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Leçon 4 : Opportunités et défis

Équipe de presse juridique • April 15, 2025 09:13

La transformation numérique est essentielle pour ouvrir de formidables perspectives au secteur judiciaire, en contribuant à réformer les procédures, à améliorer l'efficacité de la gestion et à mieux servir les citoyens. Cependant, ce processus se heurte également à des difficultés et des défis liés aux infrastructures, aux ressources humaines et au cadre juridique. Pour parvenir à une avancée significative, des solutions globales et synchronisées ainsi qu'une étroite collaboration entre les organismes concernés sont indispensables.

15/04/2025

Malgré des résultats très positifs, la mise en œuvre du Projet 06 dans le domaine de la justice se heurte actuellement à de nombreux obstacles et lacunes : l’infrastructure technique ne répond pas aux exigences (les logiciels dysfonctionnent fréquemment ; la connexion et le partage des données sont parfois lents à certains endroits...).

Il subsiste, au niveau communal, une situation où le matériel dédié à l'état civil et à sa gestion n'a pas été mis en place, et où les imprimantes et les scanners doivent être partagés avec d'autres services.

Certaines localités utilisent des ordinateurs obsolètes aux performances limitées, et la connexion internet est lente et instable, ce qui engendre des problèmes opérationnels ; les données démographiques ne sont pas synchronisées avec les données spécialisées, et les modifications des informations d’état civil des citoyens ne sont pas mises à jour en temps voulu ; les registres d’état civil numérisés contiennent des erreurs et des informations manquantes. La plupart des localités n’ont pas alloué de fonds à la mise en œuvre du Projet 06…

M. Lau Ba Cho, chef du département de la Justice du district de Ky Son, a déclaré : « L’interconnexion et le partage de données entre la Base de données nationale de la population et les bases de données du secteur de la justice (telles que la base de données de l’état civil, la base de données de la nationalité, le casier judiciaire, la base de données de l’aide juridictionnelle, la base de données de l’exécution des décisions de justice, etc.) ne sont pas encore pleinement exploités. Certains logiciels font actuellement l’objet de mises à jour et d’améliorations, ce qui entraîne des retards dans la connexion et le partage des données. »

Dans les districts montagneux comme Ky Son, la plupart des habitants ne possèdent pas de compte VNeID pour effectuer leurs démarches administratives en ligne (ils n'ont pas de carte SIM enregistrée et communiquent principalement via leur téléphone portable). De ce fait, ils doivent souvent solliciter l'aide des fonctionnaires pour leurs transactions.

Par ailleurs, M. Lo Van Tuyen, fonctionnaire au service judiciaire et d'état civil de la commune de Ngoc Lam (district de Thanh Chuong), a déclaré : « La principale difficulté réside actuellement dans le manque d'équipements de connexion pour les transactions électroniques. La connexion internet est insuffisante pour gérer un grand nombre de dossiers, ce qui ralentit considérablement le traitement des documents. Si les jeunes s'adaptent rapidement aux transactions électroniques, les personnes âgées, notamment celles issues des minorités ethniques, éprouvent de grandes difficultés. De ce fait, il est inévitable que les fonctionnaires effectuent les démarches à leur place. Sans compter que les nombreuses incohérences et anomalies dans les données compliquent également considérablement le déroulement des transactions. »

Par exemple, M. Luong Van Nhat (né en 1988), résidant dans le village de Tan Hop, que le journaliste a rencontré au centre de services unique de la commune de Ngoc Lam, est venu pour effectuer les démarches d'enregistrement du décès de son frère aîné, Luong Van Thin (né en 1976), décédé en 2011, afin de procéder au partage de l'héritage foncier.

Cependant, M. Nhat a déclaré que, comme M. Thin est décédé en 2011 avant d'avoir obtenu sa carte d'identité de citoyen, la récupération de ses informations et de ses dossiers s'est avérée difficile, et que, par conséquent, la transaction n'a pas pu être finalisée.

Selon M. Vi Hoang Ha, chef du département de la justice du district de Quy Hop : pour effectuer des transactions dans l’environnement électronique, le plus important est de s’assurer que l’infrastructure et l’équipement sont adéquats.

Cependant, Quy Hop est un district montagneux, où 14 communes sur 21 sont classées comme particulièrement défavorisées. Dans les faits, la connexion internet est parfois lente, les interruptions de réseau sont fréquentes et le délai de traitement des demandes est long, ce qui pénalise fortement les citoyens dans leurs démarches administratives.

