Số hóa trong quản lý, điều hành doanh nghiệp

(Baonghean) - Trong xu thế hội nhập ngày nay, việc “số hóa” trong quản trị sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự, nhằm tăng tính cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận. Trên cơ sở đó, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) được xác định là yếu tố quan trọng.

Ứng dụng công nghệ giúp công ty TNHH MTV dịch vụ Hoa Sen quản lý tốt nhân sự. Ảnh: Thanh Lê

Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Với gần 550 cán bộ, nhân viên, 71 cửa hàng (76 điểm bán hàng), Công ty Xăng dầu Nghệ An tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nhân sự và quản lý kinh doanh. Để quản lý con người, đặc biệt là tính toán hệ số tiền lương theo sản lượng, ca trực và đơn vị lẻ thường có nhiều biến động, đơn vị đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương.

Việc áp dụng phần mềm dựa trên đo năng suất lao động (ca kíp và tiêu hao lao động) đã giúp công ty theo dõi, quản lý chặt chẽ. Dữ liệu 71 cửa hàng sẽ tự động chuyển về văn phòng công ty để văn phòng kiểm soát và tính lương, kiểm soát giữa các ca kíp, tạo sự cạnh tranh nội bộ. Đồng thời kiểm soát phân luồng bán hàng (bán cho ô tô, hay xe máy). Mô hình này còn giúp lãnh đạo công ty quản lý số lượng bán ra, thu vào của hệ thống cửa hàng thuộc công ty.

Bên cạnh đó, Công ty Xăng dầu Nghệ An còn có hơn 200 thương nhân đầu mối đại lý giao dịch lấy hàng. Để quản lý, công ty còn sử dụng hệ thống tự động hóa kiểm soát bồn bể, xuất ô tô, xi tẹc, tàu thủy; hệ thống Agas đặt lệnh khi thay đổi giá, tự động báo đến các cửa hàng; hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (SAP ERP), điều hành qua văn phòng điện tử.

Ông Võ Anh Tuấn - Phó Giám đốc Công ty Xăng dầu Nghệ An cho biết: “Trước đây để quản lý nhân sự, tiền lương, xuất kho phải qua nhiều khâu, thủ tục thủ công tốn kém, dễ sai sót nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cho công ty quản lý rõ ràng, minh bạch, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tăng năng suất lao động, doanh thu hơn 5.000 tỷ đồng/năm. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ mang lại hiệu quả khai thác đa chiều trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp”.

Còn Công ty TNHH MTV Dịch vụ Hoa Sen, với đặc thù ngành nghề kinh doanh sản phẩm là con người - cung cấp dịch vụ bảo vệ cho các cơ quan doanh nghiệp, tập đoàn trong và ngoài nước với số lượng người lao động lớn 1.500 người và trải dài trên 63 tỉnh, thành phố trong cả nước. Để quản lý nhân sự nếu theo phương pháp truyền thống công ty phải mất 10 người chuyên làm công tác nhân sự nhưng hiệu quả chưa cao.

Để giải bài toán này, công ty đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Thông qua phần mềm, lãnh đạo công ty có thể quản lý chi tiết cập nhật hồ sơ pháp lý, hợp đồng lao động, số lao động đang làm việc, nghỉ phép,…không phải lưu trữ hồ sơ bằng giấy như trước đây và chỉ cần 1 người làm công tác nhân sự. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các phần mềm kinh doanh, quản lý kinh doanh, chăm sóc khách hàng,…

Với việc ứng dụng công nghệ trong điều hành quản lý đã giúp công ty tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và chi phí tiền lương. Đồng thời kết nối được nhiều khách hàng, doanh nghiệp trong và ngoài nước, tính bảo mật cao, vừa nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động vừa góp phần tạo uy tín phát triển thương hiệu bền vững cho công ty.

Sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh đang được nhiều doanh nghiệp phát huy. Qua 1 năm ứng dụng CNTT trong quản lý, kinh doanh, Công ty cổ phần Cơ khí ô tô Nghệ An đã thu được những kết quả tích cực. Phần mềm “Thiết kế, chế tạo và ứng dụng thiết bị kiểm tra kim phun dầu điện tử trên xe ô tô du lịch” của đơn vị, ngoài việc không phải mua thiết bị ở nước ngoài 400 triệu đồng, mỗi tháng làm lợi trên 250 triệu đồng cho xí nghiệp, giúp giảm chi phí đầu tư, tăng tính thẩm mỹ và quy cách cho sản phẩm, giúp cạnh tranh với các sản phẩm khác trên thị trường, tăng lợi nhuận, ổn định công việc, giảm thời gian làm việc và tăng thu nhập cho người lao động.

Nhờ ứng dụng công nghệ giúp Công ty Xăng dầu Nghệ An quản lý hệ thống các cửa hàng bán xăng dầu

Phát huy vai trò của mỗi doanh nghiệp

Sự phát triển của cách mạng công nghiệp dự báo sẽ tạo ra những cơ hội lớn cho Việt Nam hội nhập sâu rộng và hiệu quả hơn vào nền kinh tế thế giới. Quá trình đó, công nghệ thông tin đóng vai trò trọng tâm, có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn.

Bên cạnh đó, công việc quản lý kinh doanh khi được “số hóa” sẽ giúp ích đáng kể cho các doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự. Chính vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin trong việc điều hành công ty, xem đây là một biện pháp nhằm tăng tính cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận.

Theo ông Nguyễn Viết Hùng - Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh: “Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý cho cơ quan, doanh nghiệp hứa hẹn sẽ là “cú huých” xây dựng Chính quyền điện tử dựa trên nền tảng hạ tầng hiện đại. Để tạo điều kiện hơn cho các doanh nghiệp công nghệ thông tin có những sân chơi, Sở Khoa học và Công nghệ vừa mới tổ chức hội thảo “Ứng dụng công nghệ cho cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ”.

Chương trình nhằm thúc đẩy ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị, điều hành cơ quan, doanh nghiệp, giới thiệu các giải pháp an toàn thông tin, tránh thiệt hại do virut tấn công, đồng thời, cập nhật các giải pháp công nghệ mới, góp phần giúp việc ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả hơn”.

Ở Nghệ An, hiện tổng số doanh nghiệp trên địa bàn đăng ký kinh doanh đạt gần 16.500 doanh nghiệp. Qua khảo sát, việc ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh vẫn rất hạn chế, mới dừng lại ở mức cơ bản, nhỏ lẻ, thiếu tính tổng thể.

Các doanh nghiệp chưa quan tâm đầy đủ đến việc bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, chưa đầu tư đúng mức cho đào tạo, sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. Kinh phí để đầu tư cho công nghệ thông tin chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí kinh doanh.

Việc ứng dụng CNTT là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp. Trong điều kiện toàn cầu hóa, nước ta đang tiến hành ký kết các hiệp định hợp tác với các nước, việc ứng dụng CNTT càng có vai trò quan trọng và doanh nghiệp không thể đứng ngoài cuộc. Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần thay đổi, nâng cao khả năng ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành sản xuất, kinh doanh.

Thanh Lê