如何减少“无用”的会议？

近日，舆论对计划投资部部长阮志勇的言论表示关注：“对部长来说，最难的不是业务工作，而是安排副部长开会。该部平均每周要收到30个会议邀请。”

阮越进教授（卫生部副部长）：20%的会议不太重要

Nguyen Viet Tien 先生 - 照片：LAN ANH

我几乎每天都要开会。有些会议一开始内容很重要，但开完之后就觉得很正常，根本谈不上开会。不过，有时我们还是需要开会讨论和分析问题，才能最终确定最终内容。

我认为我参加的会议中，大约有20%是不太重要的。因此，为了减少会议，各部委和地方的组委会需要投入时间和精力准备文件、会议形式和会议内容，以达到最高效率。例如，会议应该在相同的参与者参加的情况下，集中组织，以减少差旅和组织时间。

要做到这一点，需要有更好的支持和咨询部门，需要更好的协调。否则，各级领导，不仅是部委领导，还有政府领导，都会花很多时间开会。

黄玉荣博士（教育培训部职业教育司司长）：会议“让我感动不已”

Hoang Ngoc Vinh 先生 - 照片：NGOC HA

长期以来，我们不得不“忍受”会议过多的现状。这种情况在很多地方都很常见。事实上，在其他国家，会议也很多。

毕竟，很多时候开会是必要的。如果上级有紧急指示，或者需要咨询专家做出重要决定，会议就不能推迟。但问题在于如何有效地开会。

在我们国家，会议的数量并不总是与质量相符。很多会议“毫无价值”，文件准备质量低劣，浪费时间进行“讨论”，对后续的方向和管理没有多大意义。有时我们开会很久，讨论过好几次，但最后几乎就像第一次一样。

我自己在与外地单位开会时，有时会感到不知所措。很多时候，我会拒绝参加会议，因为我觉得自己对受邀的领域了解不够深入。但也有一些情况，主办单位为了搞得隆重，不得不邀请一些“有级别、有职位”的代表到场，发表一些声明，让主持人和嘉宾都感到很不舒服。

要召开有效的会议，必须明确会议的目标、主要内容和性质，并确定对参会人员的正确要求。不要过分在意参会人员的“职位和地位”，试图把会议搞得正式，而忽略了会议的质量和效果。

我认为，在信息技术发达的今天，我们应该推广线上会议，以节省差旅成本和时间。最重要的是，会议的组织也必须更加专业，才能确保会议的有效性。

我知道有些领导者在受邀参加会议时，会让下属认真准备，因为许多问题不是领导者能够掌握的，因为这些问题是直接相关人员的专业知识。

目前，等到会议召开时才能收到文件的情况仍然很普遍，而文件应该提前发送，以便代表们有时间研究、收集并提出真正高质量的意见。

阮仲承先生（内政部副部长）：应增加通过电子邮件的沟通

Nguyen Trong Thua 先生 - 照片：moha.gov.vn

官员和领导确实参加太多会议。有些星期会议太多，内政部根本派不出领导参加，因为内政部只有5名副部长。有些会议副部长必须出席，有些会议部长也必须出席，如果副部长代替他出席，就会受到谴责。

关于会议质量，现实中有很多会议质量不高，是因为B先生出差时，A先生被派去代替B先生参加会议。因为A先生代替B先生参加会议，所以他无法深入了解会议内容。然而，由于A先生忙于处理各种问题，开完会回来后，A先生并没有讨论，所以下次开会时，B先生又提出了不同的意见。有些会议虽然商定了内容，但最终文件撰写出来时，内容与会议结论有所不同。因此，有时不得不组织更多会议。

为了克服上述情况，我们实施了电子政务，需要尽量减少会议，因为技术已经发展，允许在线会议、通过电子邮件、电话进行工作交流......

某部门负责人：会议好忙啊！

会议确实很多。司局级官员平均每周要开5到7次会议，也就是说每天都要开一次。有些会议还比较多，有的从早上7点半开到下午6点。会议让我们忙得不可开交。

有些人经常互相开玩笑说，我们生来就是为了开会的，会议创造GDP，意思是只有开会才能创造价值，不需要工作！

我认为有几个原因。首先，各部门之间的监管仍然重叠且不明确，因此必须召开会议来衔接这些部门。这是正确的做法。

第二，层级机制不清晰。领导层遇到的大多数事情，领导层都想抓、想听、想指挥，但实际上有一些不必要的事情，下级可以指挥。

因此，这种情况的后果是，在分支机构层面，分支机构领导给出了一个正确的方向，但第二天在部门甚至部委，方向就不一样了。受苦的只有高管层，所以会议继续进行，却无法解决任何问题。

第三，有些领导害怕承担责任，缺乏专业知识。所以他们整天开会，尽可能多地听取意见。有些问题很明确，法律依据也很清楚，但他们仍然需要开会听取意见，反复讨论才能确定。或者有些问题很小，他们仍然需要开会。

第四，很多会议需要向领导汇报。领导没时间看文件，所以最好的办法就是各部门、各办公室开会，发表意见，在规定的日期、月份开会。无论问题大小，如今的普遍做法几乎就是开会的习惯。

第五，我们的许多官员和公务员缺乏实践经验，对政策法规不熟悉，因此他们的建议往往不准确。越南公共行政质量目前缺乏优秀的公务员队伍，因此许多政策都是在冷库里制定的。

简而言之，会议耗费的时间和精力很多，但管理效率却不高。总理要求工作组检查总理和政府指示及结论的落实情况，这是非常正确的，以防止出现任务分配缓慢、会议开得没完没了、却对问题没有结论的情况。

解决国家官员频繁开会问题的办法是设立一个监督机构——司法部，以消除所有部门间重叠的监管。

此外，要明确权力下放，防止上级过度干预下级工作，造成行政秩序混乱。权力下放必须与责任相伴，确保公共服务质量，减少会议。

此外，领导干部和公务员应该停止听取汇报，因为汇报永远是好的，汇报永远是会议。上级要减少会议，多去实地走访，多与民对话，多听取民意，评估出台的政策是否正确、有针对性，是否对社会、对人民、对企业都有利。

因此，尽管开了这么多会议，人们仍然在谈论不切实际的政策，或者政策制定者患有方腿病，也就是说，他们只是坐在办公桌前制定政策。

会议内容和形式必须改进，才能真正发挥会议的有效性。组委会应至少提前3-5天通过电子邮件发送会议文件，供与会人员在参会前阅读和学习，从而节省会议时间，提高会议效率。

据《青年报》报道