Concernant la délivrance pilote de casiers judiciaires au niveau du district de Nghệ An

Répondre aux besoins urgents des travailleurs

Au Centre provincial de services administratifs, l'atmosphère de travail est toujours frénétique et chargée. Dans ce flot continu de personnes, Mme Nguyen Thi Tien (district de Yen Thanh) prend elle aussi un ticket pour accomplir les formalités de demande d'extrait de casier judiciaire.

Elle a expliqué qu'elle postulait à un emploi dans une entreprise d'Hanoï où la présentation d'un extrait de casier judiciaire était obligatoire. Même dans certaines autres entreprises d'Hanoï, un nouvel extrait de casier judiciaire est exigé après six mois d'ancienneté, alors même que les employés n'avaient enfreint aucune loi depuis six mois. Pour son jeune frère, qui s'apprête à partir travailler en Corée du Sud, cette procédure est encore plus indispensable.

Il apparaît clairement que pour les travailleurs, notamment ceux qui travaillent loin de leur domicile, l'obtention d'un extrait de casier judiciaire est une démarche essentielle. D'après les statistiques, Nghệ An figure parmi les trois localités du pays où le nombre de demandes d'extraits de casier judiciaire est le plus élevé, juste après Hanoï et Hô Chi Minh-Ville.

Rien qu'en 2023, dans le district de Nghệ An, 80 215 demandes de consultation de casier judiciaire ont été déposées. La plupart de ces demandes servaient à compléter les dossiers de recrutement de fonctionnaires, d'agents de la fonction publique et d'employés du secteur public, ainsi qu'à répondre à des demandes d'emploi, notamment pour l'exportation de main-d'œuvre. Ce volume important de demandes a parfois entraîné des temps d'attente trop longs et une surcharge des services, pénalisant ainsi les travailleurs.

À Nghe An, la réception des demandes et le retour des résultats concernant la délivrance des casiers judiciaires sont effectués au Centre provincial des services administratifs publics depuis octobre 2020. Les personnes, agences et organisations de Nghe An qui soumettent des demandes de délivrance de casiers judiciaires peuvent choisir de soumettre leurs demandes directement, par courrier postal ou via le portail provincial de services publics en ligne de niveau 4.

Cependant, la plupart des personnes choisissent encore de déposer leurs demandes en personne, ce qui entraîne parfois une surcharge des services. C'est pourquoi le ministère de la Justice estime que la décentralisation pilote vers les unités administratives de district est absolument nécessaire à ce stade, afin de contribuer à réduire la pression directe sur le ministère de la Justice. Parallèlement, elle facilitera les démarches des citoyens qui pourront se rendre au commissariat de justice de district pour obtenir leur extrait de casier judiciaire, et permettra à ces unités administratives de prendre davantage d'initiatives dans le traitement des procédures administratives.

Le ministère de la Justice a proposé une période pilote de deux ans pour cette politique, ce qui laisse suffisamment de temps aux collectivités locales pour préparer les ressources nécessaires à sa mise en œuvre, et en même temps suffisamment de temps pour un examen préliminaire et final avant de proposer des amendements aux dispositions de la loi en vue de leur application à l'échelle nationale.

Il subsiste des difficultés et des inquiétudes.

Un représentant du département de la Justice de Nghệ An a déclaré que la province expérimentera la décentralisation de la délivrance des casiers judiciaires dans trois districts : Diện Chịn Chịn Dện et Que Phong. Cette décentralisation pilote, confiée à plusieurs tribunaux relevant des comités populaires de district, présente des avantages et des difficultés.

Si la délivrance des casiers judiciaires est mise en œuvre au niveau du district, cela peut réduire les délais et les frais de déplacement pour les organisations et les particuliers qui en ont besoin. Par ailleurs, la décentralisation de cette compétence au profit du service judiciaire du district permet de répartir les dossiers entre les différentes unités, évitant ainsi l'engorgement et allégeant la charge de travail des fonctionnaires lors de la réception des dossiers au Centre provincial de services administratifs.

Parallèlement, le personnel du département de la justice du district possède l'ensemble des compétences informatiques requises pour exercer ses fonctions ; il maîtrise parfaitement les logiciels spécialisés tels que les logiciels de gestion de l'état civil, les logiciels statistiques, etc. Toutes les procédures administratives sont gérées par le système d'information provincial de gestion des procédures administratives et par des systèmes et logiciels spécialisés du secteur.

Toutefois, une enquête menée localement par le ministère de la Justice a révélé certaines lacunes : premièrement, concernant le personnel, l’enquête menée auprès de 21 commissariats judiciaires de la province a dénombré 71 fonctionnaires. Or, certains services ne comptent que 3 fonctionnaires ou 2 fonctionnaires judiciaires. Dans le contexte actuel de rationalisation des effectifs, il est quasiment impossible d’embaucher davantage de personnel. Par ailleurs, augmenter la charge de travail sans augmenter les effectifs risque de rendre très difficile l’exécution des tâches requises.

Deuxièmement, concernant les infrastructures, actuellement 5 unités sont dépourvues d'ordinateurs, 6 d'imprimantes et 13 de scanners. Outre ces équipements, il est indispensable de disposer de logiciels système adaptés aux besoins opérationnels.

Face à ces difficultés, la solution consiste désormais à mettre en place une procédure scientifique et rigoureuse d'établissement des casiers judiciaires auprès des comités populaires de district. Plus important encore, il est nécessaire de finaliser rapidement l'intégration du système provincial de règlement des procédures administratives avec le système partagé de gestion des casiers judiciaires et de le rendre opérationnel sans délai. Parallèlement, il convient de moderniser le système de gestion des casiers judiciaires afin de remédier aux problèmes de lenteur et de dysfonctionnement ; il est également nécessaire de décentraliser et d'attribuer les comptes du système partagé et du système de gestion des casiers judiciaires au ministère de la Justice et aux comités populaires de district.

Le représentant du Département de la justice administrative de Nghệ An a également déclaré qu'il était nécessaire d'encourager davantage les démarches en ligne afin de réduire les activités administratives directes, sources de perte de temps et d'énergie pour les citoyens comme pour les magistrats. Par ailleurs, il est essentiel de moderniser le système informatique de gestion des dossiers judiciaires pour répondre aux besoins croissants de la société. Ce n'est qu'à cette condition que la délivrance des dossiers judiciaires, notamment aux travailleurs et aux ouvriers, sera véritablement efficace.