Comment les informations client doivent-elles être enregistrées sur une facture ?

Les articles 4 et 10 du décret gouvernemental n° 123/2020/ND-CP du 19 octobre 2020 relatif aux factures et aux pièces justificatives stipulent :

"Article 4. Principes relatifs à l'établissement, à la gestion et à l'utilisation des factures et des documents

1. Lors de la vente de biens ou de la prestation de services, le vendeur doit émettre une facture à l'acheteur (y compris lorsque les biens et services sont utilisés à des fins promotionnelles, publicitaires ou d'échantillonnage ; lorsqu'ils sont offerts, donnés, échangés, utilisés pour le paiement des salaires ou pour la consommation interne, à l'exception des biens destinés à la poursuite du processus de production ; lorsqu'il s'agit d'exportations sous forme de prêts, d'emprunts ou de restitutions de biens) et doit y consigner intégralement les informations prévues à l'article 10 du présent décret. En cas d'utilisation de factures électroniques, celles-ci doivent respecter le format de données standard de l'administration fiscale, tel que prévu à l'article 12 du présent décret.

Article 10. Contenu de la facture

5. Nom, adresse et numéro d'identification fiscale de l'acheteur

a) Si l'acheteur est une entité commerciale disposant d'un numéro d'identification fiscale, le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale de l'acheteur figurant sur la facture doivent être enregistrés exactement comme ils apparaissent dans le certificat d'enregistrement de l'entreprise, le certificat d'enregistrement de la succursale, le certificat d'enregistrement de l'entreprise à domicile, le certificat d'enregistrement fiscal, la notification du numéro d'identification fiscale, le certificat d'enregistrement d'investissement ou le certificat d'enregistrement de la coopérative.

b) Si l'acheteur ne possède pas de numéro d'identification fiscale, celui-ci n'a pas à figurer sur la facture. Dans certains cas particuliers de vente de biens ou de prestation de services à des consommateurs individuels, conformément à l'article 14, le nom et l'adresse de l'acheteur ne sont pas requis sur la facture. Lors de la vente de biens ou de la prestation de services à des clients étrangers en visite au Vietnam, les informations relatives à l'adresse de l'acheteur peuvent être remplacées par le numéro de passeport ou le document d'entrée/sortie, ainsi que par la nationalité du client étranger.

14. Dans certains cas, les factures électroniques n’ont pas nécessairement besoin de contenir toutes les informations requises.

a) Les factures électroniques ne requièrent pas nécessairement la signature électronique de l'acheteur (y compris lorsqu'elles sont émises pour la vente de biens ou la prestation de services à des clients à l'étranger). Si l'acheteur est une personne morale et que les deux parties conviennent que l'acheteur remplit les conditions techniques requises pour signer électroniquement la facture émise par le vendeur, alors la facture électronique portera les signatures électroniques du vendeur et de l'acheteur, conformément à l'accord conclu entre les deux parties.

b) Pour les factures électroniques émises par l’administration fiscale transaction par transaction, les signatures numériques du vendeur et de l’acheteur ne sont pas nécessairement requises.

c) Pour les factures de vente électroniques émises dans les supermarchés et les centres commerciaux où l'acheteur est un particulier n'exerçant pas d'activité commerciale, la facture n'a pas nécessairement besoin d'inclure le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale de l'acheteur.

Pour les factures électroniques relatives à la vente de produits pétroliers à des clients particuliers n'exerçant pas d'activité commerciale, il n'est pas nécessaire d'inclure les éléments suivants : nom de la facture, symbole du numéro de formulaire de facture, symbole de la facture, numéro de facture ; nom, adresse, code fiscal de l'acheteur, signature électronique de l'acheteur ; signature numérique, signature électronique du vendeur, taux de taxe sur la valeur ajoutée.

d) Pour les factures électroniques sous forme de timbres, de tickets ou de cartes, il n'est pas nécessaire d'y inclure la signature numérique du vendeur (sauf s'il s'agit de factures électroniques émises par l'administration fiscale), les informations relatives à l'acheteur (nom, adresse, code fiscal), le montant de la taxe et le taux de TVA. Si les timbres, tickets ou cartes électroniques ont déjà une valeur faciale, l'unité de mesure, la quantité et le prix unitaire ne sont pas requis.

g) Pour les bordereaux de transfert et de transport internes, le bordereau doit comporter les informations relatives à l'ordre d'expédition interne, au destinataire, à l'expéditeur, à l'entrepôt d'origine, au lieu de réception et au mode de transport. Plus précisément : le nom de l'acheteur désigne le destinataire et son adresse l'entrepôt de réception ; le nom du vendeur désigne l'expéditeur et son adresse l'entrepôt d'origine et le mode de transport ; le bordereau ne doit pas mentionner le montant de la taxe, son taux ni le montant total à payer.

Pour les factures de vente en consignation, la facture comprend des informations telles que le contrat économique, le transporteur, le mode de transport, l'adresse de l'entrepôt d'expédition, l'adresse de l'entrepôt de réception, la dénomination du produit, l'unité de mesure, la quantité, le prix unitaire et le montant total. Plus précisément : le numéro et la date du contrat économique signé entre l'entreprise ou le particulier ; le nom du transporteur, le contrat de transport (le cas échéant) et l'adresse du vendeur indiquant l'adresse de l'entrepôt d'expédition.

Conformément à la réglementation susmentionnée, lors de la vente de biens ou de la prestation de services, l'entreprise est tenue d'émettre une facture à l'acheteur. Cette facture doit comporter toutes les informations requises par l'article 10 du décret n° 123/2020/ND-CP. Si l'acheteur ne possède pas de numéro d'identification fiscale, celui-ci n'a pas à figurer sur la facture. Dans certains cas, les factures électroniques ne sont pas nécessairement tenues de contenir toutes les informations requises par le paragraphe 14 de l'article 10 du décret n° 123/2020/ND-CP.

L'entreprise agira conformément à la loi, en fonction de la situation réelle et des réglementations mentionnées ci-dessus.

Le département des impôts de la province de Nghe An fournit cette réponse à titre d'information et de conformité pour l'entreprise.