Identifier les difficultés et les lacunes, et poursuivre la mise en œuvre de la loi sur l'état civil.

PV :Pourriez-vous nous faire part des réalisations remarquables accomplies au cours des six dernières années dans la mise en œuvre de la loi sur l'état civil dans la province de Nghệ An ?

M. Nguyen Cong Hoan :Reconnaissant l'importance de la loi sur l'état civil, immédiatement après son adoption par l'Assemblée nationale, et sous la direction du ministère de la Justice, afin d'assurer sa mise en œuvre à compter du 1er janvier 2016, le ministère de la Justice a prodigué des conseils proactifs et actifs au Conseil populaire et au Comité populaire de la province de Nghe An, les incitant à publier de nombreux documents d'orientation pour sa mise en œuvre.

Il convient notamment d’accorder une attention particulière à l’amélioration et à l’organisation de l’équipe de fonctionnaires travaillant dans les services d’état civil, ainsi qu’à la mise en place de formations, de programmes de perfectionnement professionnel et de certifications en matière d’état civil.

M. Nguyen Cong Hoan – Directeur adjoint du Département de la Justice de Nghệ An. Photo : Pham Bang.

Au cours des six dernières années, la loi sur l'état civil a permis d'obtenir des résultats significatifs. Les services d'état civil ont pris davantage conscience de leurs responsabilités et les citoyens ont reconnu l'importance des actes d'état civil, ce qui les a incités à déclarer volontairement les événements d'état civil dans les délais légaux. Cela a permis de réduire la situation antérieure où les naissances n'étaient pas enregistrées et les décès non déclarés.

L'enregistrement et la gestion des actes d'état civil sont désormais mieux organisés et les infrastructures se sont considérablement améliorées. Toutes les demandes d'état civil sont reçues et traitées rapidement et dans les délais impartis, garantissant ainsi le respect de la loi. De 2016 à aujourd'hui, la province de Nghệ An a enregistré 1 129 529 actes d'état civil, dont : 661 012 naissances, 152 880 mariages, 128 492 décès et 187 145 autres actes d'état civil.

L'utilisation des technologies de l'information dans le service d'état civil de la province a été encouragée. Depuis 2017, le logiciel d'état civil électronique a été mis en œuvre de manière synchronisée, stable et systématique, entraînant des changements positifs dans l'état civil et sa gestion. Par ailleurs, depuis le 1er mars 2020, le ministère de la Justice, en collaboration avec les organismes compétents tels que le ministère de l'Information et des Communications et l'Agence provinciale des assurances sociales, a permis de relier les données d'enregistrement des naissances des enfants de moins de 6 ans, issues du Système d'information sur l'état civil et sa gestion, au Système de délivrance des cartes d'assurance maladie.

Instructions relatives aux démarches administratives à destination des citoyens au guichet unique de la commune de Dien Trung (district de Dien Chau). Photo : Gia Huy

Le ministère de la Justice a également mis en œuvre la numérisation des registres d'état civil (phase 2, de 2006 à fin 2015) dans toute la province, soit un total de 858 133 cas. En 2022 et 2023, il a poursuivi la numérisation des actes de naissance restants ainsi que de tous les actes de mariage, de décès, etc. L'enregistrement en ligne de l'état civil est activement encouragé par les collectivités locales, afin de le rendre plus accessible aux citoyens.

PV :Alors, quelles difficultés et quels obstacles sont apparus lors de la mise en œuvre de la loi sur l'état civil, monsieur ?

M. Nguyen Cong Hoan :En réalité, la mise en œuvre de la loi sur l'état civil s'est heurtée à des difficultés et des obstacles. Citons par exemple la mise en place du projet de base de données électronique de l'état civil, la numérisation des registres d'état civil et l'enregistrement en ligne au niveau local.:Le logiciel partagé de gestion de l'état civil est fréquemment surchargé, ce qui empêche les connexions et allonge les délais de traitement des démarches administratives pour les citoyens. L'intégration entre le logiciel d'état civil du ministère de la Justice et le logiciel de données démographiques du ministère de la Sécurité publique est encore incomplète, ce qui entraîne parfois des retards dans l'attribution des numéros d'identification personnels et, par conséquent, dans l'enregistrement des naissances.

Le ministère de la Justice, en coordination avec la police du district, a organisé une conférence afin de diffuser, de former et de mettre en œuvre la réglementation relative à la coordination de la fourniture des informations de la base de données de l'état civil. (Photo : Washington D.C.)

Actuellement, le logiciel d'état civil intègre une fonction permettant au ministère de la Justice de vérifier et de corriger les erreurs dans les informations d'état civil au niveau communal. Cette fonctionnalité facilite la gestion, par les districts, de l'utilisation du logiciel au niveau communal. Toutefois, elle accroît également la charge de travail du ministère de la Justice, notamment dans les services aux effectifs réduits qui gèrent de nombreuses unités communales. Par ailleurs, le logiciel ne comportant pas encore de fonction d'extraction des actes de mariage ou de divorce, des corrections manuelles doivent être effectuées lors de la délivrance des copies de ces extraits.

Concernant l'état civil en ligne, au niveau communal et départemental, lorsque les citoyens se présentent pour effectuer des démarches, les agents d'accueil les aident à créer un compte sur le Portail national et le Portail provincial de la fonction publique. Cependant, de nombreuses cartes SIM ne sont pas enregistrées au nom du citoyen, ce qui entraîne des échecs d'enregistrement. Par ailleurs, en raison de l'accès limité à Internet pour les habitants des zones rurales, le pourcentage de personnes effectuant leur déclaration d'état civil en ligne reste faible.

