Leçon 1 : 30 jours et nuits pour accélérer l'achèvement de la numérisation des données d'état civil
Note de l'éditeur : La transformation numérique est une solution fondamentale pour transformer la gestion des procédures administratives dans de nombreux domaines, y compris le secteur judiciaire. Conscient de la place et du rôle du projet de développement d'applications de données démographiques, d'identification et d'authentification électronique au service de la transformation numérique nationale pour la période 2022-2025, avec une vision à l'horizon 2030 (appelé Projet 06) pour le travail judiciaire, le secteur judiciaire de Nghe An a résolument mis en œuvre les missions du projet avec la plus grande détermination politique.
15/04/2025
Ky Son est un district isolé avec de nombreuses difficultés, mais sous la direction ferme du Comité populaire du district, l'encadrement étroit sur les questions professionnelles du Département de la justice du district et les efforts du personnel et des fonctionnaires de 21 communes et villes de la région, après seulement 10 jours et nuits de numérisation des données d'état civil dans la campagne de 30 jours et nuits lancée par le Département de la justice de Nghe An, le district de Ky Son a atteint la ligne d'arrivée plus tôt que prévu.
En conséquence, l'ensemble du district a transféré 1 412 données de naissance, de mariage, de décès, de confirmation d'état matrimonial et de reconnaissance du père, de la mère et de l'enfant vers la base de données électronique de l'état civil.
M. Lau Ba Cho, chef du département de la justice du district de Ky Son, a déclaré : « Anticipant les difficultés liées aux machines, aux équipements et aux ressources humaines, le département a conseillé au comité populaire du district de créer un comité de pilotage dirigé par le vice-président du comité populaire du district et une équipe de numérisation composée d'officiers de justice et de responsables des technologies de l'information pour soutenir et fournir des conseils techniques aux communes ; tout problème serait résolu immédiatement. » En conséquence, l'équipe de soutien du comité de pilotage du district a préparé un modèle selon un « formulaire » et l'a envoyé aux communes et aux villes pour mise à jour conformément au modèle afin de garantir une collecte de données correcte et suffisante.
Grâce à cela, de nombreuses localités du district de Ky Son ont atteint la ligne d'arrivée plus tôt que prévu et ont dépassé l'objectif. Parmi les unités les plus importantes, on trouve : la ville de Muong Xen, les communes de Muong Tip, Muong Ai, Pha Danh, Huoi Tu, Muong Long et Huu Kiem.
Reconnaissant ces efforts, le président du Comité populaire du district de Ky Son, Nguyen Viet Hung, a publié le 14 mars 2025 le communiqué officiel n° 325/UBND.TP félicitant tous les dirigeants, les magistrats, les agents d'état civil et les équipes de numérisation des données d'état civil de 21 communes et bourgs. Il a également demandé aux présidents des comités populaires des communes et des bourgs de poursuivre la promotion des résultats obtenus, en mettant l'accent sur la numérisation des registres de modifications, de corrections et d'ajouts à l'état civil et sur le nettoyage des données d'état civil.
Dans le district de Quy Hop, considérant la campagne de 30 jours et 30 nuits pour numériser les données d'état civil comme une tâche particulièrement importante contribuant à la création de données pour la base de données électronique nationale d'état civil afin d'assurer une application unifiée, l'interconnectivité, la synchronisation et au service de la transformation numérique nationale, le Comité populaire du district de Quy Hop a demandé au ministère de la Justice et aux comités populaires de 21 communes et villes de surmonter les difficultés et d'agir avec une grande détermination.
Après seulement 9 jours de mise en œuvre de la campagne, l'ensemble du district a transféré 4 205 données d'enregistrement de naissance, de mariage et de décès ; confirmation de l'état matrimonial ; reconnaissance du père, de la mère et de l'enfant sur le système, accomplissant ainsi essentiellement la tâche assignée.
La ville de Hoang Mai fait également partie des unités ayant achevé en avance la campagne de 30 jours et 30 nuits de numérisation des données d'état civil. En 14 jours, les 10 quartiers et communes de la ville ont transféré 794 données de naissance, de mariage, de décès, d'adoption et de tutelle, et numérisé et joint 5 042 pages de registres d'état civil à la Base nationale de données d'état civil.
