Tại sao Nhật Bản gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số?

Văn hóa Nhật Bản là một mặt hàng xuất khẩu quốc gia cực kỳ thành công, phát triển khắp thế giới nhờ vào lịch sử, di sản và ẩm thực phong phú của quốc gia - tất cả đều kết hợp với ưu thế về công nghệ. Khi hình dung về Nhật Bản, chúng ta có thể tưởng tượng ra một quốc gia công nghệ cao, nơi các đoàn tàu siêu tốc băng qua vùng nông thôn và các thành phố được cung cấp bởi các hệ thống kết nối tiên tiến, hiện đại.

Đĩa mềm vẫn đang được sử dụng rộng rãi ở Nhật Bản.

Tuy nhiên, có một điều đáng ngạc nhiên là Nhật Bản lại bị tụt hậu trong quá trình chuyển đổi số trong nhiều thập kỷ qua. Số liệu nghiên cứu của Công ty nghiên cứu thị trường Forrester (Mỹ) cho thấy, 1/4 số doanh nghiệp của Nhật Bản đã ngừng thực hiện chuyển đổi số, trong khi 9% hoàn toàn không áp dụng chuyển đổi số. Con số này cao hơn so với các quốc gia khác, như Malaysia chỉ có 2% số doanh nghiệp không áp dụng chuyển đổi số và Indonesia chỉ có 1% số doanh nghiệp không áp dụng chuyển đổi số. Hơn nữa, cuộc khảo sát cũng cho thấy chỉ có 39% số công ty tại Nhật Bản đang tham gia vào quá trình chuyển đổi số.

Nhiều công nghệ cũ vẫn được Nhật Bản sử dụng

Giáo sư Parissa Haghirian của Đại học Sophia, Tokyo cho biết, hầu hết các văn phòng ở Nhật Bản vẫn đang sử dụng máy fax để phục vụ cho trao đổi công việc. Một truyền thống khác vẫn được sử dụng rộng rãi đó là con dấu cá nhân hanko. Khác với Việt Nam và nhiều quốc gia khác trên thế giới - chỉ có công ty (pháp nhân) mới sử dụng con dấu, ở Nhật Bản mỗi người (cá nhân) đều sử dụng con dấu hanko thay cho chữ ký cá nhân. Theo đó, trước COVID-19, hầu hết mọi tài liệu đều phải được đóng dấu thay vì ký tên.

Ở Nhật Bản, ngân hàng trực tuyến được giới thiệu muộn hơn gần một thập kỷ so với nhiều quốc gia khác trên thế giới, đặc biệt đến nay nhiều ngân hàng vẫn chưa có ứng dụng này. Hầu hết công dân Nhật Bản vẫn đang sử dụng sổ ngân hàng nhỏ thay vì ứng dụng ngân hàng trực tuyến như các nước tiên tiến khác trên thế giới.

Theo Giáo sư Parissa Haghirian thì có một số nguyên nhân khiến sự thay đổi diễn ra quá chậm ở Nhật Bản như người lao động ở đây không thay đổi công việc thường xuyên, có nghĩa là họ sẽ không tìm thấy nhiều thay đổi trong quy trình nội bộ dựa trên kinh nghiệm từ công ty trước đây, vì vậy mọi thứ vẫn diễn ra như cũ. Bên cạnh đó, nguồn lực về chuyên gia CNTT cũng bị hạn chế, dẫn đến các doanh nghiệp rất khó để phát triển các nền tảng số mới dựa trên CNTT.

Một vấn đề mấu chốt đó là Nhật Bản đang vật lộn với sự già hoá dân số ngày càng tăng. Số liệu thống kê cho thấy, năm 2021 Nhật Bản có 36,21 triệu người trên 65 tuổi, chiếm 28,9% dân số. Trong khi đó, con số năm 2020 là 28,6% cao hơn nhiều so với Mỹ (16,6%), Thụy Điển (20,3%), Pháp (20,8%) hay Đức (21,7%).

Số người này vẫn trung thành với các công nghệ truyền thống tồn tại từ nhiều thập kỷ qua. Do đó, giới quan sát cho rằng, việc từ bỏ các công nghệ truyền thống này sẽ phải mất nhiều năm ở Nhật Bản.

