Efficacité de la coordination entre le pouvoir judiciaire et la police dans la fourniture d'informations sur la base de données de l'état civil

À partir des tests au niveau du district

Au Service de réception et de remise des résultats du Centre de transactions à guichet unique du district de Dien Chau, nous avons rencontré Mme Nguyen Thi Dao, une habitante de la commune de Dien Tan, venue chercher les résultats de la correction du deuxième prénom et de la date de naissance de son père, de Nguyen Van Chau, né le 28 août 1962, à Nguyen Hung Chau, né le 25 avril 1964.

Selon Mme Dao, dans l'acte de naissance de l'enfant, le père est Nguyen Van Chau, né le 28 août 1962. Cependant, le livret d'enregistrement des ménages et d'autres informations dans la base de données nationale de la population montrent que Nguyen Hung Chau est né le 25 avril 1964. En raison de la divergence dans les informations ci-dessus, la famille a rencontré de nombreuses difficultés lors du remplissage des documents connexes.

Les personnes se présentent au service de réception et de remise des résultats du centre de transactions à guichet unique du district de Dien Chau pour effectuer les procédures de correction. Photo : PV

Cependant, avant cela, après avoir interrogé des voisins qui étaient allés faire des rectifications, on m'a expliqué que la procédure était assez fastidieuse. Je devais me rendre à la police du district pour me renseigner, puis retourner au ministère de la Justice pour soumettre les documents et attendre les résultats. Il fallait compter entre 5 et 10 jours pour effectuer la procédure dans les deux services, et cela pouvait même prendre plus de temps si les informations n'étaient pas conservées à la police du district. J'ai donc dû me renseigner auprès de la police provinciale, ce qui m'a obligé à hésiter. J'ai récemment appris que le district avait mis en place une nouvelle procédure, plus simple, alors je me suis immédiatement rendu sur place.

Tenant en main le certificat vérifié, mentionnant le nom du père, Nguyen Hung Chau, né le 25 avril 1964, Mme Dao était enthousiaste : « À partir de maintenant, le deuxième prénom et la date de naissance ont été rendus au père. » Il convient de noter que j'avais déposé le dossier hier après-midi et que ce matin, l'agent du ministère de la Justice m'a appelé pour prendre connaissance des résultats.

Selon Mme Dau Thi Hien, experte du Département de la Justice du district de Dien Chau, qui a reçu et transmis les résultats directement à Mme Dao, en cas de divergence, il est nécessaire de vérifier les informations relatives au nom complet et au deuxième prénom figurant sur la carte d'identité et sur l'acte de mariage. Or, l'acte de mariage ne pouvant être sauvegardé, il est nécessaire de consulter les archives de la première carte d'identité du père. Par conséquent, après vérification et réception des documents de Mme Dao, le Département a demandé à la police du district de vérifier les archives de la première carte d'identité, afin d'éviter toute intervention.

Selon Mme Hien, la mise en œuvre du Règlement de coordination entre les deux secteurs permet de gagner du temps et de réduire le nombre de contacts, ce qui est très pratique pour la population.

Pour les procédures de correction, il suffit de s'adresser à un huissier de justice. Photo : PV

Comme dans le cas de Mme Dao, M. Cao Thanh Tam, domicilié dans la commune de Dien An, est également venu demander la rectification du numéro de carte d'identité de son épouse sur l'acte de mariage. Plus précisément, la carte d'identité de son épouse, Nguyen Thi Vinh, porte le numéro 18250xxxx, mais le numéro 18050xxxx a été enregistré par erreur sur l'acte de mariage. Après réception et coordination du dossier, M. Tam a été informé du résultat après seulement une séance.

Non seulement Mme Dao et M. Tam, mais aussi la plupart des personnes présentes pour recevoir les résultats ce matin-là étaient très satisfaites car les procédures étaient raccourcies, les gens n'avaient pas à se déplacer beaucoup entre les agences concernées, mais travaillaient uniquement avec un seul contact, qui était le personnel du ministère de la Justice.

En outre, il est connu que pour réformerprocédures administratives, afin de minimiser le temps de résolution des procédures administratives dans le domaine de l'état civil, le Département de la justice du district de Dien Chau s'est déployé pour recevoir des informations, conseiller et guider les citoyens intéressés par les messages Zalo, Page "Dien Chau Justice", pour conseiller aux citoyens de prendre des photos des types de dossiers et de papiers qu'ils ont et d'envoyer des messages, le Département conseillera, s'il est qualifié pour résoudre, il sera reçu et résolu immédiatement, lorsque les travailleurs viendront soumettre les documents, ils recevront simultanément les résultats.

Déploiement et réplication

Selon les statistiques compilées par le Département de la Justice du district de Dien Chau, de mai 2020 à aujourd'hui, le Département de la Justice et la Police du district ont coordonné et fourni des informations pour résoudre 279 cas de changement.Réforme de l'état civil au niveau des districts. Grâce à une coordination fluide et rapide des propositions des parties, généralement immédiatement après leur réception, le délai de traitement a été bien plus court que prévu par la réglementation.

Parallèlement, une enquête a révélé un besoin important de vérification des informations pour le réenregistrement des naissances et l'enregistrement des naissances des personnes disposant déjà de documents et d'archives personnelles au niveau communal. Du 1er janvier 2020 au 1er octobre 2021, 37 communes et villes ont enregistré 16 095 cas. Au cours des dix premiers mois de 2021 seulement, lorsque le ministère de la Sécurité publique a déployé la carte d'identité électronique, les demandes de réenregistrement ont connu une augmentation spectaculaire de 8 217 cas.

