Efficacité de la coordination entre le pouvoir judiciaire et la police dans la fourniture d'informations sur l'état civil

À partir des tests au niveau du district

Au service d'accueil et de remise des résultats du centre de transactions à guichet unique du district de Dien Chau, nous avons rencontré Mme Nguyen Thi Dao, résidente de la commune de Dien Tan, venue chercher les résultats de la correction du deuxième prénom et de la date de naissance de son père, de Nguyen Van Chau, né le 28 août 1962, à Nguyen Hung Chau, né le 25 avril 1964.

Selon Mme Dao, l'acte de naissance de l'enfant indique que le père est Nguyen Van Chau, né le 28 août 1962. Cependant, le registre d'état civil et d'autres informations de la base de données nationale de la population montrent que Nguyen Hung Chau est né le 25 avril 1964. En raison de cette divergence d'informations, la famille a rencontré de nombreuses difficultés pour remplir les documents administratifs nécessaires.

Des personnes se rendent au service d'accueil et de remise des résultats du guichet unique du district de Dien Chau pour effectuer les démarches de correction. Photo : PV

Cependant, avant cela, en interrogeant des voisins qui avaient déjà entrepris des démarches de rectification, j'ai appris que la procédure était assez fastidieuse. Il fallait se rendre au commissariat de district pour faire une recherche, puis retourner au ministère de la Justice pour déposer les documents et attendre les résultats. Au total, il fallait compter 5 à 10 jours pour effectuer les démarches auprès des deux organismes, voire plus si l'information n'était pas disponible au commissariat de district. Il fallait alors se renseigner auprès de la police provinciale. C'est pourquoi j'ai hésité et renoncé à y aller. Récemment, j'ai entendu dire que le district avait mis en place une nouvelle procédure simplifiée, alors je m'y suis rendu immédiatement.

Tenant en main le certificat vérifié, attestant de l'exactitude des informations – le nom du père, Nguyen Hung Chau, et sa date de naissance, le 25 avril 1964 –, Mme Dao était ravie : « Désormais, le nom et la date de naissance de mon père sont rétablis. Il est à noter que j'ai déposé le dossier hier après-midi seulement, et ce matin, un agent du ministère de la Justice m'a appelée pour m'informer des résultats. »

Selon Mme Dau Thi Hien, experte du Département de la Justice du district de Dien Chau, qui a reçu et transmis les résultats à Mme Dao, en cas de divergence d'informations, il est nécessaire de vérifier le nom complet et le deuxième prénom figurant sur la carte d'identité et l'acte de mariage. Cependant, l'acte de mariage n'étant pas archivé, il faut consulter les archives de la première carte d'identité du père. Par conséquent, après avoir examiné les documents de Mme Dao, le Département a demandé au commissariat de district de vérifier ces archives, évitant ainsi aux personnes concernées de se déplacer jusqu'au commissariat.

Selon Mme Hien, la mise en œuvre du règlement de coordination entre les deux secteurs permet de gagner du temps et de réduire le nombre de contacts, ce qui est très pratique pour les citoyens.

Pour les procédures correctionnelles, les citoyens n'ont besoin de s'adresser qu'aux officiers de justice. Photo : PV

Tout comme Mme Dao, M. Cao Thanh Tam, résidant dans la commune de Dien An, est venu faire rectifier une erreur concernant le numéro de carte d'identité de son épouse sur son acte de mariage. Plus précisément, le numéro de la carte d'identité de son épouse, Nguyen Thi Vinh, est 18250xxxx, mais il figure par erreur sur l'acte de mariage sous la forme 18050xxxx. Après réception et traitement de sa demande, M. Tam a été informé du résultat dès le premier rendez-vous.

Non seulement Mme Dao et M. Tam, mais aussi la plupart des personnes présentes pour recevoir les résultats ce matin-là étaient très satisfaites car les procédures avaient été raccourcies, les gens n'avaient pas à se déplacer beaucoup entre les agences concernées, mais n'avaient eu qu'un seul interlocuteur, à savoir le personnel du ministère de la Justice.

De plus, il est connu que, pour réformerprocédures administrativesAfin de réduire au minimum les délais de traitement des procédures administratives en matière d'état civil, le Département de la Justice du district de Dien Chau a mis en place un système de réception, de conseil et d'orientation des informations pour les citoyens intéressés via la page Zalo « Dien Chau Justice ». Il leur est conseillé de photographier les documents et pièces justificatives en leur possession et d'envoyer un message. Le Département les informera et, si leur dossier est recevable, le traitera immédiatement. Les agents venant déposer les documents recevront simultanément la réponse.

Déploiement et réplication

Selon les statistiques compilées par le Département de la Justice du district de Dien Chau, de mai 2020 à aujourd'hui, le Département de la Justice et la police du district ont coordonné et fourni des informations pour résoudre 279 cas de changement.Réforme de l'état civil au niveau du district. Grâce à une coordination fluide et rapide des propositions des parties prenantes, reçues pour la plupart immédiatement, le délai de traitement a été bien plus court que prévu par la réglementation.