Giáo sư Haghirian cho biết thêm, những người có quyền quyết định trong các cơ quan, doanh nghiệp thường là những người già nên rất khó chấp nhận sự thay đổi. Ngoài ra, nhiều khách hàng cũng là người lớn tuổi nên họ không cảm thấy thoải mái khi sử dụng các hệ thống hoặc ứng dụng công nghệ mới. Mặt khác, họ lại có thời gian để đi đến các văn phòng và ngân hàng trong thành phố để làm thủ tục trực tiếp thay vì phải phụ thuộc vào các dịch vụ trực tuyến.

Giáo sư Haghirian đưa ra nhận định rằng, chính phủ Nhật Bản sẽ khó từ bỏ việc sử dụng các công nghệ lỗi thời. Việc chính phủ có chuyển đổi số thành công các dịch vụ công hay không, cần một chiến lược dài hạn tổng thể cho cả nước, được quản lý và triển khai bởi các chuyên gia CNTT.

Loại bỏ công nghệ cũ để tiến vào kỷ nguyên số

Nhà nghiên cứu cấp cao Jun Mukoyama tại Tổ chức Sáng kiến ​​Châu Á - Thái Bình Dương đồng ý rằng, truyền thống gia trưởng ở Nhật Bản là một trở ngại lớn khiến việc loại bỏ công nghệ lạc hậu trở nên khó khăn hơn. Các tiêu chuẩn được thiết lập bởi những người tham gia cấp cao nhất trong một tổ chức, những người thích cách tiếp cận cũ và bản chất không thích rủi ro và không thể sai lầm của các quan chức chính phủ cũng làm chậm quá trình thay đổi.

Việc chính phủ Nhật Bản không sử dụng công nghệ kỹ thuật số để đối phó với đại dịch COVID-19 trong thời gian qua đã bị nhiều sự chỉ trích ở Nhật Bản. Điều này đã làm cho chính phủ Nhật Bản phải mất nhiều tháng để chuyển các khoản trợ cấp tiền mặt cho người dân và chính phủ không thể nắm bắt dữ liệu bệnh nhân theo thời gian thực vì các bệnh viện và trung tâm y tế đều sử dụng điện thoại và máy fax để liên lạc. Điều này rất khác so với trải nghiệm ở các quốc gia khác trên thế giới, nơi quá trình chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong thời gian diễn ra đại dịch.

Dấu “hanko” đã được sử dụng ở Nhật Bản trong gần 2.000 năm qua.

Cú sốc về thất bại trong cuộc chiến kỹ thuật số đã khiến chính phủ Nhật Bản nhìn lại mình bằng cách thành lập Cơ quan quản lý kỹ thuật số vào tháng 9 năm 2021. Sau hơn một năm kể từ khi thành lập, chính phủ Nhật Bản đang đạt được những tiến bộ trong quá trình chuyển đổi số.

Mới đây, tân Bộ trưởng Bộ Kỹ thuật số Taro Kono đã chính thức lên tiếng và tuyên chiến với việc sử dụng đĩa mềm, CD và thậm chí cả băng cassette tại Nhật Bản. Điều này xuất phát từ việc một ủy ban chính phủ đã phát hiện ra khoảng gần 2.000 thủ tục hành chính vẫn đang yêu cầu nộp đơn hoặc biểu mẫu trên các loại đĩa mềm, đĩa CD.

Lúc mới nhậm chức Bộ trưởng Bộ Kỹ thuật số hồi đầu tháng 8/2022, ông Kono đã thẳng thắn phê bình việc sử dụng máy fax và dấu “hanko” trong các thủ tục giấy tờ liên quan đến đại dịch COVID-19. Với sự xuất hiện của internet và lưu trữ đám mây, Bộ trưởng Kono đang cố gắng loại bỏ các công nghệ lạc hậu trên để chuyển sang sử dụng các ứng dụng trực tuyến.

Vấn đề này được đưa ra ánh sáng như một phần trong mục tiêu rộng lớn hơn của Bộ Kỹ thuật số là nhằm kiểm tra và rà soát lại các quy trình của quốc gia. Hiện Bộ này đang tiến hành xem xét, đánh giá lại khoảng 60.000 quy định và thủ tục hành chính liên quan đến việc quy định lưu trữ dữ liệu bằng đĩa mềm trong các quy trình cụ thể để có thể chuyển sang lưu trữ trên mạng.

