Leçon 1 : 30 jours et nuits pour accélérer l'achèvement de la numérisation des données d'état civil
Note de l'éditeur : La transformation numérique est une solution fondamentale pour transformer la gestion des procédures administratives dans de nombreux domaines, notamment judiciaire. Conscient de la place et du rôle du projet de développement d'applications de données démographiques, d'identification et d'authentification électronique au service de la transformation numérique nationale pour la période 2022-2025, avec une vision à l'horizon 2030 pour le travail judiciaire (projet 06), le secteur judiciaire de Nghe An a résolument mis en œuvre les missions du projet avec la plus grande détermination politique.
15/04/2025
Ky Son est un district isolé avec de nombreuses difficultés, mais sous la direction ferme du Comité populaire du district, l'encadrement étroit sur les questions professionnelles du Département de la justice du district et les efforts du personnel et des fonctionnaires de 21 communes et villes de la région, après seulement 10 jours et nuits de numérisation des données d'état civil dans la campagne de 30 jours et nuits lancée par le Département de la justice de Nghe An, le district de Ky Son a atteint la ligne d'arrivée plus tôt que prévu.
En conséquence, l'ensemble du district a transféré 1 412 données de naissance, de mariage, de décès, de confirmation d'état matrimonial et de reconnaissance du père, de la mère et de l'enfant vers la base de données électronique de l'état civil.
M. Lau Ba Cho, chef du département de la Justice du district de Ky Son, a déclaré : « Anticipant des difficultés en termes de machines, d’équipements et de ressources humaines, le département a conseillé au Comité populaire du district de créer un comité de pilotage présidé par son vice-président et une équipe de numérisation composée de magistrats et de spécialistes des technologies de l’information, afin de soutenir et de guider techniquement les communes. Tout problème serait résolu immédiatement. » En conséquence, l’équipe de soutien du comité de pilotage du district a élaboré un modèle de formulaire et l’a transmis aux communes et aux villes pour mise à jour afin de garantir une collecte de données correcte et complète.
Grâce à cela, de nombreuses localités du district de Ky Son ont atteint la ligne d'arrivée plus tôt que prévu et ont dépassé l'objectif. Parmi les unités les plus importantes figurent les communes de Muong Xen, Muong Tip, Muong Ai, Pha Danh, Huoi Tu, Muong Long et Huu Kiem.
Reconnaissant ces efforts, le président du Comité populaire du district de Ky Son, Nguyen Viet Hung, a publié le communiqué officiel n° 325/UBND.TP du 14 mars 2025, félicitant tous les dirigeants, les magistrats, les agents d'état civil et les équipes de numérisation des données d'état civil de 21 communes et bourgs. Il a également demandé aux présidents des comités populaires des communes et des bourgs de poursuivre la promotion des résultats obtenus, en mettant l'accent sur la numérisation des actes de modification, de correction et d'ajout d'état civil, ainsi que sur le nettoyage des données d'état civil.
Dans le district de Quy Hop, considérant la campagne de 30 jours et 30 nuits pour numériser les données d'état civil comme une tâche particulièrement importante contribuant à la création de données pour la base de données électronique nationale d'état civil afin d'assurer une application unifiée, l'interconnectivité, la synchronisation et le service de la transformation numérique nationale, le Comité populaire du district de Quy Hop a demandé au ministère de la Justice et aux comités populaires de 21 communes et villes de surmonter les difficultés et d'agir avec une grande détermination.
Après seulement 9 jours de mise en œuvre de la campagne, l'ensemble du district a transféré 4 205 données d'enregistrement de naissance, de mariage et de décès ; confirmation de l'état matrimonial ; reconnaissance du père, de la mère et de l'enfant sur le système, accomplissant ainsi essentiellement la tâche assignée.
La ville de Hoang Mai fait également partie des unités ayant achevé en avance la campagne de 30 jours et 30 nuits de numérisation des données d'état civil. En 14 jours, les 10 quartiers et communes de la ville ont transféré 794 données de naissance, de mariage, de décès, d'adoption et de tutelle, et numérisé et joint 5 042 pages de registres d'état civil à la Base nationale de données d'état civil.