Dans le district de Dien Chau, avant la campagne, l'ensemble du district comptait encore environ 2 000 données non numérisées. Le 11 mars 2025, le district avait achevé la numérisation des données d'état civil de la zone.
Une fois la mise à jour terminée, ces données seront transférées vers la Base de données nationale électronique de l'état civil, qui répond au mieux aux exigences d'enregistrement et de gestion de l'état civil conformément à la loi sur l'état civil et résout les procédures administratives d'enregistrement de l'état civil en ligne, avec la possibilité de se connecter pour fournir des informations sur l'état civil à la Base de données nationale de la population et à d'autres bases de données spécialisées pertinentes.
En outre, garantir l’exactitude et la sécurité des données numériques constitue également une exigence importante lorsque les informations d’état civil sont liées aux droits et aux obligations légales des citoyens.
Selon le chef du ministère de la Justice : la numérisation des données d'état civil apporte de nombreux avantages pratiques aux citoyens, aux responsables de la gestion de l'État et joue notamment un rôle important dans la construction et le fonctionnement du gouvernement électronique ; elle contribue à faciliter la conservation des registres et des données d'état civil, limite les dommages physiques ; permet d'économiser de l'espace, des coûts et des ressources humaines en raison de la nécessité de stocker un grand nombre de registres chaque année.
En même temps, cela permet de récupérer des données facilement et rapidement, sans passer beaucoup de temps à rechercher les enregistrements originaux, réduisant ainsi le temps de traitement des procédures administratives.
Nghe An compte un total de 2 231 474 actes d'état civil, bien que le volume de données à numériser soit énorme, nécessitant un investissement important en technologie, en ressources humaines et en financement.
Cependant, sous la direction du Comité populaire provincial, les efforts des localités et la forte détermination du secteur de la justice, de 2020 à avant mars 2025, toute la province a mis en œuvre la numérisation de 2 023 255 données (atteignant 91%), les 208 219 données restantes n'ont pas été numérisées (représentant environ 9%).
Lors de la conférence en ligne du 11 février 2025 sur la mise en œuvre du Projet de développement d'applications de données démographiques, d'identification et d'authentification électronique pour servir la transformation numérique nationale au cours de la période 2022-2025, avec une vision jusqu'en 2030 du Gouvernement (Projet 06), le Premier ministre a demandé à la province de Nghe An d'achever la numérisation des données d'état civil en mars 2025.
Conformément aux directives du Premier ministre et du président du Comité populaire provincial, le ministère de la Justice a publié un plan visant à mettre en œuvre une campagne de 30 jours et 30 nuits pour achever la numérisation des données d'état civil dans la province. Cette campagne débutera le 1er mars 2025 et se terminera avant le 31 mars 2025. Les documents à numériser comprennent : les actes de naissance, les actes de mariage, les actes de décès, les actes de filiation, les actes d'adoption, les actes de tutelle et les actes de divorce.
Mme Nguyen Thi Lan, directrice adjointe du ministère de la Justice et chef du comité de pilotage de la campagne, a déclaré qu'afin de numériser le volume de données restant dans la province avec qualité et d'assurer les progrès fixés, le ministère de la Justice a créé un comité de pilotage pour mettre en œuvre la campagne, divisé en 2 groupes, chaque groupe étant responsable de 10 unités.
Les membres du Comité de pilotage sont chargés de fournir des conseils et un soutien techniques dans la mise en œuvre de la numérisation des données d’état civil pour les localités désignées.
Avant la campagne de 30 jours de numérisation des données d'état civil, et la mise en œuvre du mouvement d'émulation de pointe « Accélération de l'achèvement du Plan de numérisation des données d'état civil » lancé par le ministère de la Justice, le département de la Justice de Nghe An s'est attaché à renforcer l'examen et la comparaison afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des données numérisées, en accélérant l'approbation des données du logiciel d'état civil 158 dans la base de données électronique de l'état civil. Parallèlement, une équipe d'inspection a été mise en place pour numériser les données historiques d'état civil dans certaines localités de la province.
Les résultats de l'inspection montrent que la numérisation des données historiques de l'état civil dans les unités a été mise en œuvre sérieusement et méthodiquement, les données de base ont été numérisées relativement complètement, créant une commodité pour les fonctionnaires judiciaires dans le processus d'exploitation et de recherche des informations sur l'état civil, servant à la délivrance de copies d'extraits...