Certaines localités ont également souligné que le niveau de connaissances et de compétences en matière d'application des technologies de l'information de certains fonctionnaires et citoyens reste limité, ce qui entraîne de nombreuses difficultés dans le processus de réception et de résolution des procédures administratives en ligne.

L'attribution des numéros d'identification personnels est parfois retardée, et le processus d'annulation/suppression de ces numéros sur le logiciel partagé d'enregistrement et de gestion électronique de l'état civil du ministère de la Justice est lent, ce qui affecte considérablement le temps nécessaire pour accomplir les procédures d'enregistrement des naissances et les droits des citoyens.

Le nombre de demandes soumises par voie électronique pour les procédures administratives en matière d'authentification reste limité dans certaines collectivités, avec des taux faibles : le district de Que Phong a reçu 189 demandes sur 31 645, soit seulement 0,59 % ; le district de Do Luong en a reçu 635 sur 11 231, soit 5,6 % ; la ville de Thai Hoa en a reçu 1 159 sur 8 040, soit 14,41 %.

Selon l'évaluation du ministère de la Justice, la mise en œuvre de l'interconnexion électronique de deux groupes de procédures administratives (enregistrement des naissances, inscription au registre de résidence permanente, délivrance des cartes d'assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans et enregistrement des décès, radiation du registre de résidence permanente, allocation funéraire, aide aux frais funéraires) présente encore certaines lacunes, telles que : la signature numérique des actes de naissance et de décès électroniques reste source de confusion ; le transfert des fichiers et la synchronisation des statuts entre les logiciels spécialisés et les logiciels des services publics sont lents ; les logiciels des services publics rencontrent fréquemment des erreurs (impossibilité d'accéder au portail, erreurs d'authentification sur le site web national des services publics, etc.).

De plus, le logiciel de gestion et d'enregistrement électronique de l'état civil n'est pas toujours à jour ; des retards persistent dans l'attribution des codes d'identification lors de l'enregistrement des naissances…

Selon Mme Hoang Thi Nga, chef du département de la Justice du district de Thanh Chuong : les tâches clés en matière de transformation numérique dans le domaine de la justice sont l’authentification électronique et l’état civil. Afin de mener à bien ces deux tâches, le département de la Justice a collaboré avec la police et les services sociaux pour mettre en œuvre des procédures administratives interconnectées sur le portail national des services publics : déclaration de naissance, inscription au registre des résidents et délivrance des cartes d’assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans.

Ce programme est mis en œuvre dans le district de Thanh Chuong depuis mai 2020, en étroite coordination entre le ministère de la Justice, la police et l'agence d'assurance sociale afin de garantir que l'enregistrement des naissances, l'enregistrement de la résidence permanente et la délivrance des cartes d'assurance pour les enfants de moins de 6 ans soient effectués rapidement et sans délai.

Cependant, le processus de mise en œuvre dans le district de Thanh Chuong a également rencontré certaines difficultés car, lors de la mise en œuvre du système intégré, les procédures administratives qui étaient auparavant gérées par trois départements différents étaient désormais toutes gérées par des fonctionnaires judiciaires, alors que la charge de travail des fonctionnaires judiciaires au niveau communal était importante et le nombre de personnel limité (certaines communes ne disposaient que d'un seul officier judiciaire et d'un seul officier d'état civil).

De plus, en réalité, le système informatique n'intègre que le logiciel d'enregistrement des naissances au logiciel de délivrance des cartes d'assurance ; il n'intègre pas encore le logiciel d'enregistrement de résidence permanente.

Le processus de délivrance des résultats se heurte également à certaines difficultés (par exemple, les citoyens souhaitent recevoir leurs cartes à domicile, mais actuellement, la livraison se fait encore par l'intermédiaire des autorités judiciaires, notamment dans les zones reculées). Les délais de délivrance des résultats des procédures, en particulier pour l'obtention des cartes d'assurance maladie, restent longs et non conformes à la réglementation.

Dans le contexte d'une économie numérique en pleine transformation, l'application des technologies de l'information à divers aspects de la vie sociale est devenue une tendance inévitable, y compris les activités de notariat en général et le notariat électronique en particulier.

Cependant, selon M. Nguyen Canh Toan, chef du bureau notarial n° 1 du ministère de la Justice : actuellement, il n’existe pas de directives spécifiques du ministère de la Justice concernant le recoupement et le nettoyage de la base de données des casiers judiciaires avec la base de données nationale de la population.