Avec un si grand nombre de résultats de règlement, selon Mme Hoang Thi Xuyen - Chef du Département de la Justice du district de Dien Chau : Si l'on suit les réglementations de la circulaire 04/2020/TT-BTP, chaque citoyen devra passer 5 à 10 jours, se déplaçant au moins 4 à 5 fois dans les deux agences ; les fonctionnaires de la justice et les officiers de police du district sont chargés de recevoir chaque citoyen plusieurs fois.

Compte tenu des besoins concrets des citoyens et de l'efficacité de plus d'un an de mise en œuvre au niveau du district, le Département de la Justice et la Police du district de Dien Chau ont officiellement signé, le 14 octobre, le Règlement sur la coordination de la fourniture d'informations sur les bases de données d'état civil et de population entre le secteur de la Justice et la Police du district de Dien Chau. Immédiatement après, ce règlement a été approuvé par le Comité populaire du district conformément à la décision n° 3412/QD-UBND du 15 octobre 2021. Le 22 octobre, le Département de la Justice et la Police du district ont organisé, en coordination avec la Police du district, une conférence visant à diffuser, former et déployer la décision n° 3412 au niveau de la commune.

Le ministère de la Justice et la police du district de Dien Chau ont organisé une cérémonie de signature du règlement de coordination. Photo : PV

Selon Mme Xuyen, l'élaboration et la signature du Règlement de coordination entre les deux secteurs visent à créer une unité du niveau du district au niveau de la commune pour résoudre et éliminer les difficultés et les obstacles liés au règlement des procédures administratives entre les deux secteurs.

Promouvoir et améliorer de plus en plus la qualité de la réforme des procédures administratives, minimiser le temps de vérification des informations, accélérer le processus de délivrance des documents d'état civil et la mise à jour et l'édition de la base de données de la population ; créer des conditions favorables pour les citoyens, sans avoir à perdre du temps et des efforts à voyager et à attendre pour terminer les procédures de demande de confirmation des informations dans la base de données de la population gérée par le secteur de la sécurité publique pour servir de base à la révision et à la mise en œuvre des procédures d'enregistrement de l'état civil ; effectuer des procédures interconnectées pour l'enregistrement de l'état civil - enregistrement de la résidence permanente, modifier et compléter la base de données de la population...

Le ministère de la Justice a collaboré avec la police du district pour organiser une conférence visant à diffuser, former et déployer les règlements de coordination au niveau communal. Photo : PV

Conformément au contenu du règlement, les citoyens bénéficieront d'un certain nombre d'avantages tels que : Lors de la réalisation des procédures de réenregistrement de naissance, de changement et de correction des documents d'état civil (enregistrement de mariage, certificat de naissance...), ils n'auront pas besoin de se rendre directement à la police du district ou d'attendre que le comité populaire de la commune délivre un document demandant de rechercher des informations sur les archives de la première carte d'identité délivrée (nom complet, date de naissance, ville natale ; nom complet du père, date de naissance ; nom complet de la mère, date de naissance selon la base de données de la première carte d'identité délivrée/CCCD) ; ils n'auront pas besoin de perdre du temps à attendre que la police du district délivre un document répondant et confirmant les informations sur la base de données des archives de la première carte d'identité délivrée.

Il suffit que le spécialiste du Département de la Justice/de l'État civil de la commune transmette les informations à l'agent de l'Équipe de gestion de l'ordre social de la Police du District, qui les vérifiera et y répondra immédiatement. Si les informations sont reçues à la fin de la séance de travail, la réponse sera donnée au début de la séance suivante.

Enregistrement du domicile permanent des nouveau-nés ; modification et complément d'informations dans la base de données d'identification des citoyens en cas de changement, correction de l'enregistrement du foyer, de l'enregistrement du mariage, de l'adoption ; reconnaissance de paternité et d'enfant ; informations complémentaires sur l'enregistrement du foyer… Il suffit aux citoyens de remplir le formulaire de collecte d'informations démographiques (formulaire DC01) ou le formulaire de mise à jour et de correction des informations démographiques (formulaire DC02), accompagné d'une copie des documents d'enregistrement du foyer, et de le soumettre au spécialiste du Département de la Justice/de l'agent d'enregistrement des ménages de la commune. Ce spécialiste récupérera le dossier et le transmettra à la Direction administrative de l'ordre social/à la Police communale. Il n'est pas nécessaire de déposer directement la demande auprès de la Police communale.

Ainsi, avec le Règlement sur la coordination dans la fourniture d'informations sur la base de données de l'état civil et la base de données de la population entre le secteur de la justice et la police du district de Dien Chau, cela a vraiment raccourci le temps, réduit le nombre de contacts et aidé les gens à avoir plus de commodité lorsqu'ils ont besoin de documents et de procédures administratives, en particulier à un moment où il est nécessaire de limiter les déplacements et les contacts pour prévenir l'épidémie actuelle de Covid-19.

En conséquence, il est considéré comme le premier modèle dans ce domaine dans la province de Nghe An, apportant une efficacité que d'autres localités pourront apprendre et mettre en œuvre à grande échelle.