Cependant, le processus de numérisation du livre d'enregistrement des ménages présente encore quelques problèmes et obstacles tels que : certains livres sont vieux et endommagés, les informations ne sont pas claires, l'encre est floue, ce qui rend la numérisation difficile ; des livres ont été remis à l'unité de numérisation mais il y en a encore qui n'ont pas été numérisés ; il existe toujours une situation de données en double car au moment de l'approbation, le logiciel n'a pas ouvert la fonction de vérification des doublons ; certains cas d'erreurs d'information telles que l'année de naissance, le numéro de carte d'identité, le type d'enregistrement erroné, le sujet d'enregistrement ; certains fichiers de données numérisés après avoir été transférés vers la base de données d'enregistrement électronique des ménages ne peuvent pas être ouverts en raison d'erreurs lors du processus de téléchargement.
De plus, les 158 logiciels d’état civil, les logiciels d’état civil électroniques, comportent souvent des erreurs et sont surchargés, ce qui affecte considérablement les progrès de la numérisation au niveau local.
Pour éliminer les difficultés et les obstacles dans le processus de numérisation, le Département de la Justice de Nghe An a envoyé des dépêches officielles demandant au Ministère de la Justice de continuer à compléter les informations sur les noms de lieux administratifs sur le logiciel d'état civil 158 pour servir à la numérisation des livres d'état civil ; en même temps, continuer à exhorter les districts, les villes et les villages à examiner, numériser et nettoyer les données d'état civil avec les données démographiques nationales.
Après le lancement de la campagne de 30 jours et 30 nuits pour achever la numérisation des données d'état civil dans la province, M. Vo Van Tam - Chef du Département de la justice administrative (Département de la justice) a déclaré : Les groupes de travail du Comité directeur du Département de la justice se sont également rendus directement sur le terrain pour inspecter, guider et soutenir les localités afin d'éliminer les difficultés et les obstacles.
Dans certaines localités, le personnel judiciaire dispose d'une solide expertise et maîtrise l'informatique, il est donc très créatif dans la mise en œuvre des 4 étapes (collecte et classement des registres d'état civil qui doivent être numérisés ; numérisation/prise de photos des registres d'état civil et création de fichiers de données Excel ; traitement des données après numérisation ; vérification, approbation et saisie officielle des données dans la base de données nationale d'enregistrement électronique des ménages).
Par ailleurs, conscients de l'importance de la numérisation des données d'état civil électroniques, les comités populaires des districts, des villes et des bourgs ont chargé le ministère de la Justice et les comités populaires des communes de se concentrer sur la mise en œuvre de cette numérisation. Parallèlement, des fonctionnaires qualifiés en informatique ont été affectés pour soutenir le département judiciaire dans la mise en œuvre de la numérisation ; les financements et les installations nécessaires ont été mis en place pour assurer la numérisation des données dans les délais. Selon le plan initial, le volume de données d'état civil à numériser dans l'ensemble de la province s'élève à 208 192 données.
Toutefois, au cours de la mise en œuvre de la campagne de 30 jours et 30 nuits, les services d’état civil ont examiné et complété 213 087 ensembles de données éligibles à la numérisation (10 893 ensembles de données étaient encore anciens, déchirés, manquants ou contenaient des informations peu claires, qui ne remplissaient pas les conditions de numérisation).
Grâce à la participation synchrone, Nghe An a achevé la numérisation de 213 087/213 087 données éligibles, atteignant un taux de 100 %, (il y a 10 893 données en raison de livres d'information anciens, déchirés, manquants, peu clairs qui ne remplissent pas les conditions de numérisation). Ainsi, de 2020 à aujourd'hui, toute la province a mis en œuvre la numérisation de 2 217 240 données d'état civil.
Grâce aux données numérisées, les services d'état civil de la province les exploitent et les appliquent pour délivrer des copies d'extraits d'état civil, vérifier, consulter et confirmer l'état civil des organisations et des particuliers, contribuant ainsi à un règlement rapide et aisé des procédures administratives. Parallèlement, ils renforcent la gestion étatique de l'état civil.
