Article 1 : 30 jours et 30 nuits d'efforts intensifs pour achever la numérisation des données de l'état civil
Note de la rédaction : La transformation numérique est une solution fondamentale qui modifie la manière dont les procédures administratives sont gérées dans de nombreux domaines, y compris le secteur judiciaire. Reconnaissant l’importance et le rôle du Projet de développement d’applications de données sur la population, l’identification et l’authentification électronique au service de la transformation numérique nationale pour la période 2022-2025, avec une vision à l’horizon 2030 (ci-après dénommé Projet 06), et avec la plus haute détermination politique, le Département de la Justice de Nghệ An a mis en œuvre avec vigueur les objectifs du projet.
15/04/2025
Ky Son est un district montagneux et isolé confronté à de nombreuses difficultés, mais grâce à la direction déterminée du Comité populaire du district, à l'encadrement professionnel rigoureux du Département de la justice du district et aux efforts du personnel et des fonctionnaires des 21 communes et villes du district, après seulement 10 jours et 30 nuits de numérisation des données d'état civil dans le cadre de la campagne de 30 jours lancée par le Département de la justice de Nghe An, le district de Ky Son a atteint son objectif en avance sur le calendrier prévu.
En conséquence, l'ensemble du district a transféré 1 412 actes de naissance, de mariage, de décès, de confirmation d'état civil et de reconnaissance de filiation dans la base de données électronique de l'état civil.
M. Lau Ba Cho, chef du département de la Justice du district de Ky Son, a déclaré : « Anticipant des difficultés liées aux machines, aux équipements et aux ressources humaines, le département a conseillé au Comité populaire du district de mettre en place un comité de pilotage, présidé par le vice-président dudit comité, et une équipe de numérisation composée de spécialistes de la justice et des technologies de l’information, afin d’apporter un soutien technique et des conseils aux communes. Tout problème rencontré devra être résolu immédiatement. En conséquence, le groupe de travail du comité de pilotage de district a élaboré un modèle et l’a transmis aux communes et aux villes pour qu’elles le mettent à jour, garantissant ainsi la collecte de données exactes et complètes. »
De ce fait, de nombreuses localités du district de Ky Son ont atteint leurs objectifs avant la date prévue, voire les ont dépassés. Citons notamment la ville de Muong Xen et les communes de Muong Tip, Muong Ai, Pha Danh, Huoi Tu, Muong Long et Huu Kiem.
Reconnaissant ces efforts, le président du Comité populaire du district de Ky Son, Nguyen Viet Hung, a publié la lettre officielle n° 325/UBND.TP du 14 mars 2025, félicitant l’ensemble des responsables, des magistrats et des officiers d’état civil, ainsi que l’équipe de numérisation des données d’état civil des 21 communes et villes. Il a également demandé aux présidents des Comités populaires des communes et villes de poursuivre le travail accompli, en s’attachant particulièrement à numériser les actes de modification, de correction et d’ajout aux registres d’état civil et à assainir les données de ce dernier.
Dans le district de Quy Hop, reconnaissant que la campagne de 30 jours de numérisation des données d'état civil est une tâche particulièrement importante contribuant à la création de données pour la base de données nationale électronique d'état civil, garantissant une application unifiée, une interconnexion et une synchronisation au service de la transformation numérique nationale, le Comité populaire du district de Quy Hop a chargé le Département de la Justice et les Comités populaires de 21 communes et villes de surmonter les difficultés et de participer avec une grande détermination.
En seulement 9 jours de mise en œuvre de la campagne, l'ensemble du district a transféré 4 205 enregistrements de données sur les naissances, les mariages, les décès ; les confirmations d'état civil ; et les reconnaissances de filiation dans le système, accomplissant ainsi la tâche fixée.
La ville de Hoang Mai fait partie des localités ayant achevé prématurément la campagne de numérisation des données d'état civil menée en 30 jours. En 14 jours seulement, les 10 quartiers et communes de la ville ont transféré 794 enregistrements de naissances, mariages, décès, adoptions et tutelles, et ont numérisé et intégré 5 042 pages de registres d'état civil au Système national de base de données d'état civil.
