Identifier les difficultés et les lacunes, continuer à faire vivre la loi sur l'état civil

PV:Pourriez-vous nous parler des résultats exceptionnels obtenus après 6 ans de mise en œuvre de la loi sur l’état civil dans la province de Nghe An ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :Reconnaissant l'importance de la loi sur l'état civil, immédiatement après que l'Assemblée nationale a adopté la loi, sous la direction du ministère de la Justice, pour assurer la mise en œuvre de la loi à partir du 1er janvier 2016. Le ministère de la Justice a conseillé de manière proactive et active le Conseil populaire et le Comité populaire de la province de Nghe An pour publier de nombreux documents dirigeant la mise en œuvre.

En particulier, une attention particulière doit être accordée au perfectionnement et à l’organisation du personnel des fonctionnaires chargés d’effectuer des tâches d’état civil dans les agences d’enregistrement de l’état civil et à la fourniture de formations, de perfectionnement professionnel et à l’octroi de certificats de perfectionnement professionnel de l’état civil.

M. Nguyen Cong Hoan, directeur adjoint du ministère de la Justice de Nghe An. Photo : Pham Bang

Après six ans de mise en œuvre, la Loi sur l'état civil a obtenu des résultats importants. Les services d'enregistrement des faits d'état civil ont pris conscience de leurs responsabilités et les citoyens ont pris conscience de l'importance des documents d'état civil. Ils enregistrent donc volontairement les faits d'état civil dans les délais prévus par la loi, limitant ainsi la situation antérieure de « naissances non déclarées, décès non déclarés ».

Le processus d'enregistrement et de gestion des ménages a été mis en place et les installations ont été considérablement améliorées. Toutes les demandes d'enregistrement des ménages ont été traitées rapidement, dans les délais et conformément à la loi. De 2016 à aujourd'hui, la province de Nghe An a enregistré 1 129 529 cas, dont : 661 012 cas d'enregistrement des naissances ; 152 880 couples d'enregistrement des mariages ; 128 492 cas d'enregistrement des décès ; et 187 145 cas d'autres enregistrements des ménages.

L'application des technologies de l'information à l'enregistrement de l'état civil dans la province a été encouragée. Depuis 2017, le logiciel d'état civil électronique a été déployé de manière synchrone, stable et systématique, ce qui a entraîné des changements positifs dans le travail d'enregistrement et de gestion de l'état civil dans la province. De plus, depuis le 1er mars 2020, le ministère de la Justice a coordonné avec les organismes compétents tels que le ministère de l'Information et des Communications et la Caisse provinciale d'assurance sociale, entre autres, afin de relier les données d'enregistrement des naissances des enfants de moins de 6 ans du Système d'information sur l'enregistrement et la gestion de l'état civil au Système d'émission des cartes d'assurance maladie.

Conseils sur les démarches administratives à l'intention des personnes se rendant au guichet unique de la commune de Dien Trung (Dien Chau). Photo : Gia Huy

Le ministère de la Justice a également mis en œuvre la numérisation des registres d'état civil (phase 2 de 2006 à fin 2015) dans toute la province, avec un nombre de 858 133 cas. En 2022 et 2023, le ministère de la Justice poursuivra la numérisation des registres d'état civil restants, ainsi que toutes les étapes des registres d'état civil de mariage et de décès. L'enregistrement en ligne de l'état civil est encouragé par les localités, ce qui rapproche l'enregistrement en ligne de la population.

PV:Alors, dans le processus de mise en œuvre de la loi sur l'état civil, quelles difficultés et quels problèmes ont surgi, monsieur ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :En réalité, la mise en œuvre de la loi sur l'état civil a rencontré des difficultés et des problèmes, notamment dans la mise en œuvre du projet de « Base de données électronique de l'état civil », la numérisation des registres d'état civil et l'enregistrement en ligne de l'état civil au niveau local.:Le logiciel partagé de gestion de l'état civil est souvent surchargé et ne permet pas la connexion, ce qui affecte les délais de traitement des démarches administratives. La connexion entre le logiciel d'état civil du ministère de la Justice et celui de la population du ministère de la Sécurité publique est encore incomplète, ce qui ralentit parfois l'attribution des numéros d'identification personnelle et affecte le processus d'enregistrement des naissances.

Le ministère de la Justice a coordonné avec la police du district l'organisation d'une conférence visant à diffuser, former et mettre en œuvre des réglementations sur la coordination de la fourniture d'informations sur la base de données d'état civil. Photo : D.C.

Actuellement, le logiciel d'état civil a ajouté une fonction permettant au ministère de la Justice de vérifier et de corriger les erreurs dans les informations d'état civil au niveau communal. Cette fonctionnalité permet aux districts de gérer l'état actuel de l'utilisation du logiciel d'état civil au niveau communal. Cependant, cela augmente également la charge de travail du ministère de la Justice, en particulier dans les services peu nombreux et gérant de nombreuses unités communales. De plus, le logiciel ne propose pas encore d'extrait d'acte de mariage ou d'acte de divorce ; la délivrance d'une copie de l'extrait nécessite donc une modification manuelle.

Concernant l'enregistrement en ligne de l'état civil, aux niveaux communal et départemental, lorsque les citoyens venaient effectuer des transactions, le personnel d'accueil les aidait à créer des comptes de service sur le Portail national des services publics et le Portail provincial des services publics. Cependant, de nombreuses cartes SIM n'étaient toujours pas à leur nom, ce qui a rendu l'enregistrement infructueux. Par ailleurs, en raison de la capacité limitée des populations rurales à utiliser Internet pour effectuer des démarches administratives dans l'environnement électronique, le taux d'enregistrement de l'état civil restait modeste.

