Identifier les difficultés et les lacunes, poursuivre la mise en œuvre du droit de l’état civil

PV:Pourriez-vous nous parler des résultats exceptionnels obtenus après 6 ans de mise en œuvre de la loi sur l’état civil dans la province de Nghe An ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :Conscient de l'importance de la loi sur l'état civil, immédiatement après l'adoption de la loi par l'Assemblée nationale, sous la direction du ministère de la Justice, pour assurer la mise en œuvre de la loi à partir du 1er janvier 2016, le ministère de la Justice a conseillé de manière proactive et active le Conseil populaire et le Comité populaire de la province de Nghe An pour publier de nombreux documents ordonnant la mise en œuvre.

En particulier, une attention particulière est accordée au perfectionnement et à l'organisation de l'équipe de fonctionnaires chargés des travaux d'état civil dans les agences d'enregistrement de l'état civil, à la formation, au développement des compétences professionnelles et à l'octroi de certificats de formation professionnelle en matière d'état civil.

M. Nguyen Cong Hoan, directeur adjoint du ministère de la Justice de Nghe An. Photo : Pham Bang

Après six ans de mise en œuvre, la Loi sur l'état civil a obtenu des résultats importants. Les services d'enregistrement des actes d'état civil ont pris conscience de leurs responsabilités et la population a pris conscience de l'importance des documents d'état civil. Elle enregistre donc volontairement les faits d'état civil dans les délais prévus par la loi, limitant ainsi la situation antérieure de « naissances non déclarées, décès non déclarés ».

L'enregistrement et la gestion de l'état civil ont été améliorés et les infrastructures ont été considérablement améliorées. Toutes les affaires d'état civil sont traitées avec diligence, dans les délais et conformément à la loi. De 2016 à aujourd'hui, la province de Nghe An a enregistré 1 129 529 cas d'état civil, dont 661 012 naissances, 152 880 mariages, 128 492 décès et 187 145 autres actes d'état civil.

L'application des technologies de l'information à l'enregistrement de l'état civil dans la province a été encouragée. Depuis 2017, le logiciel d'état civil électronique a été déployé de manière synchrone, stable et systématique, ce qui a entraîné une évolution positive dans le travail d'enregistrement et de gestion de l'état civil dans la province. De plus, depuis le 1er mars 2020, le ministère de la Justice collabore avec les organismes compétents tels que le ministère de l'Information et des Communications et la Caisse provinciale d'assurance sociale afin de relier les données d'enregistrement des naissances des enfants de moins de 6 ans du Système d'information sur l'enregistrement et la gestion de l'état civil au Système d'émission des cartes d'assurance maladie.

Guide des démarches administratives pour les personnes se rendant au guichet unique de la commune de Dien Trung (Dien Chau). Photo : Gia Huy

Le ministère de la Justice a également mis en œuvre la numérisation des registres d'état civil (phase 2, de 2006 à fin 2015) dans toute la province, avec un nombre de 858 133 cas. En 2022 et 2023, le ministère de la Justice poursuivra la numérisation des registres d'état civil restants, ainsi que de tous les registres d'état civil de mariage et de décès. L'enregistrement en ligne de l'état civil est encouragé par les localités, ce qui le rend plus accessible aux citoyens.

PV:Alors, dans le processus de mise en œuvre de la loi sur l'état civil, quelles difficultés et quels problèmes ont surgi, monsieur ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :En réalité, la mise en œuvre de la loi sur l'état civil a rencontré des difficultés et des problèmes, notamment lors de la mise en œuvre du projet de « Base de données électronique de l'état civil », de la numérisation des registres d'état civil et de l'enregistrement en ligne de l'état civil au niveau local.:Les logiciels d'état civil courants sont souvent surchargés et ne permettent pas la connexion, ce qui affecte les délais de traitement des démarches administratives. La connexion entre les logiciels d'état civil du ministère de la Justice et de la Sécurité publique est encore incomplète, ce qui ralentit parfois l'attribution des numéros d'identification personnelle et affecte le processus d'enregistrement des naissances.

Le ministère de la Justice a collaboré avec la police du district pour organiser une conférence visant à diffuser, former et déployer la réglementation relative à la coordination de la fourniture d'informations sur les bases de données d'état civil. Photo : D.C.

Actuellement, le logiciel d'état civil intègre une fonction permettant au ministère de la Justice de vérifier et de corriger les erreurs d'enregistrement des données d'état civil au niveau communal. Cette fonctionnalité permet aux districts de gérer l'état actuel de l'utilisation du logiciel d'état civil au niveau communal. Cependant, cela accroît la charge de travail du ministère de la Justice, notamment dans les services peu nombreux et gérant de nombreuses unités communales. De plus, le logiciel ne propose pas d'extrait d'acte de mariage ou d'acte de divorce ; la délivrance d'une copie de l'extrait nécessite donc une modification manuelle.

Concernant l'enregistrement en ligne de l'état civil, aux niveaux communal et provincial, le personnel d'accueil a aidé les citoyens à s'inscrire sur les portails nationaux et provinciaux des services publics. Cependant, de nombreuses cartes SIM n'étaient toujours pas à leur nom, ce qui a rendu l'enregistrement infructueux. Par ailleurs, en raison de la capacité limitée des populations rurales à utiliser Internet pour effectuer leurs démarches administratives dans un environnement électronique, le taux d'enregistrement de l'état civil restait modeste.

