L’employeur et l’employé en bénéficient tous deux.

(Baonghean) - Conformément à la décision d'application n° 08/QD-TTg/2015 du Premier ministre du 18 janvier 2016, la Caisse d'assurance sociale de Nghe An met officiellement à disposition de tous les employeurs un logiciel gratuit pour la déclaration électronique des cotisations d'assurance sociale (SI). L'objectif est d'achever l'installation de ce logiciel pour 100 % des unités d'ici le 31 mars 2016. 90 % des transactions seront effectuées par voie électronique et aucun document papier ne sera soumis à l'agence SI.

Plus l’entreprise est grande, plus elle est rentable.

Auparavant, les grandes entreprises employant beaucoup de main-d'œuvre, comme la Société par actions de Nghe Tinh Port, la Tricoterie Hoang Thi Loan et la Confiserie Trang An (ville de Cua Lo), devaient se rendre à l'agence d'assurance sociale pour chaque demande de déclaration supplémentaire ou de délivrance de nouveaux carnets d'assurance sociale, cartes d'assurance maladie ou assurance chômage, ce qui prenait beaucoup de temps sans savoir comment se déroulerait le processus de règlement. Aujourd'hui, les transactions électroniques sont beaucoup plus avantageuses. M. Bui Kieu Hung, directeur général adjoint de la Société par actions de Nghe Tinh Port, a ouvert la discussion avec nous avec une telle ouverture. De plus, des entreprises comme Nghe Tinh Port, qui emploient près de 500 personnes, ont des activités très diversifiées, principalement sur le terrain, et les maladies et accidents sont très fréquents. Le passage des transactions directes aux transactions électroniques a considérablement aidé l'unité. Outre la réduction des effectifs pour se concentrer sur d'autres activités professionnelles, l'entreprise connaît également l'évolution du traitement des dossiers d'assurance, où les problèmes doivent être rapidement résolus. C'est pourquoi, lorsqu'une politique de déclaration et de traitement des procédures d'assurance sociale par transactions électroniques a été mise en place, les dirigeants de l'unité l'ont fortement soutenue et l'ont immédiatement enregistrée.

Les agents d'assurance sociale du district reçoivent les personnes et mettent en œuvre les politiques en leur faveur.

Mme Le Thi Thu Phuong, responsable des ressources humaines de la société par actions 79 Traffic Construction, a déclaré : « Auparavant, la création des documents et des procédures était assurée par le responsable des ressources humaines de l'entreprise. En cas d'erreur, il fallait se rendre à la Sécurité sociale pour la corriger et patienter, ce qui était très chronophage. Maintenant que le logiciel est installé, l'entreprise peut saisir les informations en ligne dans le système de la Sécurité sociale. En cas de problème, une réponse est directement disponible et traitée en une seule session ; à la demande de l'unité, le responsable de la Sécurité sociale intervient avec enthousiasme pour la guider, ce qui est très pratique. »

Grâce à cette grande utilité, non seulement les unités employant de nombreux travailleurs, mais aussi les districts et les villes, où la plupart des entreprises sont des PME, l'ont activement mise en œuvre. À Cua Lo, ville majoritairement composée de PME, 169 unités sur 169 avaient finalisé leur inscription aux transactions électroniques au 8 mars 2016, soit près d'un mois avant la date prévue pour la province. M. Nguyen Dinh Ngoc, directeur de la Sécurité sociale de Cua Lo, a expliqué : « Pour atteindre ces résultats, la cellule a fait preuve d'initiative et a mis en place des solutions de mise en œuvre méthodiques et drastiques. Dès mi-2015, la ville a commencé à utiliser les transactions par courrier postal pour familiariser les unités. Dès l'adoption d'une politique sur les transactions électroniques, la Sécurité sociale a immédiatement organisé sa diffusion et affecté du personnel pour former et encadrer les unités. Toute unité rencontrant des difficultés, notamment dans les secteurs administratif et professionnel, a rapidement informé le Comité populaire de la ville afin qu'il publie des documents d'urgence et de rappel. » Comme pour Cua Lo, le Comité populaire de la ville de Vinh ou du district de Hung Nguyen, sur la base des directives du Comité populaire provincial, a rapidement publié des documents pour exhorter et rappeler les unités.

Avec une telle participation synchrone, en moins de 2 mois de mise en œuvre, 4 277 unités se sont inscrites pour des transactions, atteignant 66% du plan ; dont 3 266 unités inscrites pour des transactions électroniques avec signatures numériques et 1 011 unités inscrites pour des transactions en ligne.