De plus, en raison du budget limité des communes, certains équipements et pages dédiés à l'enregistrement des ménages et à l'enregistrement en ligne, tels que les scanners et les photocopieurs, n'ont pas été investis. Les qualifications et les compétences professionnelles de nombreux agents chargés de l'enregistrement des ménages restent limitées, ce qui complique la mise en œuvre des opérations sur le logiciel d'enregistrement des ménages, ce qui entraîne des erreurs de saisie qui doivent être corrigées ou des demandes d'annulation d'enregistrement par le Département des technologies de l'information du ministère de la Justice. À ce jour, l'enregistrement en ligne des ménages n'a concerné que 847 cas dans la province.

Français Concernant la coordination intersectorielle entre la Sécurité publique, le Tribunal populaire, la Santé, l'Éducation, etc., il existe encore certaines limitations telles que : certaines écoles n'acceptent que les actes de naissance (copies), n'acceptant pas les actes de naissance certifiés conformes à l'original, ce qui entraîne des difficultés pour les personnes et n'est pas conforme aux dispositions de la Loi sur l'état civil et du Décret n° 23/2015/ND-CP du Gouvernement sur la certification des copies à partir de l'original. Dans certaines localités, la situation de délivrance arbitraire d'actes de naissance persiste... Dans de nombreux cas, la décision de divorce du Tribunal populaire n'a pas été transmise au Comité populaire de la commune où le mariage a été enregistré ou où l'homme et la femme résidaient en permanence afin que l'officier d'état civil puisse prendre des notes dans le registre, de sorte qu'il reste difficile de déterminer l'état matrimonial de ces sujets.

Par ailleurs, l'application des dispositions de la loi sur l'état civil et des documents d'application se heurte également à certaines difficultés. Par exemple, concernant la procédure d'enregistrement d'un mariage impliquant un élément d'extranéité : actuellement, seules les informations relatives aux certificats d'état civil de certains pays figurent dans la liste jointe au document d'orientation du ministère de la Justice. Par conséquent, pour les cas non inclus dans cette liste, les autorités locales restent confuses et doivent demander conseil à des professionnels, ce qui allonge les délais de traitement.

Concernant l'enregistrement des naissances, la loi sur l'état civil ne prévoit pas la réédition de l'acte de naissance original, ce qui pose des difficultés aux citoyens, car certains organismes et services exigent encore l'original à des fins de comparaison. La délivrance des certificats de décès lors de l'enregistrement d'un décès ne fait l'objet d'aucune réglementation spécifique quant à la forme de l'avis de décès, ce qui crée une certaine confusion pour le comité populaire communal lors de la délivrance des avis de décès et de l'enregistrement des décès.

PV:Pour résoudre les difficultés et les problèmes ci-dessus, quelles solutions, recommandations et propositions Nghe An a-t-il, monsieur ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :Afin de continuer à mettre en œuvre efficacement la loi sur l'état civil, nous avons demandé au ministère de la Justice de nous conseiller sur la modification d'un certain nombre de dispositions de la loi sur l'état civil et de ses directives d'application afin de remédier aux difficultés et aux problèmes qui se produisent dans de nombreuses localités ; en autorisant l'utilisation de copies d'actes de naissance comme dans l'étape précédente pour faciliter la délivrance de copies d'actes de naissance, en réduisant la pression sur la délivrance des formulaires d'état civil par le ministère de la Justice et les fonctionnaires du ministère de la Justice et de l'état civil.

En outre, il est nécessaire de connecter et d'intégrer rapidement à la base de données commune de l'état civil les activités réalisées par les agences vietnamiennes à l'étranger afin de faciliter la délivrance de documents d'état civil aux citoyens vietnamiens ayant enregistré leur état civil auprès d'agences vietnamiennes à l'étranger et retournant résider dans le pays ; il est également nécessaire d'éviter les doublons d'enregistrements d'activités déjà enregistrées à l'étranger. Il est également nécessaire de mettre en place un processus de vérification des données d'état civil numérisées afin que les localités puissent rapidement corriger les informations erronées après vérification, afin de garantir que les données d'état civil sont « correctes, complètes et propres ».

Dans le même temps, il faudra bientôt mettre à niveau et compléter le logiciel d'enregistrement de l'état civil afin de permettre aux fonctionnaires de l'état civil d'exercer plus facilement leurs fonctions et, en même temps, aux agences de gestion de l'état civil de le comprendre et de le surveiller plus facilement.

Les autorités procèdent à la délivrance des cartes d'identité des citoyens. Photo : Nguyen Nguyen.

Du côté du secteur judiciaire de Nghe An, en plus de se concentrer sur l'amélioration des capacités professionnelles, de l'expertise et des compétences informatiques des fonctionnaires judiciaires et de l'état civil, pour surmonter les lacunes dans la coordination intersectorielle dans la mise en œuvre de la loi sur l'état civil, le ministère de la Justice a échangé de manière proactive des documents et organisé des séminaires intersectoriels pour résoudre conjointement les difficultés et les problèmes liés à l'enregistrement de l'état civil.

En particulier, le ministère de la Justice a coordonné avec le Comité populaire provincial la publication de la Directive n° 10/CT-UBND sur le renforcement du travail d'enregistrement et de gestion de l'état civil dans la province ; chargeant les départements, branches et comités populaires concernés aux niveaux des districts et des communes d'appliquer strictement la loi sur l'état civil, en répondant aux exigences de l'enregistrement de l'état civil pour la population.

PV:Merci!