De plus, faute de budgets suffisants au niveau communal, certains équipements nécessaires à l'état civil, notamment à l'enregistrement en ligne (scanners, photocopieurs, etc.), n'ont pas encore été acquis. Les compétences de certains agents d'état civil sont également limitées, ce qui engendre des difficultés d'utilisation du logiciel. Il en résulte des erreurs de saisie de données nécessitant des corrections ou des demandes d'annulation d'enregistrements auprès du service informatique du ministère de la Justice. À ce jour, seuls 847 cas ont été enregistrés en ligne dans toute la province.

En ce qui concerne la coordination interinstitutionnelle entre la police, les tribunaux populaires, la santé, l'éducation, etc., certaines lacunes persistent : certains établissements scolaires n'acceptent que les copies d'actes de naissance, et non les copies certifiées conformes, ce qui engendre des difficultés pour les citoyens et contrevient à la loi sur l'état civil et au décret gouvernemental n° 23/2015/ND-CP relatif à la certification des copies. Dans certaines localités, la délivrance des actes de naissance reste arbitraire. Par ailleurs, dans de nombreux cas, les jugements de divorce prononcés par le tribunal populaire ne sont pas transmis au comité populaire de la commune où le mariage a été enregistré ou du lieu de résidence des époux, empêchant ainsi leur inscription au registre d'état civil. De ce fait, il demeure difficile de déterminer l'état civil de ces personnes.

Par ailleurs, l'application de la loi sur l'état civil et de ses règlements d'application se heurte également à certaines difficultés. Par exemple, concernant la procédure d'enregistrement des mariages impliquant des conjoints étrangers : actuellement, les informations relatives aux certificats d'état civil délivrés par certains pays ne figurent que dans la liste jointe au document d'orientation du ministère de la Justice. De ce fait, pour les cas non répertoriés, les autorités locales sont encore confrontées à des difficultés et doivent solliciter l'avis de spécialistes, ce qui allonge les délais de traitement.

Concernant l'enregistrement des naissances, la loi sur l'état civil ne prévoit pas la possibilité d'obtenir un duplicata de l'acte de naissance original, ce qui pose des difficultés aux citoyens, certains organismes exigeant encore l'original pour vérification. Quant à la délivrance des certificats de décès suite à l'enregistrement du décès, elle ne respecte pas de réglementation précise quant à la forme de la déclaration de décès, ce qui engendre une confusion pour les comités populaires communaux chargés de déclarer et d'enregistrer les décès.

PV :Pour surmonter ces difficultés et ces obstacles, quelles solutions, recommandations et propositions Nghe An a-t-il à vous proposer, monsieur ?

M. Nguyen Cong Hoan :Afin de continuer à appliquer efficacement la loi sur l'état civil, nous avons proposé que le ministère de la Justice donne son avis sur la modification de certaines dispositions de cette loi et de ses directives d'application afin de remédier aux difficultés et aux obstacles rencontrés dans de nombreuses localités ; et d'autoriser l'utilisation d'extraits d'actes de naissance comme par le passé afin de faciliter la délivrance de ces actes et de réduire la pression exercée sur le ministère de la Justice et les agents de l'état civil dans la distribution des formulaires d'état civil.

Il est par ailleurs nécessaire d'intégrer rapidement dans une base de données commune d'état civil toutes les activités menées par les représentations vietnamiennes à l'étranger. Ceci facilitera la délivrance de documents d'état civil aux citoyens vietnamiens ayant fait enregistrer leur état civil auprès de ces représentations et résidant désormais au Vietnam, tout en évitant les doublons. Un processus de vérification des données numérisées d'état civil doit être mis en place afin de permettre aux collectivités locales de corriger rapidement toute information erronée après vérification, garantissant ainsi l'exactitude, l'exhaustivité et la fiabilité des données.

Dans le même temps, le logiciel d'état civil devrait être mis à jour et amélioré prochainement afin de faciliter le travail des agents d'état civil et de permettre aux organismes de gestion de l'état civil de contrôler et de suivre plus facilement le processus.

Les autorités procèdent actuellement à la délivrance des cartes d'identité nationales. Photo : Nguyen Nguyen.

Du côté du ministère de la Justice de Nghe An, outre le fait de se concentrer sur l'amélioration des capacités professionnelles, des compétences et des capacités informatiques des fonctionnaires de la Justice et de l'état civil, afin de surmonter les lacunes en matière de coordination interinstitutionnelle dans la mise en œuvre de la loi sur l'état civil, le ministère de la Justice a proactivement échangé des documents et organisé des ateliers interinstitutionnels pour résoudre conjointement les difficultés et les obstacles liés à l'enregistrement dans l'état civil.

En particulier, le ministère de la Justice s'est coordonné avec le Comité populaire provincial pour publier la directive n° 10/CT-UBND sur le renforcement de l'enregistrement et de la gestion de l'état civil dans la province ; chargeant les départements et agences concernés, ainsi que les comités populaires de district et de commune, de mettre strictement en œuvre la loi sur l'état civil, répondant aux exigences d'enregistrement de l'état civil pour la population.

PV :Merci, monsieur !