirent pleinement parti du logiciel E-Office 3.0.

Comparé aux méthodes de travail traditionnelles, E-Office 3.0 offre un système de gestion centralisé permettant de consulter et de rechercher facilement les documents professionnels, d'apposer des signatures numériques, d'émettre des documents électroniques, d'ouvrir et de stocker des fichiers en réseau, etc. Il contribue ainsi à améliorer l'efficacité du travail et à gagner du temps dans la circulation, l'émission et le stockage des documents. Les responsables peuvent facilement organiser le travail, envoyer des rappels et solliciter des avis sur chaque élément, ce qui permet un suivi précis de l'avancement des projets et une transmission rapide et efficace de toutes les informations.

Reconnaissant l'efficacité du système de gestion de bureau numérique, la direction de la Compagnie d'électricité de Nghệ An a informé l'ensemble des unités et services concernés afin d'exploiter pleinement les fonctionnalités d'E-Office 3.0. À ce jour, la Compagnie a mis en place une émission 100 % numérique des documents internes et externes, à l'exception de ceux nécessitant une signature manuscrite, conformément à la décision n° 333/QD-EVN du 9 mars 2020 relative au fonctionnement des bureaux du Groupement électrique du Vietnam (EVN). Elle a également enregistré les plannings de travail et d'utilisation des véhicules, créé un catalogue documentaire complet et précis, et défini la durée de conservation des documents à archiver via le système E-Office.

La société Nghe An Electricity Company utilise une technologie de pointe et une ligne d'assistance téléphonique pour le dépannage électrique afin de réduire la durée des coupures de courant pour ses clients et d'améliorer la fiabilité de l'approvisionnement en électricité.

D'après les statistiques du service administratif, en 2020, le système de gestion électronique des documents de l'agence a traité 7 862 documents entrants, 10 958 documents sortants et 466 dossiers de travail électroniques ont été créés et archivés. De début 2020 à juillet 2021, ce même système a traité 6 053 documents entrants, 6 048 documents sortants et 401 catégories de dossiers électroniques ont été créées. Ce volume important de documents et de dossiers numérisés, diffusés et archivés, témoigne d'une augmentation constante du nombre de documents et de dossiers archivés sans support papier.

Conformément au plan de transformation numérique du bureau pour la période 2021-2025, la société Nghe An Power poursuit la sensibilisation de l'ensemble de ses employés à la transformation numérique ; finalise la révision et la mise en place des organigrammes de travail ; élabore des documents décrivant le processus de paiement électronique applicable aux activités courantes ;… La société a également procédé à l'auto-tri, au classement et à la correction intégrale de ses archives, et a numérisé 100 % des fichiers, y compris les dossiers papier corrigés (à l'exception des documents confidentiels et spéciaux).

La transformation numérique des activités de production et commerciales de la Compagnie d'électricité de Nghệ An est en plein essor. Le déploiement d'applications basées sur l'intelligence artificielle contribue à améliorer significativement la productivité du travail, l'efficacité opérationnelle et à réduire les coûts. Elle permet notamment d'améliorer la fiabilité et d'offrir aux clients un service optimal.