Dans le district de Dien Chau, avant la campagne, l'ensemble du district comptait encore environ 2 000 données non numérisées. Le 11 mars 2025, la numérisation des données d'état civil avait été achevée.
Une fois la mise à jour terminée, ces données seront transférées vers la Base de données nationale électronique de l'état civil, répondant au mieux aux exigences d'enregistrement, de gestion de l'état civil conformément à la loi sur l'état civil et de traitement des procédures administratives d'enregistrement de l'état civil en ligne, avec la possibilité de se connecter pour fournir des informations sur l'état civil à la Base de données nationale de la population et à d'autres bases de données spécialisées pertinentes.
En outre, garantir l’exactitude et la sécurité des données numériques constitue également une exigence importante lorsque les informations d’état civil sont liées aux droits et aux obligations légales des citoyens.
Selon le chef du ministère de la Justice : la numérisation des données d'état civil apporte de nombreux avantages pratiques aux citoyens, aux responsables de la gestion de l'État et joue notamment un rôle important dans la construction et le fonctionnement du gouvernement électronique ; contribue à faciliter la conservation des registres et des données d'état civil, limite les dommages physiques ; permet d'économiser de l'espace, des coûts et des ressources humaines en raison de la nécessité de stocker un grand nombre de registres chaque année.
En même temps, cela permet de récupérer des données facilement et rapidement, sans passer beaucoup de temps à rechercher les enregistrements originaux, réduisant ainsi le temps de traitement des procédures administratives.
Nghe An dispose d'un total de 2 231 474 données d'état civil, bien que le volume de données à numériser soit énorme, nécessitant un investissement important en technologie, en ressources humaines et en financement.
Cependant, sous la direction du Comité populaire provincial, les efforts des localités et la haute détermination du secteur judiciaire, de 2020 à avant mars 2025, toute la province a mis en œuvre la numérisation de 2 023 255 données (atteignant 91%), les 208 219 données restantes n'ont pas été numérisées (représentant environ 9%).
Lors de la conférence en ligne du 11 février 2025 sur la mise en œuvre du Projet de développement d'applications de données démographiques, d'identification et d'authentification électronique pour servir la transformation numérique nationale au cours de la période 2022-2025, avec une vision jusqu'en 2030 du Gouvernement (Projet 06), le Premier ministre a demandé à la province de Nghe An d'achever la numérisation des données d'état civil en mars 2025.
Conformément aux directives du Premier ministre et du président du Comité populaire provincial, le ministère de la Justice a publié un plan visant à mettre en œuvre une campagne de 30 jours et 30 nuits afin d'achever la numérisation des données d'état civil dans la province. Cette campagne débutera le 1er mars 2025 et se terminera avant le 31 mars 2025. Les documents à numériser comprennent : les actes de naissance, les actes de mariage, les actes de décès, les actes de filiation, les actes d'adoption, les actes de tutelle et les actes de divorce.
Mme Nguyen Thi Lan, directrice adjointe du ministère de la Justice et chef du comité de pilotage de la campagne, a déclaré qu'afin de numériser le volume de données restant dans la province avec qualité et d'assurer les progrès fixés, le ministère de la Justice a créé un comité de pilotage pour mettre en œuvre la campagne, divisé en 2 groupes, chaque groupe étant responsable de 10 unités.
Les membres du Comité de pilotage sont chargés de fournir des conseils et un soutien techniques dans la mise en œuvre de la numérisation des données d’état civil pour les localités désignées.
Avant la campagne de 30 jours de numérisation des données d'état civil, et en mettant en œuvre le mouvement d'émulation de pointe « Accélération de l'achèvement du Plan de numérisation des données d'état civil » lancé par le ministère de la Justice, le département de la Justice de Nghe An s'est attaché à renforcer l'examen et la comparaison afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des données numérisées, et à accélérer l'approbation des données du logiciel d'état civil 158 dans la base de données électronique d'état civil. Parallèlement, une équipe d'inspection a été mise en place pour numériser les données historiques d'état civil dans certaines localités de la province.
Les résultats de l'inspection montrent que la numérisation des données historiques de l'état civil dans les unités est mise en œuvre sérieusement et méthodiquement, les données de base sont numérisées relativement complètement, créant une commodité pour les fonctionnaires judiciaires dans le processus d'exploitation et de recherche des informations sur l'état civil, servant à la délivrance de copies d'extraits...
