Application des technologies de l'information à la gestion et à l'exploitation : surmonter les lacunes
(Baonghean) - L'informatisation progressive et l'application des technologies de l'information à la gestion et au fonctionnement constituent l'un des objectifs de la modernisation administrative. Cette politique a été mise en œuvre avec vigueur dans notre province, entraînant initialement des changements positifs dans la réforme administrative. Cependant, dans les faits, son application n'est toujours pas synchrone, la population ne bénéficie pas de tous les services publics et les gestionnaires sont encore désorientés.
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| Application des technologies de l'information à la gestion et à l'exploitation au Département de la planification et de l'investissement. |
Changement initial
Français Ces dernières années, en application des réglementations du gouvernement sur la politique de modernisation des bureaux, Nghe An a publié la résolution n° 10-NQ/TU du 4 juillet 2007 du Comité permanent du Comité provincial du Parti de Nghe An sur la promotion de l'application et du développement des TI jusqu'en 2010 et l'orientation jusqu'en 2020, la décision n° 526/QD-UBND sur l'ajustement de la planification de l'application et du développement des technologies de l'information dans la province de Nghe An jusqu'en 2020. En conséquence, d'ici 2020, les processus de traitement du travail au sein des agences administratives, la relation de coordination entre les agences seront progressivement informatisées, le travail de gestion de l'État sera intégré et interconnecté, lié de manière synchrone de la province, du district à la commune ; ordonnant et exhortant les agences et les unités à accroître l'utilisation des documents électroniques.
À ce jour, le système de courrier officiel de la province compte 65 noms de domaine actifs ; 100 % des cadres et fonctionnaires des départements, branches et secteurs provinciaux et des comités populaires de district disposent de boîtes de messagerie électronique pour échanger leurs travaux ; le taux d'échange de documents par les unités via le système de courrier officiel à travers la province est actuellement stable, atteignant entre 65 et 68 %. Le système de courrier officiel provincial a été mis à niveau de 50 Mo à 300 Mo, répondant ainsi aux besoins d'exploitation et d'utilisation des cadres et fonctionnaires. L'application et la conversion du système de gestion de la qualité selon le processus ISO à la version TCVN 9001:2008 ont été relativement bien mises en œuvre. Actuellement, 57 agences et unités sur 59 ont mis en œuvre la conversion. Les agences et unités qui ne l'ont pas encore fait continueront la mise en œuvre conformément aux exigences des décisions n° 37/QD-UBND et n° 19/2014/QD-TTg du Premier ministre du 5 mars 2014.
Les infrastructures et les équipements de travail ont été investis et modernisés par secteurs et niveaux afin de répondre aux exigences de modernisation des bureaux. Les secteurs verticaux, notamment la Police provinciale, le Service des impôts et le Trésor public, ont investi des sommes importantes pour construire des quartiers généraux, rénover et moderniser les équipements de travail des unités de district. Le Comité populaire provincial s'est concentré sur l'organisation de conférences, de réunions et d'examens intermédiaires et finaux par le biais de la télévision en ligne. Le nombre de réunions, de conférences et de réunions de déploiement des tâches organisées via le système de télévision en ligne était de 9 en 2012, de 11 en 2013, et le plan pour 2014 prévoit d'organiser 28 réunions, dont 7 au cours des six premiers mois de la même année.
De nombreux services et directions ont utilisé des logiciels informatiques pour soutenir la gestion, le fonctionnement et la mise en œuvre des services publics, et ont démontré leur utilité et leurs économies. Actuellement, des logiciels de gestion et de gestion documentaires sont déployés dans de nombreux organismes et unités, tels que : M-Office, E-Office, OSP-iDOC, Tabmis, etc. Certaines unités utilisent des logiciels sectoriels : le ministère de l'Éducation et de la Formation, le service des douanes, la sécurité sociale, le service des impôts et la police provinciale.