De plus, en raison du budget limité des communes, aucun investissement n'a été réalisé dans certaines pages et équipements spécifiques à l'enregistrement des ménages et à l'enregistrement en ligne, tels que les scanners et les photocopieurs. Les qualifications et les compétences professionnelles de nombreux agents travaillant à l'enregistrement des ménages restent limitées, de sorte que la mise en œuvre des opérations sur le logiciel d'enregistrement des ménages n'est pas encore fluide, ce qui entraîne des erreurs de saisie qui doivent être corrigées ou la Direction des technologies de l'information du ministère de la Justice est priée d'annuler les enregistrements. À ce jour, l'enregistrement en ligne des ménages n'a été effectué dans toute la province que pour 847 cas.

Concernant la coordination intersectorielle entre la Sécurité publique, le Tribunal populaire, la Santé, l'Éducation, etc., certaines limitations subsistent. Par exemple, certaines écoles n'acceptent que les copies d'actes de naissance, refusant les originaux certifiés conformes, ce qui engendre des difficultés et n'est pas conforme aux dispositions de la Loi sur l'état civil et du Décret gouvernemental n° 23/2015/ND-CP relatif à la certification des copies. Dans certaines localités, la délivrance arbitraire d'actes de naissance persiste. Dans de nombreux cas, la décision de divorce du Tribunal populaire n'a pas été transmise au Comité populaire de la commune où le mariage a été enregistré ou où l'homme et la femme résidaient de manière permanente, afin que l'officier d'état civil puisse prendre des notes dans le registre. Il est donc difficile de déterminer l'état civil de ces personnes.

Par ailleurs, l'application des dispositions de la loi sur l'état civil et des documents d'application se heurte également à certaines difficultés. Par exemple, concernant la procédure d'enregistrement des mariages impliquant des éléments étrangers : actuellement, seules les informations sur les certificats d'état civil de certains pays figurent dans la liste jointe au document d'orientation du ministère de la Justice. Par conséquent, pour les cas non inclus dans cette liste, les autorités locales restent confuses et doivent faire appel à des professionnels, ce qui allonge les délais de traitement.

Concernant l'enregistrement des naissances, la loi sur l'état civil ne prévoit pas la délivrance de nouveaux actes de naissance originaux, ce qui crée des difficultés pour les citoyens, car certains organismes et services exigent encore l'original à des fins de comparaison. La délivrance des certificats de décès lors de l'enregistrement d'un décès ne fait l'objet d'aucune réglementation spécifique quant à la forme de l'avis de décès, ce qui crée une certaine confusion pour le comité populaire communal lors de la délivrance des avis de décès et de l'enregistrement des décès.

PV:Pour résoudre les difficultés et les problèmes ci-dessus, quelles solutions, recommandations et propositions Nghe An a-t-il, monsieur ?

Monsieur Nguyen Cong Hoan :Afin de poursuivre la mise en œuvre efficace de la loi sur l'état civil, nous avons demandé au ministère de la Justice de nous conseiller sur la modification d'un certain nombre de dispositions de la loi sur l'état civil et des documents d'orientation pour la mise en œuvre, compte tenu des difficultés et des problèmes qui subsistent dans de nombreuses localités ; en autorisant l'utilisation d'extraits d'actes de naissance comme dans l'étape précédente pour faciliter la délivrance de copies d'actes de naissance, en réduisant la pression sur la délivrance des formulaires d'état civil par le ministère de la Justice et les fonctionnaires du ministère de la Justice et de l'état civil.

Par ailleurs, il est nécessaire de connecter et d'intégrer rapidement à la base de données commune d'état civil les activités réalisées par les représentations vietnamiennes à l'étranger afin de faciliter la délivrance des actes d'état civil aux citoyens vietnamiens ayant enregistré leur état civil auprès de ces représentations et retournant au pays. Parallèlement, il est nécessaire d'éviter les doublons d'enregistrements d'activités déjà enregistrées à l'étranger. Il est également nécessaire de mettre en place un processus de vérification des données d'état civil numérisées afin que les localités puissent rapidement corriger les erreurs d'information après vérification et garantir ainsi l'exactitude, l'exhaustivité et la qualité des données.

Dans le même temps, il faudra bientôt mettre à niveau et compléter le logiciel d'enregistrement de l'état civil pour permettre aux fonctionnaires de l'état civil d'exercer plus facilement leurs fonctions et, en même temps, aux agences de gestion de l'état civil de le comprendre et de le surveiller plus facilement.

Les autorités procèdent à la délivrance des cartes d'identité. Photo : Nguyen Nguyen.

Du côté du pouvoir judiciaire de Nghe An, en plus de se concentrer sur l'amélioration des capacités professionnelles, de l'expertise et des compétences informatiques des fonctionnaires de la Justice - État civil, pour surmonter les lacunes dans la coordination intersectorielle dans la mise en œuvre de la loi sur l'état civil, le ministère de la Justice a échangé de manière proactive des documents et organisé des séminaires intersectoriels pour résoudre conjointement les difficultés et les problèmes liés à l'enregistrement de l'état civil.

En particulier, le Département de la Justice a coordonné avec le Comité populaire provincial la publication de la Directive n° 10/CT-UBND sur le renforcement du travail d'enregistrement et de gestion de l'état civil dans la province ; chargeant les départements, branches et comités populaires concernés aux niveaux des districts et des communes d'appliquer strictement la loi sur l'état civil, en répondant aux exigences de l'enregistrement de l'état civil pour la population.

PV:Merci!