Cependant, le processus de numérisation du registre des ménages présente encore quelques problèmes et obstacles tels que : certains livres sont vieux et endommagés, les informations ne sont pas claires, l'encre est floue, ce qui rend la numérisation difficile ; des livres ont été remis à l'unité de numérisation mais il en reste qui n'ont pas été numérisés ; il existe toujours une situation de données en double car au moment de l'approbation, le logiciel n'a pas ouvert la fonction de vérification des doublons ; certains cas d'erreurs d'information telles que l'année de naissance, le numéro de carte d'identité, le type d'enregistrement erroné, le sujet d'enregistrement ; certains fichiers de données numérisés après avoir été transférés vers la base de données d'enregistrement électronique des ménages ne peuvent pas être ouverts en raison d'erreurs lors du processus de téléchargement.
De plus, les 158 logiciels d’état civil, les logiciels d’état civil électroniques, comportent souvent des erreurs et sont surchargés, ce qui affecte considérablement les progrès de la numérisation au niveau local.
Pour éliminer les difficultés et les obstacles dans le processus de numérisation, le Département de la Justice de Nghe An a envoyé des dépêches officielles demandant au Ministère de la Justice de continuer à compléter les informations sur les noms de lieux administratifs sur le logiciel d'état civil 158 pour servir à la numérisation des livres d'état civil ; en même temps, continuer à exhorter les districts, les villes et les villages à examiner, numériser et nettoyer les données d'état civil avec les données de population nationales.
Après le lancement de la campagne de 30 jours et 30 nuits pour achever la numérisation des données d'état civil dans la province, M. Vo Van Tam - Chef du Département de la justice administrative (Département de la justice) a déclaré : Les groupes de travail du Comité directeur du Département de la justice se sont également rendus directement sur le terrain pour inspecter, guider et soutenir les localités afin d'éliminer les difficultés et les obstacles.
Dans certaines localités, le personnel judiciaire dispose d'une solide expertise et maîtrise l'informatique, il est donc très créatif dans la mise en œuvre des 4 étapes (collecte et classement des registres des ménages à numériser ; numérisation/photographie des registres des ménages et création de fichiers de données Excel ; traitement des données après numérisation ; vérification, approbation et saisie officielle des données dans la base de données nationale d'enregistrement électronique des ménages).
Par ailleurs, conscients de l'importance de la numérisation des données d'état civil électroniques, les comités populaires des districts, des villes et des bourgs ont chargé le ministère de la Justice et les comités populaires des communes de se concentrer sur la mise en œuvre de cette numérisation. Parallèlement, des fonctionnaires qualifiés en informatique ont été affectés pour soutenir le département judiciaire dans la mise en œuvre de la numérisation ; le financement et les installations nécessaires ont été mis en place pour assurer la numérisation des données dans les délais. Selon le plan initial, le volume de données d'état civil à numériser dans l'ensemble de la province s'élève à 208 192 données.
Toutefois, au cours de la mise en œuvre de la campagne de 30 jours et 30 nuits, les agences d’état civil ont vérifié, révisé et complété 213 087 ensembles de données éligibles à la numérisation (il y avait 10 893 ensembles de données en raison de livres d’information anciens, déchirés, manquants ou peu clairs qui ne répondaient pas aux conditions de numérisation).
Grâce à la participation synchrone, Nghe An a achevé la numérisation de 213 087/213 087 données éligibles, atteignant un taux de 100 % (10 893 données sont dues à des livres d'information anciens, déchirés, manquants ou peu clairs qui ne remplissent pas les conditions de numérisation). Ainsi, de 2020 à aujourd'hui, toute la province a numérisé 2 217 240 données d'état civil.
Grâce aux données numérisées, les services d'état civil de la province les exploitent et les appliquent à la délivrance de copies d'extraits d'état civil, à la vérification, à la consultation et à la confirmation de l'état civil des organisations et des particuliers, contribuant ainsi à un règlement rapide et aisé des procédures administratives. Parallèlement, ils renforcent la gestion étatique de l'état civil.