Dans le district de Dien Chau, avant la campagne, environ 2 000 registres n'étaient pas numérisés. Le 11 mars 2025, le district avait achevé la numérisation des données d'état civil sur l'ensemble de son territoire.
Une fois la mise à jour terminée, ces données seront transférées vers la base de données nationale électronique de l'état civil, répondant ainsi au mieux aux exigences d'enregistrement et de gestion de l'état civil conformément à la loi sur l'état civil et permettant de résoudre les procédures administratives en ligne, avec la possibilité de se connecter pour fournir des informations d'état civil à la base de données nationale de la population et à d'autres bases de données spécialisées pertinentes.
Par ailleurs, garantir l’exactitude et la sécurité des données numérisées est également une exigence cruciale, car les informations d’état civil concernent les droits et obligations légaux des citoyens.
Selon le chef du ministère de la Justice : la numérisation des données d’état civil apporte de nombreux avantages pratiques aux citoyens et aux responsables de l’administration publique, et joue notamment un rôle important dans la mise en place et le fonctionnement de l’administration électronique ; elle contribue à faciliter la conservation des registres et des données d’état civil, à limiter les dommages physiques ; elle permet de réaliser des économies d’espace, de coûts et de ressources humaines en raison de la nécessité de stocker un grand nombre de dossiers chaque année.
Parallèlement, il facilite et accélère la récupération des données, ce qui permet de gagner du temps consacré à la recherche des documents originaux et, par conséquent, de réduire le temps nécessaire au traitement des procédures administratives.
La province de Nghệ An compte au total 2 231 474 actes d’état civil. Bien que le volume de données à numériser soit considérable, cela exige des investissements importants en technologies, en ressources humaines et en financement.
Toutefois, sous la direction du Comité populaire provincial, grâce aux efforts des collectivités locales et à la ferme détermination du secteur de la justice, de 2020 à mars 2025, l'ensemble de la province a mis en œuvre la numérisation de 2 023 255 données (soit 91 %), 208 219 données restant non numérisées (représentant environ 9 %).
Lors de la conférence en ligne du 11 février 2025, concernant la mise en œuvre du projet gouvernemental de développement d'applications de données démographiques, d'identification électronique et d'authentification au service de la transformation numérique nationale pour la période 2022-2025, avec une vision à l'horizon 2030 (projet 06), le Premier ministre a demandé à la province de Nghe An d'achever la numérisation des données d'état civil d'ici mars 2025.
Conformément aux directives du Premier ministre et du président du Comité populaire provincial, le ministère de la Justice a lancé un plan visant à numériser intégralement les données de l'état civil de la province en 30 jours. Cette campagne se déroulera du 1er au 31 mars 2025. Les données à numériser comprennent : les registres de naissance, de mariage, de décès, de filiation, d'adoption, de tutelle et les actes de divorce.
Selon Mme Nguyen Thi Lan, directrice adjointe du ministère de la Justice et responsable du comité de pilotage de la campagne, afin de numériser de manière qualitative le volume de données restant dans la province et d'assurer les progrès fixés, le ministère de la Justice a mis en place un comité de pilotage de la campagne, divisé en deux équipes, chacune responsable de 10 unités.
Les membres du comité de pilotage sont chargés de fournir des orientations et un soutien technique pour la mise en œuvre de la numérisation des données d'état civil dans les localités qui leur sont assignées.
Avant la campagne de numérisation des données d'état civil, d'une durée de 30 jours, et conformément au plan d'accélération de la numérisation des données d'état civil lancé par le ministère de la Justice, le département de la Justice de Nghệ An a concentré ses efforts sur le renforcement du processus de contrôle et de vérification afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des données numérisées, et d'accélérer l'intégration des données issues du logiciel d'état civil n° 158 dans la base de données électronique d'état civil. Parallèlement, une équipe a été mise en place pour inspecter la mise en œuvre de la numérisation des données historiques d'état civil dans plusieurs localités de la province.