Le Département de la Planification et de l'Investissement a adopté le logiciel OSP-iDOC pour sa gestion et son exploitation. Ce logiciel dispose d'une fonction de recherche textuelle, d'une interface conviviale et peut être étendu et connecté à d'autres systèmes. M. Nguyen Doan Hung, directeur adjoint du Département de la Planification générale du Département de la Planification et de l'Investissement, a déclaré : « Ce logiciel est très pratique et permet une large utilisation pour la recherche de documents. Les responsables attribuent des tâches en ligne, peuvent gérer leurs déplacements professionnels et économisent sur les fournitures de bureau. »
Le service des impôts de Nghe An a mis en place la déclaration et le paiement électroniques des impôts et figure parmi les trois principaux services informatiques du secteur fiscal du pays. Le service des douanes de Nghe An effectue également la déclaration électronique des impôts. Le guichet unique national, le ministère des Finances et le Trésor public utilisent le système Tabmis pour connecter l'ensemble du système.
Ces derniers temps, les départements, agences et communes de nombreux districts ont également fait des efforts pour appliquer les technologies de l'information à la gestion, à l'exploitation et à l'échange de documents, obtenant initialement certains résultats.
Récemment, le Comité populaire du district de Nghi Loc a publié une directive exigeant des chefs de département, de branche et de secteur, ainsi que des présidents des comités populaires des communes et des villes, qu'ils mettent en place, exploitent et utilisent des documents électroniques afin de promouvoir la réforme administrative, de réduire les délais de traitement des dossiers, de créer un environnement de travail transparent, ouvert et moderne, et de favoriser le travail en ligne. Les contenus destinés à être transmis exclusivement sous forme électronique ne doivent absolument pas être envoyés sur papier. Cette initiative illustre la nécessité d'une prise de conscience globale de l'importance des technologies de l'information dans le leadership et la gestion.
Les inconvénients
Au cours du processus de mise en œuvre, en raison des infrastructures et des ressources humaines limitées, l’application des technologies de l’information dans la gestion et l’exploitation dans les secteurs et les districts n’est pas uniforme, pose encore des problèmes et n’est pas très efficace.
Le ministère de l'Agriculture et du Développement rural utilise actuellement le logiciel M-Office. À l'arrivée des documents, après avoir sollicité l'avis du responsable, le greffier les numérise en ligne et les transmet aux chefs de service, qui les traitent ou les attribuent à leurs adjoints. De plus, le greffier doit toujours les saisir manuellement dans les livres, comme d'habitude. Lors d'un entretien, le chef du service de planification du ministère nous a confié : « À mon avis, l'application des technologies de l'information à la gestion est essentielle. Mais le problème est qu'elle ne peut pas être autorisée ; beaucoup de données sont perdues et irrécupérables. »
Aux niveaux des districts et des communes, l'utilisation, l'exploitation et l'échange d'informations par le biais de documents électroniques sont peu efficaces, peu répandus et irréguliers. À ce jour, la province compte 58 portails/pages d'information électroniques. 100 % des agences professionnelles provinciales et des comités populaires des districts, villes et bourgs disposent de portails d'information électroniques actifs, mais ils ne répondent pas aux besoins de la population. De nombreux portails d'information des districts, comme Tan Ky, Thanh Chuong, Nghia Dan, n'ont pas mis à jour leurs documents d'orientation ; certains districts ont publié des informations obsolètes, non actualisées avec les nouvelles de 2014. Malgré la modernisation de leur infrastructure réseau, de nombreuses agences, du fait de la faible utilisation des technologies de l'information par leurs directeurs et adjoints, hésitent à se former et à postuler en ligne. Les réunions et les missions se déroulent encore majoritairement en présentiel. C'est pourquoi de nombreuses unités sont confrontées à une inflation des coûts.
La première raison réside dans la détermination politique, la responsabilité des dirigeants et l'orientation de la réforme administrative des comités du Parti de certains secteurs et localités ; l'organisation de la mise en œuvre par les responsables de certaines agences et unités est insuffisante. Par conséquent, la consultation sur l'élaboration et la mise en œuvre des plans ; les recommandations, les inspections, les examens préliminaires et finaux, les récompenses par émulation, l'évaluation, la classification et les rapports trimestriels et annuels périodiques sur la réforme administrative dans de nombreuses agences et unités restent superficiels et formalistes.
Afin de continuer à promouvoir l'application des technologies de l'information et l'application du système de gestion de la qualité selon les normes TCVN ISO 9001:2008 dans les opérations des agences administratives de l'État conformément à la décision n° 19/2014 du Premier ministre, en plus des conseils et des orientations de tous les niveaux et secteurs, l'attention et la participation des chefs d'agences et d'unités sont nécessaires.
Chau Lan
