Comment écrire les informations client sur une facture ?

L'article 4 et l'article 10 du décret n° 123/2020/ND-CP du 19 octobre 2020 du gouvernement réglementant les factures et les documents stipulent :

«Article 4. Principes de création, de gestion et d'utilisation des factures et documents

1. Lors de la vente de biens ou de la prestation de services, le vendeur doit émettre une facture à l'acheteur (y compris dans le cas de biens et de services utilisés à des fins de promotion, de publicité, d'échantillons ; de biens et de services utilisés pour donner, présenter, échanger, payer en lieu et place du salaire aux employés et pour la consommation interne (à l'exception des biens mis en circulation en interne pour poursuivre le processus de production) ; d'exportation de biens sous forme de prêts, de prêt ou de retour de biens) et doit enregistrer intégralement le contenu comme prescrit à l'article 10 du présent décret. En cas d'utilisation de factures électroniques, celles-ci doivent respecter le format de données standard de l'administration fiscale comme prescrit à l'article 12 du présent décret.

Article 10. Contenu de la facture

5. Nom, adresse, numéro d'identification fiscale de l'acheteur

a) Si l'acheteur est un établissement commercial avec un code fiscal, le nom, l'adresse et le code fiscal de l'acheteur indiqués sur la facture doivent être enregistrés conformément au certificat d'enregistrement d'entreprise, au certificat d'enregistrement de succursale, au certificat d'enregistrement d'entreprise familiale, au certificat d'enregistrement fiscal, à la notification de code fiscal, au certificat d'enregistrement d'investissement et au certificat d'enregistrement de coopérative.

b) Si l'acheteur ne dispose pas de code fiscal, la facture n'a pas besoin de mentionner son code fiscal. Dans certains cas de vente de biens et de prestation de services spécifiques à des particuliers, comme prévu à l'article 14 du présent article, la facture n'a pas besoin de mentionner le nom et l'adresse de l'acheteur. En cas de vente de biens et de prestation de services à des clients étrangers se rendant au Vietnam, l'adresse de l'acheteur peut être remplacée par le numéro de passeport ou les documents d'immigration et la nationalité du client étranger.

14. Dans certains cas, les factures électroniques ne contiennent pas nécessairement un contenu complet.

a) La facture électronique ne doit pas nécessairement comporter la signature électronique de l'acheteur (y compris en cas d'émission d'une facture électronique lors de la vente de biens ou de la prestation de services à des clients étrangers). Si l'acheteur est un établissement commercial et que l'acheteur et le vendeur ont convenu que l'acheteur remplit les conditions techniques de signature numérique et électronique sur la facture électronique émise par le vendeur, la facture électronique porte la signature numérique et électronique du vendeur et de l'acheteur conformément à l'accord entre les deux parties.

b) Pour les factures électroniques émises par les autorités fiscales pour chaque événement, il n'est pas nécessaire d'avoir la signature numérique du vendeur ou de l'acheteur.

c) Pour les factures électroniques pour les ventes dans les supermarchés et les centres commerciaux où l'acheteur est un particulier qui n'exerce pas d'activité commerciale, la facture ne doit pas nécessairement inclure le nom, l'adresse et le code fiscal de l'acheteur.

Pour les factures électroniques de vente d'essence à des clients individuels qui ne sont pas en activité, il n'est pas nécessaire d'avoir les indicateurs suivants : nom de la facture, numéro de modèle de facture, symbole de la facture, numéro de facture ; nom, adresse, code fiscal de l'acheteur, signature électronique de l'acheteur ; signature numérique, signature électronique du vendeur, taux de taxe sur la valeur ajoutée.

d) Pour les factures électroniques sous forme de timbres, de tickets et de cartes, la facture ne doit pas nécessairement comporter la signature numérique du vendeur (sauf dans le cas où les timbres, tickets et cartes sont des factures électroniques avec des codes émis par les autorités fiscales), les critères de l'acheteur (nom, adresse, code fiscal), le montant de la taxe et le taux de TVA. Lorsque les timbres, tickets et cartes électroniques ont une valeur nominale, il n'est pas nécessaire de préciser les critères d'unité de calcul, de quantité et de prix unitaire.

g) Pour la livraison interne et le bon de livraison, le bon de livraison interne contient les informations relatives à l'ordre de virement interne, au destinataire, à l'expéditeur, à l'entrepôt de livraison, au lieu de réception et au moyen de transport. Plus précisément : le nom de l'acheteur indique le destinataire, l'adresse de l'acheteur indique l'entrepôt de réception ; le nom du vendeur indique l'expéditeur, l'adresse du vendeur indique l'entrepôt de livraison et le moyen de transport ; le montant de la taxe, le taux de taxe et le montant total du paiement ne sont pas indiqués.

Pour les marchandises expédiées à des agents commerciaux, le bon de livraison d'entrepôt contient des informations telles que le contrat, le transporteur, le moyen de transport, l'emplacement de l'entrepôt de livraison, l'emplacement de l'entrepôt de réception, le nom du produit, l'unité, la quantité, le prix unitaire et le montant total. Plus précisément, veuillez indiquer le numéro et la date du contrat signé entre l'organisation ou la personne, le nom complet du transporteur, le contrat de transport (le cas échéant) et l'adresse du vendeur indiquant l'emplacement de l'entrepôt de livraison.

Conformément à la réglementation susmentionnée, lors de la vente de biens ou de la prestation de services, l'entreprise doit émettre une facture à l'acheteur. Cette facture doit indiquer l'intégralité du contenu, conformément à l'article 10 du décret n° 123/2020/ND-CP. Si l'acheteur ne possède pas de code fiscal, la facture n'est pas tenue de l'indiquer. Dans certains cas, la facture électronique ne présente pas nécessairement l'intégralité du contenu prescrit à l'article 10, clause 14, du décret n° 123/2020/ND-CP.

La Société doit se conformer à la loi en fonction de la situation réelle et des réglementations ci-dessus.

Le Département des impôts de la province de Nghe An répond afin que la Société puisse le savoir et le mettre en œuvre./.