Non seulement les services spécialisés, mais aussi les guichets uniques de l'Agence d'assurance sociale bénéficient de cette mesure. Le représentant du guichet unique de l'Agence provinciale d'assurance sociale a déclaré : « Actuellement, le bureau n'accepte que les documents papier envoyés par courrier. Le nombre de personnes se présentant au guichet unique a donc considérablement diminué, ce qui réduit les désagréments pour les employeurs et allège la pression sur le guichet unique. »

Continuer à éliminer les lacunes et les obstacles

Français Selon le plan, d'ici le 31 mars 2016, 100 % des unités utilisant le service devront compléter l'enregistrement des transactions électroniques et l'agence d'assurance sociale n'acceptera pas les documents papier. Cependant, au 15 mars, l'ensemble de la province n'avait atteint que 66 % du plan et il restait 34 % d'unités qui ne se sont pas enregistrées, ce qui représente une pression importante. La ville de Vinh, la localité qui a déployé le plus d'unités avec 1 830 unités, atteignant 84 %, est également l'unité qui compte près de 700 unités qui ne sont pas déployées. M. Tran Van Huyen, directeur de l'assurance sociale de la ville, a déclaré : L'assurance sociale de la ville est chargée de gérer les unités qui emploient moins de 100 travailleurs ; en moyenne, chaque jour, le personnel et les unités partenaires fournissant le logiciel mobilisent environ 50 unités pour l'enregistrement et l'installation. La ville de Vinh s'efforce d'achever le projet d'ici le 31 mars 2016, mais de nombreuses difficultés subsistent, car les unités restantes sont des entreprises privées de très petite taille, ce qui rend l'accès très difficile. Selon M. Huyen, bien que l'inscription aux transactions en ligne soit gratuite, si le coût d'utilisation d'un logiciel de signature numérique est raisonnable (environ 500 000 VND par an), de nombreuses entreprises prétextent encore la gratuité pour refuser les transactions électroniques ou ne sont pas vraiment enthousiastes à l'idée de les réaliser.

Transaction au guichet unique de l'assurance sociale de Nghe An.

Lors de notre entretien, des représentants de la société par actions Global Medical Equipment, située dans le quartier de Ha Huy Tap, et de la société par actions Nghe An Water Supply and Environment, située dans la commune de Nghi Phu, sont deux des unités qui se sont enregistrées très tôt pour les transactions électroniques à Vinh. Ils ont déclaré : grâce à la promotion des avantages des transactions électroniques par la Sécurité sociale, les unités ont été très favorables et se sont enregistrées immédiatement. Cependant, les petites entreprises se caractérisent par l'absence de personnel spécialisé en gestion des ressources humaines et en sécurité sociale. Elles limitent donc les modifications aux formulaires ; lorsqu'elles fournissent un nouveau logiciel, elles doivent bénéficier du soutien et des instructions plus précises de la Sécurité sociale ou des fournisseurs de logiciels. En réalité, les unités se sont enregistrées, mais ne l'ont pas utilisé et n'ont pas apporté la machine pour l'installation.

De plus, le logiciel de formulaire de transaction électronique utilisé dans le domaine de l'assurance sociale dans notre province présente également le problème de son inadaptation aux coopératives de services agricoles. De ce fait, environ 285 coopératives de services agricoles de Hoang Mai, Hung Nguyen, Yen Thanh… ne disposent pas de code fiscal lors de leur enregistrement, ce qui les empêche de s'enregistrer.

Mme Tran Thi Ha, responsable du service de gestion des recouvrements de la Caisse provinciale d'assurance sociale, a déclaré : les problèmes et lacunes susmentionnés seront soumis par la Caisse provinciale d'assurance sociale à la Caisse vietnamienne d'assurance sociale afin d'être mis à jour et corrigés prochainement. Actuellement, des transactions électroniques sont mises en œuvre pour les procédures de déclaration d'affiliation à l'assurance sociale, la délivrance des cartes d'assurance maladie, l'assurance chômage et la délivrance des carnets d'assurance sociale. Le processus de déclaration électronique des procédures d'assurance sociale renforce la responsabilité des employeurs. Au lieu des contrôles préalables comme auparavant, l'agence d'assurance sociale renforcera la supervision et l'inspection a posteriori. Une utilisation plus large des transactions électroniques dans le domaine de l'assurance sociale permettra non seulement aux agences d'assurance sociale et aux employeurs de mieux gérer leurs employés, mais aussi de garantir les droits légitimes et légaux des employés.

Les transactions électroniques se déclinent en deux niveaux : les transactions en ligne (sans signature numérique) et les transactions électroniques avec signature numérique. Le logiciel de transaction est très simple à mettre en œuvre ; l'unité a simplement besoin d'un ordinateur et d'une connexion Internet pour effectuer la demande. Pour les transactions en ligne, il suffit à l'entreprise de s'inscrire et de télécharger le logiciel sur son ordinateur ou de se rendre sur le site web de la Caisse d'assurance sociale pour déclarer directement et envoyer le fichier à la Caisse d'assurance sociale (documents papier envoyés par courrier). Si les documents sont valides, le système les notifie immédiatement ; s'ils ne le sont pas, il demande également à l'unité de les corriger. Les résultats sont envoyés par la Caisse d'assurance sociale par la poste, évitant ainsi à l'employeur de se déplacer et réduisant de près de 150 heures de travail par rapport à auparavant.

Nguyen Hai