Les résultats de l'inspection montrent que la numérisation des données historiques de l'état civil dans les unités a été mise en œuvre sérieusement et systématiquement, les données de base étant numérisées de manière relativement complète, facilitant ainsi l'accès et la recherche des informations de l'état civil par les fonctionnaires judiciaires, et permettant la délivrance de copies d'extraits…
Cependant, la numérisation des registres d'état civil se heurte encore à certains défis et obstacles : certains registres sont anciens et délabrés, avec des informations illisibles et de l'encre illisible, ce qui rend la numérisation difficile ; certains registres ont été remis au service de numérisation mais n'ont pas encore été numérisés ; des doublons de données persistent car la fonction de vérification des doublons du logiciel n'était pas activée au moment de l'approbation ; des erreurs d'information subsistent, notamment concernant l'année de naissance, le numéro d'identification, le type d'enregistrement ou le sujet de l'enregistrement ; enfin, certains fichiers de données numérisés ne peuvent être ouverts après leur transfert vers la base de données électronique de l'état civil en raison d'erreurs de téléchargement.
En outre, le logiciel d'état civil 158 ; le logiciel d'état civil électronique subit fréquemment des erreurs et une surcharge, affectant considérablement les progrès de la numérisation au niveau local.
Pour remédier aux difficultés et aux obstacles rencontrés dans le processus de numérisation, le Département de la Justice de Nghe An a envoyé des lettres officielles au Ministère de la Justice demandant la poursuite de l'ajout d'informations sur les noms de lieux administratifs au logiciel d'état civil 158 afin de faciliter la numérisation des registres d'état civil ; dans le même temps, il continue d'exhorter les districts, les villes et les communes à revoir et à numériser leurs données d'état civil et à les mettre à jour avec les données démographiques nationales.
Suite au lancement de la campagne de 30 jours visant à achever la numérisation des données d'état civil dans la province, M. Vo Van Tam, chef du Département des affaires administratives et judiciaires (ministère de la Justice), a déclaré : Les groupes de travail du Comité de pilotage relevant du ministère de la Justice se sont également rendus directement sur le terrain pour inspecter, conseiller et soutenir les localités dans la résolution des difficultés et des obstacles.
Dans certaines localités, le personnel judiciaire possède une solide expertise et une grande maîtrise des technologies de l'information, ce qui conduit à de nombreuses approches novatrices dans la mise en œuvre des quatre étapes (collecte et classification des registres d'état civil à numériser ; numérisation/photographie des registres d'état civil et création de fichiers de données Excel ; traitement des données après numérisation ; vérification, approbation et ajout officiel des données à la base de données nationale électronique de l'état civil).
Par ailleurs, conscients de l'importance de la numérisation des données d'état civil, les comités populaires des districts, des villes et des communes ont chargé les services de la justice et les comités populaires communaux de se concentrer sur la mise en œuvre de cette numérisation. Simultanément, ils ont affecté du personnel informatique qualifié aux services de la justice pour appuyer ce processus et ont alloué les fonds et les moyens nécessaires pour garantir le respect du calendrier prévu. Selon le plan initial, le volume total de données d'état civil à numériser dans toute la province s'élève à 208 192 enregistrements.
Toutefois, au cours de la campagne de 30 jours, les agences d'état civil ont examiné et complété les données, portant le total à 213 087 enregistrements admissibles à la numérisation (10 893 enregistrements sont restés non admissibles en raison de documents anciens, déchirés, incomplets ou peu clairs).
Grâce à des efforts concertés, la province de Nghệ An a numérisé l'intégralité des 213 087 dossiers d'état civil éligibles, soit un taux de 100 % (10 893 dossiers restent non numérisés car anciens, endommagés, incomplets ou illisibles). Ainsi, de 2020 à aujourd'hui, la province a numérisé 2 217 240 actes d'état civil.
Grâce à la numérisation des données, les services d'état civil de la province les utilisent pour délivrer des copies d'extraits d'acte de naissance, vérifier, rechercher et confirmer l'état civil des personnes physiques et morales, contribuant ainsi à un traitement administratif plus rapide et plus simple. Parallèlement, cela renforce la gestion étatique de l'état civil.
