La compagnie d'électricité de Nghe An déploie activement des applications de transformation numérique

Afin de répondre rapidement à la feuille de route de transformation numérique de l'industrie de l'électricité, Nghe An Electricity Company a activement mis en œuvre la feuille de route de transformation numérique dans les activités de production et commerciales pour apporter la plus grande efficacité économique.

Le bureau de la compagnie d'électricité de Nghe An applique rigoureusement le programme E-Office. 100 % des documents sont émis avec des signatures numériques.

Depuis 2009, la transformation numérique a été déployée dans les opérations de bureau de la société d'électricité de Nghe An, répondant aux exigences de mise à niveau du système de bureau électronique (E-Office) ainsi qu'à l'augmentation de l'application des plateformes de réunion en ligne, au partage de documents de reporting sur le portail interne, à la récupération de données via des codes QR... a contribué de manière significative à la gestion et à l'administration, à la réforme administrative, au gain de temps et à la réduction des coûts.

Le déploiement du bureau électronique de la compagnie d'électricité de Nghe An a marqué le passage du modèle de gestion traditionnel au modèle de gestion en ligne, prélude à la transformation numérique des entreprises. E-office est un logiciel entièrement intégré aux applications pour répondre aux besoins de gestion, de traitement des dossiers de travail, d'échange d'informations, de gestion interne, de création et de gestion de documents, de dépêches officielles, de rapports… dans le but de remplacer et de moderniser les méthodes traditionnelles de gestion de l'information.

Au départ, le logiciel E-Office proposait peu d'utilitaires, se concentrant principalement sur le suivi des documents entrants et sortants sous forme de fichiers papier numérisés. À ce jour, la compagnie d'électricité de Nghe An utilise E-Office version 3.0. Ce logiciel intègre de nombreuses applications pour répondre aux besoins de gestion, de traitement des dossiers de travail, d'échange d'informations, d'exploitation, de création, de gestion et de stockage de documents et de rapports.

Toutes les unités affiliées et les départements fonctionnels de la société d'électricité de Nghe An exploitent pleinement l'utilitaire E-Office 3.0.

Comparé aux méthodes de travail bureautiques traditionnelles, E-Office 3.0 offre un système de gestion centralisé permettant de consulter et de rechercher facilement des documents liés au travail, de signer et d'émettre des documents électroniques, d'ouvrir et de stocker des fichiers en réseau, etc., contribuant ainsi à améliorer l'efficacité du travail et à gagner du temps dans la circulation, l'émission et le stockage des documents. Les responsables peuvent facilement organiser le travail, émettre des rappels et donner leur avis sur chaque contenu, ce qui permet un suivi précis de l'avancement des travaux et une transmission rapide et efficace des informations.

Reconnaissant l'efficacité du système de gestion de bureau numérique, les dirigeants de Nghe An Power Company ont pleinement informé toutes les unités affiliées et tous les services fonctionnels afin d'optimiser l'utilité d'E-Office 3.0. À ce jour, l'entreprise a mis en place une émission 100 % numérique des documents sortants et internes, à l'exception des documents devant être signés sur papier conformément à la réglementation relative au travail de bureau du Vietnam Electricity Group (EVN) par la décision n° 333/QD-EVN du 9 mars 2020 ; les horaires de travail et d'utilisation des véhicules ont été enregistrés ; un catalogue de documents complet et précis a été créé et le délai de conservation des documents soumis via le système E-Office de l'entreprise a été déterminé.

La société d'électricité Nghe An utilise une technologie de pointe et une hotline de réparation d'électricité à chaud pour réduire le temps de panne de courant pour les clients et améliorer la fiabilité de l'alimentation électrique.

Selon les statistiques du Bureau de l'entreprise, en 2020, le système E-Office de l'agence a traité 7 862 documents entrants, 10 958 documents sortants et 466 dossiers de travail électroniques créés et déposés aux archives de l'agence. Du début de l'année à juillet 2021, le système E-Office de l'agence a traité 6 053 documents entrants, 6 048 documents sortants et 401 catégories de dossiers électroniques ont été créées. Il s'agit d'un volume assez important de documents et de dossiers diffusés, publiés et stockés sous forme numérique ; le nombre de documents et de dossiers archivés sans papier a augmenté d'année en année.

Français Conformément au Plan de transformation numérique du bureau pour la période 2021-2025, Nghe An Power Company continue de promouvoir la communication de sensibilisation à la transformation numérique parmi les employés de l'ensemble de l'unité ; achever la révision et la construction des organigrammes de travail, élaborer des documents décrivant le flux de processus de paiement électronique applicable aux activités régulières ;... La Société a également réalisé 100 % de l'auto-évaluation, de l'organisation, de la classification et de l'édition complète des documents archivés en arriéré, 100 % des dossiers ont été numérisés, 100 % des dossiers papier édités ont été numérisés (sauf confidentiels et spécifiques).

La transformation numérique de la production et des activités commerciales de Nghe An Electricity Company est en plein essor. Le déploiement d'applications basées sur l'intelligence artificielle contribue à améliorer considérablement la productivité, l'efficacité et les économies de coûts. Il améliore notamment la fiabilité, offrant ainsi aux clients un service optimal.