Par conséquent, la mise en œuvre du modèle 8 relatif à l'utilisation des dispositifs d'authentification dans les activités de notariat se heurte à de nombreuses limitations. En particulier, les informations pouvant être extraites de ces dispositifs sont très limitées (les cartes d'identité ne contiennent que le nom complet, la date de naissance et le lieu de résidence), et aucune information sur les liens personnels n'est fournie, ce qui complique la tâche des organismes de notariat.

De plus, les lecteurs de codes QR et les lecteurs de puces actuellement fournis par diverses unités ne peuvent lire que certains champs d'information de base tels que : la comparaison de la photographie avec celle de la carte d'identité (vérification de sa validité) ; les informations de la carte telles que le numéro d'identification, la date de validité, l'ancien numéro de carte d'identité et la date d'expiration ; les informations personnelles : nom complet, date de naissance, sexe, nationalité, lieu de naissance, domicile permanent, religion, origine ethnique, caractéristiques ; les informations sur les proches, nom du père, nom de la mère, nom du conjoint.

Quant au nouveau type de carte d'identité, il comporte moins de champs d'information et ne dispose pas de capacités de reconnaissance d'empreintes digitales…

M. Nguyen Canh Toan a également déclaré que la résolution gouvernementale 172/NQ-CP du 19 novembre 2020 sur les politiques de développement de la profession notariale a identifié la tâche de promouvoir l'application des technologies de l'information dans les activités notariales, répondant aux exigences de la construction d'un gouvernement électronique et de la quatrième révolution industrielle.

Cela comprend l’achèvement de la construction de la base de données de notariat conformément à la réglementation ; l’élaboration d’un plan de mise en œuvre et de lignes directrices pour la connexion et le partage des données sur les terrains, les logements, les entreprises et les résidents avec la base de données de notariat, en assurant l’interconnexion entre les ministères et organismes concernés et les organismes de notariat…

Cependant, à ce jour, les relations entre les études notariales, les autorités fiscales et les organismes de délivrance des certificats de droits fonciers ne sont pas encore établies. Par conséquent, après avoir fait authentifier les actes de transaction foncière chez un notaire, les personnes doivent encore se rendre à l'organisme de délivrance des certificats de droits fonciers pour y déposer leurs documents et attendre le traitement de leur dossier, ce qui est très long et engendre souvent des embouteillages.

Mme Nguyen Thi Uyen, responsable de l'étude notariale n° 2 (située dans le district de Dien Chau), a souligné un autre problème important concernant la précision de la technologie de reconnaissance faciale. Le logiciel parvient parfois à identifier correctement des personnes aux visages similaires, ce qui engendre un risque d'erreur d'identification.

Il arrive que la personne demandant la légalisation soit bien identifiée, mais que la vérification faciale soit invalide en cas de changement de coiffure. De plus, les informations figurant sur les cartes d'identité actuelles sont encore limitées : elles ne comportent que le nom complet, la date de naissance et le lieu de résidence, sans empreintes digitales ni informations relatives aux liens personnels. Cela complique l'identification précise du sujet lors des actes notariés.

Mme Nguyen Thi Uyen a suggéré que, pour rendre plus efficace l'utilisation des lecteurs de cartes d'identité des citoyens dans le processus de notarisation, le soutien du ministère de la Sécurité publique est nécessaire pour le partage des empreintes digitales et l'ajout d'informations sur les relations personnelles aux cartes d'identité des citoyens.

Le ministère de la Justice doit collaborer étroitement avec le ministère de la Sécurité publique afin d'interconnecter et de partager les données entre la base de données nationale de la population et les autres bases de données du secteur judiciaire, telles que le registre d'état civil électronique et la base de données sur la nationalité. Ceci facilitera l'accès direct des études notariales aux données des bases de données nationales, améliorant ainsi la qualité et l'efficacité de leur travail et garantissant l'exactitude des actes notariés.

De plus, selon de nombreux notaires, l'un des principaux problèmes est le coût élevé des lecteurs de cartes d'identité, car l'application est généralement achetée par forfaits avec un nombre d'accès limité.

Cependant, le volume des transactions notariées est très important ; un seul document notarié peut impliquer de une à plus de dix personnes, et chacune d’elles doit accéder au logiciel au moins deux fois : une fois pour vérifier son identité et une fois pour authentifier son visage. Cela entraîne une saturation rapide du système et perturbe le fonctionnement du service.

Ce sont là les difficultés et les lacunes du processus de numérisation, qui nécessitent des solutions globales pour les surmonter…