Cơ quan Kỹ thuật số của quốc gia đang hy vọng sẽ đưa ra một dự luật sửa đổi tất cả các quy định đó vào năm 2023, trong khi các hướng dẫn không yêu cầu sửa đổi pháp lý sẽ được sửa đổi trong năm 2022.

Năm 2021, chính phủ Nhật Bản đã tập trung vào việc đặt nền móng cho quá trình chuyển đổi số trong chính phủ. Ví dụ trong năm qua, chính phủ Nhật Bản đã thực hiện dọn dẹp dữ liệu bị phân mảnh hoặc không được chuẩn hóa để tạo các cơ sở dữ liệu chính xác, thống nhất và đáng tin cậy.

Bên cạnh đó, chính phủ cũng đã tạo ra các lộ trình liên Bộ để lập kế hoạch cho những năm tới và xây dựng Hệ thống mã số cá nhân với tên gọi My Number, đây là một phần của hệ thống mã số thuế và an sinh xã hội trên nền tảng số. Với những bước đi như vậy, hy vọng quá trình chuyển đổi số sẽ được thực hiện suôn sẻ hơn trong những năm tới tại Nhật Bản.

Thay đổi bắt đầu từ trong nội bộ

Tsuneo Fujiwara, Phó Chủ tịch của Công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ toàn cầu Gartner có trụ sở tại Mỹ cho biết, vào năm 2018, chính phủ Nhật Bản đã nhận ra rằng họ cần phải thực hiện chuyển đổi số, nếu không thể chuyển đổi số, quốc gia này có thể chịu thiệt hại kinh tế lên tới 12 nghìn tỷ yên (khoảng 71,6 tỷ bảng Anh) mỗi năm. Tuy nhiên, ông Tsuneo Fujiwara cũng cho rằng, có một số thách thức mà chính phủ Nhật Bản cần phải vượt qua đó là sự già hóa dân số và thiếu nhân tài CNTT tại quốc này.

Trong nội bộ lãnh đạo của chính phủ Nhật Bản cũng có nhiều thay đổi trong thời gian qua. Theo đó, một trong những Thủ tướng ủng hộ mạnh mẽ việc số hóa nhất là Yoshihide Suga của Đảng Dân chủ Tự do. Ông ấy được bầu vào tháng 9 năm 2020 và đã cho thành lập ngay Bộ Kỹ thuật số của chính phủ, nhưng đã từ chức chỉ một năm sau đó. Sau khi ông Yoshihide Suga từ chức thì Bộ trưởng Bộ Kỹ thuật số đầu tiên của Nhật Bản là bà Yoko Ishikura cũng bị buộc phải từ chức. Ngoài ra, có vẻ như các bộ khác thường bỏ qua các khuyến nghị được đưa ra từ Bộ Kỹ thuật số về cách số hóa các quy trình nội bộ.

Để thực hiện quá trình chuyển đổi số, Bộ Kỹ thuật số Nhật Bản đã công bố quy tắc quản trị kỹ thuật số, khuyến khích các công ty khởi động các dự án chuyển đổi số.

Giống như ở bất kỳ quốc gia nào, thực hiện chuyển đổi số sẽ giúp hiện đại hóa đất nước Nhật Bản. Công cuộc chuyển đổi số có thể một lần nữa châm ngòi cho văn hóa đổi mới mà quốc gia này đã thiếu trong 30 năm qua. Nhật Bản là quốc gia đã rất đổi mới sau Chiến tranh thế giới lần thứ 2, nhưng trong những thập kỷ gần đây, họ chỉ thực hiện những cải tiến cho các quy trình hiện có hơn là thực hiện những ý tưởng mới. Từ góc độ văn hóa, việc thực hiện quá trình chuyển đổi số có thể là một luồng gió mới để đưa đất nước Nhật Bản trở lại con đường đúng đắn.

Mặc dù, Nhật Bản đang có những bước tiến đáng khích lệ về chuyển đổi số trong thời gian qua, nhưng đất nước này vẫn tiếp tục phải đối mặt với các vấn đề như tình trạng già hoá dân số, các nhà lãnh đạo từ chối đón nhận sự thay đổi và các dịch vụ công đang rất cần được hiện đại hóa./.