Dans le même temps, une enquête révèle un besoin important de vérification des informations pour la réinscription des naissances et l'enregistrement des naissances de personnes déjà inscrites à l'état civil au niveau communal. Du 1er janvier 2020 au 1er octobre 2021, 37 communes ont enregistré 16 095 cas. Au cours des dix premiers mois de 2021 seulement, période durant laquelle le ministère de la Sécurité publique a mis en place la carte d'identité électronique, le nombre de demandes de réinscription a connu une hausse spectaculaire de 8 217 cas.

Avec un nombre aussi important de dossiers à traiter, selon Mme Hoang Thi Xuyen, chef du département de la justice du district de Dien Chau : si l’on suit les dispositions de la circulaire 04/2020/TT-BTP, chaque citoyen devra consacrer 5 à 10 jours à ses démarches, en se rendant au moins 4 à 5 fois auprès des deux organismes ; les fonctionnaires du département de la justice et les officiers de police du district sont chargés d’accueillir chaque citoyen à plusieurs reprises.

S’appuyant sur les besoins concrets des citoyens et sur l’efficacité de plus d’un an de mise en œuvre au niveau du district, le Département de la Justice et la Police du district de Dien Chau ont procédé, le 14 octobre dernier, à la signature officielle du Règlement relatif à la coordination de la fourniture d’informations issues des bases de données d’état civil et de population. Ce règlement a été immédiatement approuvé par le Comité populaire du district (Décision n° 3412/QD-UBND du 15 octobre 2021). Le 22 octobre, le Département de la Justice, en collaboration avec la Police du district, a organisé une conférence afin de diffuser, de former et de déployer la Décision n° 3412 au niveau communal.

Le ministère de la Justice et la police du district de Dien Chau ont procédé à la signature du règlement de coordination. Photo : PV

Selon Mme Xuyen, l'élaboration et la signature du Règlement de coordination entre les deux secteurs visent à créer une unité du niveau du district au niveau de la commune dans la résolution et la suppression des difficultés et des obstacles liés au règlement des procédures administratives entre les deux secteurs.

Promouvoir et améliorer sans cesse la qualité de la réforme des procédures administratives, réduire au minimum les délais de vérification des informations, accélérer la délivrance des actes d'état civil et la mise à jour du fichier national de la population ; créer des conditions favorables permettant aux citoyens de demander la confirmation de leurs informations dans le fichier national de la population géré par la Sécurité publique, servant de base à la révision et à la mise en œuvre des procédures d'état civil, sans avoir à perdre de temps ni d'énergie en déplacements et en attentes ; mener à bien les procédures interdépendantes d'état civil – inscription au domicile permanent, modification et complément du fichier national de la population…

Le ministère de la Justice s'est coordonné avec la police de district pour organiser une conférence visant à diffuser, à mettre en pratique et à déployer les règles de coordination au niveau communal. Photo : PV

Conformément au règlement, les citoyens bénéficieront de plusieurs avantages, notamment : lors des démarches de réenregistrement de naissance, de modification ou de correction des documents d’état civil (acte de mariage, acte de naissance…), ils n’auront plus besoin de se rendre directement au commissariat de police de leur district ni d’attendre l’obtention d’un document du Comité populaire communal demandant la consultation des informations figurant dans les archives de leur première carte d’identité (nom complet, date de naissance, ville natale ; nom complet et date de naissance du père ; nom complet et date de naissance de la mère, selon la base de données de la première carte d’identité/CCCD) ; ils n’auront plus à perdre de temps à attendre que le commissariat de police de leur district leur fournisse une confirmation des informations figurant dans la base de données des archives de leur première carte d’identité.

Il suffit que le spécialiste du service de la justice/l'officier d'état civil de la commune transmette les informations à l'officier de l'équipe de gestion de l'ordre social de la police de district, qui les vérifiera et répondra immédiatement après réception. Si les informations sont reçues en fin de séance, la réponse sera apportée au début de la séance suivante.

Pour l'enregistrement de résidence permanente des nouveau-nés ; la modification et le complément des informations dans la base de données d'identification des citoyens en cas de changement, de correction de l'état civil, d'enregistrement de mariage, d'adoption ; de reconnaissance de paternité, de filiation et d'ajout de notes complémentaires sur les informations d'état civil… Les citoyens doivent simplement remplir le formulaire de collecte d'informations démographiques (formulaire DC01) ou le formulaire de mise à jour et de correction des informations démographiques (formulaire DC02), accompagné d'une copie des documents d'état civil, et le soumettre au spécialiste du service d'état civil de la mairie. Ce dernier le collectera et le transmettra à la direction administrative chargée de l'ordre social ou à la police communale. Il n'est pas nécessaire de déposer directement la demande auprès de la police communale.

Ainsi, grâce au règlement relatif à la coordination de la fourniture d'informations sur les bases de données de l'état civil et de la population entre le secteur de la justice et la police du district de Dien Chau, les délais et le nombre de contacts ont été considérablement réduits, ce qui a facilité les démarches administratives pour les citoyens, notamment en cette période où il est nécessaire de limiter les déplacements et les contacts pour prévenir la propagation de l'épidémie de Covid-19.

Par conséquent, ce modèle est considéré comme le premier dans ce domaine dans la province de Nghe An, offrant une efficacité que d'autres localités peuvent apprendre et mettre en œuvre à grande échelle.