La signature ne correspondant pas à l'échantillon sera passible d'une amende de 10 millions de VND : comment bien comprendre ?

Le décret 41/2018/ND-CP a été publié par le gouvernement le 12 mars 2018, réglementant les sanctions administratives pour les infractions en matière de comptabilité et d'audit indépendant. Il entre en vigueur le 1er mai 2018.

Il est à noter que l'article 8, clause 2d, stipule qu'une amende de 5 à 10 millions de VND sera imposée à toute personne signant un document comptable qui n'est pas cohérent ou conforme au livre d'enregistrement des échantillons de signatures.

Cette disposition a donné lieu à de nombreuses interprétations divergentes, certains affirmant qu'il est obligatoire de signer à 100 % de manière identique, sous peine de pénalité. Par conséquent, la réglementation devient déraisonnable et crée des difficultés pour les entreprises.

M. Pham Cong Tham, vice-président permanent de l'Association vietnamienne des experts-comptables agréés, a déclaré que les comptables ont généralement deux signatures : une signature complète et une signature initiale.

La signature initiale est utilisée lors du traitement des documents au sein de l'agence, tandis que la signature complète est utilisée pour les transactions relatives aux documents et rapports comptables. La signature complète est la signature enregistrée et a valeur juridique.

Il a expliqué que les comptables s'assurent souvent que leurs signatures sont identiques. Cependant, une cohérence absolue est impossible. « Les signatures peuvent varier légèrement », a-t-il précisé.

Il estime donc que la réglementation du Décret 41 ne doit pas être interprétée de manière rigide, car la signature doit être parfaitement identique aux documents comptables. Lors des transactions, pour vérifier la signature, on prend généralement en compte le nombre de traits, la façon dont les crochets montent et descendent… à des fins de comparaison, mais une similitude absolue n'est pas requise.

Il a également ajouté que cela ne posait aucune difficulté aux opérations commerciales.

M. Vu Duc Chinh, directeur du Département de la supervision et de la gestion de la comptabilité et de l'audit (ministère des Finances) a également évoqué cette question.

Selon M. Chinh, la réglementation selon laquelle la signature sur les documents comptables d'une personne doit être cohérente a été clairement énoncée dans la loi comptable de 2003, héritée dans la loi comptable de 2015. Cela découle de la pratique, de la nécessité d'assurer la légalité des documents comptables, en évitant le risque de falsification des signatures sur les documents, en particulier pour les documents comptables participant au processus de transaction et de paiement.

Dans certains cas, l'enregistrement des signatures, s'il est requis, vise à garantir la sécurité des unités effectuant des transactions économiques. Cela permet à l'unité de vérifier la légalité des documents comptables avant les transactions, les paiements et les écritures comptables, et surtout, de garantir la sécurité de ses fonds et de ses actifs.

Par exemple, dans certaines unités effectuant des transactions régulières avec leurs clients (comme les banques), les clients sont tenus d'enregistrer les signatures des signataires sur les documents de transaction. Si la signature ne correspond pas à l'échantillon enregistré, l'agence retournera le document et le client devra recréer un autre document en s'assurant que la signature est conforme à l'échantillon enregistré auprès de cette unité.

La comparaison des signatures lors des transactions est qualitative et se base sur les commentaires de l'agent de transaction, qui constate qu'il se peut qu'il ne s'agisse pas de la signature de la personne enregistrée, de sorte que la transaction ne peut pas être effectuée en toute confiance.

Cependant, pour les signatures électroniques, chaque signature est délivrée à un individu ou à une organisation de manière unique, donc si elle n'est pas cohérente ou incorrecte, alors la signature est complètement fausse et ne peut pas être considérée comme similaire.

Par conséquent, la réglementation selon laquelle les signatures doivent être unifiées n’affecte pas les transactions utilisant des signatures électroniques, car s’il n’y a pas d’erreur, l’unification est naturelle.

M. Chinh a affirmé qu'il n'était pas obligatoire de signer des documents avec des signatures parfaitement identiques. En réalité, pour chacun d'entre nous, à différents moments, les signatures peuvent ne pas être parfaitement identiques.

« Par conséquent, dans l’article 8, le décret 41 n’utilise pas l’expression « signatures différentes », mais l’expression « signatures incohérentes ou incorrectes… », a-t-il déclaré.

« Incohérent » et « non conforme à l'enregistrement », selon l'explication de M. Chinh, signifie qu'en regardant la signature, le lecteur ne peut pas la reconnaître et ne peut pas confirmer qu'il s'agit d'une signature enregistrée.

Ainsi, les dispositions du décret 41 ne doivent pas être interprétées de manière rigide et en réalité, si la signature sur les documents comptables n'est pas exactement la même (parfois haute, parfois inclinée, parfois un peu courte, a un trait un peu léger, ...) par rapport à l'enregistrement, il y aura une pénalité.

Les sanctions administratives, le cas échéant, s'appliquent à la réalisation intentionnelle de transactions avec des documents portant des signatures incohérentes ou non conformes au formulaire d'enregistrement (si prescrit).

La personne habilitée à dresser un procès-verbal d’infraction examinera le processus opérationnel réel pour décider si l’infraction est suffisamment grave pour nécessiter une sanction avant de décider de dresser un procès-verbal d’infraction administrative.

Le directeur du Département de la supervision et de la gestion de la comptabilité et de l'audit estime que ce règlement augmentera la responsabilité des organisations et des individus concernés, limitera les violations lors de la préparation des documents de transaction et garantira que les activités économiques évitent les risques et les erreurs dès la phase de préparation des documents comptables.

« La sanction qui inquiète les gens est qu'une personne sera condamnée à une amende si elle signe des documents comptables différents, mais ce n'est pas du tout vrai », a souligné une fois de plus M. Vu Duc Chinh.