La numérisation dans la gestion et les opérations des entreprises

(Baonghean) - Dans le contexte actuel d'intégration, la numérisation de la gestion permettra aux entreprises de réduire leurs coûts, leur temps et leurs ressources humaines, afin d'accroître leur compétitivité et de maximiser leurs profits. Dans ce contexte, la promotion des technologies de l'information (TI) est considérée comme un facteur important.

L'application de la technologie permet à Hoa Sen Service Company Limited de gérer efficacement ses ressources humaines. Photo : Thanh Le

Améliorer la production et l'efficacité de l'entreprise

Avec près de 550 employés et 71 magasins (76 points de vente), Nghe An Petroleum Company renforce l'utilisation des technologies de l'information dans la gestion des ressources humaines et la gestion d'entreprise. Pour gérer le personnel, notamment en calculant les coefficients salariaux en fonction de la production, des équipes et des unités individuelles, qui connaissent souvent de fortes fluctuations, l'unité a développé un logiciel de gestion des ressources humaines et des salaires.

L'utilisation d'un logiciel de mesure de la productivité du travail (horaires et consommation de main-d'œuvre) a permis à l'entreprise de suivre et de gérer étroitement ses activités. Les données de 71 magasins seront automatiquement transférées au siège social pour permettre le contrôle et le calcul des salaires, la gestion des horaires et la création d'une concurrence interne. Parallèlement, le flux de vente (ventes de voitures ou de motos) est contrôlé. Ce modèle aide également les dirigeants à gérer le volume des ventes et les revenus de leur réseau de magasins.

Par ailleurs, Nghe An Petroleum Company compte plus de 200 agents principaux pour le commerce et la réception des marchandises. À des fins de gestion, l'entreprise utilise également un système automatisé pour contrôler les citernes, les wagons d'exportation, les citernes et les navires ; le système Agas passe les commandes en cas de variation de prix et informe automatiquement les magasins ; le système de planification des ressources de l'entreprise (SAP ERP) fonctionne via un bureau électronique.

M. Vo Anh Tuan, directeur adjoint de la compagnie pétrolière Nghe An, a déclaré : « Auparavant, la gestion des ressources humaines, des salaires et des entrepôts nécessitait de nombreuses étapes. Les procédures manuelles étaient coûteuses et sujettes aux erreurs. L'application des technologies de l'information a permis à l'entreprise de gérer ses ressources humaines de manière claire et transparente, de réduire ses coûts, de gagner du temps et de gérer ses ressources humaines, d'accroître sa productivité et d'atteindre un chiffre d'affaires de plus de 5 000 milliards de dongs par an. Parallèlement, l'application des technologies permet une efficacité opérationnelle multidimensionnelle, tant au sein qu'à l'extérieur de l'entreprise. »

Hoa Sen Service Company Limited, dont le secteur d'activité est la gestion des ressources humaines, fournit des services de sécurité aux agences, entreprises et corporations nationales et étrangères. Elle emploie 1 500 personnes et est répartie dans 63 provinces et villes du pays. La gestion des ressources humaines, selon la méthode traditionnelle, requiert 10 personnes spécialisées, mais l'efficacité est insuffisante.

Pour résoudre ce problème, l'entreprise a utilisé un logiciel de gestion des ressources humaines. Grâce à ce logiciel, les dirigeants peuvent gérer les mises à jour détaillées des dossiers juridiques, des contrats de travail, des effectifs, des congés, etc., sans avoir à stocker de documents papier comme auparavant, et une seule personne est nécessaire pour gérer les ressources humaines. L'entreprise utilise également des logiciels de gestion d'entreprise, de gestion d'entreprise et de service client.

Grâce à l'utilisation des technologies de gestion, l'entreprise a réalisé des économies sur les frais de papeterie et les salaires. Parallèlement, elle connecte de nombreux clients et entreprises, en France et à l'étranger, avec un haut niveau de sécurité, renforçant ainsi le sens des responsabilités des employés et contribuant à la pérennité de la réputation et du développement de la marque.

De nombreuses entreprises encouragent l'utilisation de logiciels de gestion d'entreprise. Après un an d'application des technologies de l'information à la gestion et à l'activité, Nghe An Automobile Mechanical Joint Stock Company a enregistré des résultats positifs. Outre l'économie de 400 millions de VND liée à l'achat d'équipements à l'étranger, le logiciel « Conception, fabrication et application d'équipements de test d'injecteurs de carburant électroniques pour voitures particulières » génère un bénéfice mensuel de plus de 250 millions de VND. Ce logiciel contribue à réduire les coûts d'investissement, à améliorer l'esthétique et les spécifications des produits, à soutenir la compétitivité, à accroître les profits, à stabiliser l'emploi, à réduire le temps de travail et à augmenter les revenus des employés.

Grâce à l’application de la technologie, Nghe An Petroleum Company gère le système de stations-service.

Promouvoir le rôle de chaque entreprise

Le développement de la révolution industrielle devrait offrir au Vietnam de formidables opportunités d'intégration plus profonde et plus efficace à l'économie mondiale. Dans ce processus, les technologies de l'information jouent un rôle central, générant ainsi de solides avantages concurrentiels.

De plus, la numérisation de la gestion d'entreprise permettra aux entreprises de réaliser des économies significatives en termes de coûts, de temps et de ressources humaines. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises intègrent les technologies de l'information à leur gestion, considérant cela comme un moyen d'accroître leur compétitivité et d'optimiser leurs profits.

Selon M. Nguyen Viet Hung, directeur adjoint du Département des sciences et technologies de la province : « L’application des technologies à la gestion des agences et des entreprises promet de stimuler la construction d’un gouvernement électronique basé sur des infrastructures modernes. Afin de créer des conditions plus favorables aux entreprises du secteur des technologies de l’information, le Département des sciences et technologies vient d’organiser un atelier sur le thème « Application des technologies aux agences et aux petites et moyennes entreprises ». »

Le programme vise à promouvoir l'application des technologies de l'information dans la gestion et le fonctionnement des agences et des entreprises, à introduire des solutions de sécurité de l'information, à éviter les dommages causés par les attaques de virus et, en même temps, à mettre à jour les nouvelles solutions technologiques, contribuant à rendre l'application des technologies de l'information plus efficace.

À Nghe An, le nombre total d'entreprises enregistrées dans la région s'élève actuellement à près de 16 500. L'enquête révèle que l'utilisation des technologies de l'information par les entreprises de la province reste très limitée, se limitant à un niveau élémentaire et à petite échelle, et manquant d'exhaustivité.

Les entreprises n'ont pas accordé suffisamment d'attention à la sécurité de l'information et n'ont pas investi suffisamment dans la formation et l'utilisation des ressources humaines en technologies de l'information. L'application des technologies de l'information ne répond pas aux besoins réels. Le budget d'investissement en technologies de l'information ne représente qu'une très faible part des coûts des entreprises.

L'utilisation des technologies de l'information est une tendance incontournable pour les entreprises. Dans le contexte de la mondialisation, notre pays signe des accords de coopération avec d'autres pays. L'utilisation des technologies de l'information joue un rôle de plus en plus important et les entreprises ne peuvent rester à l'écart. Cela exige de chaque entreprise qu'elle évolue et améliore sa capacité à utiliser les technologies de l'information dans sa production et sa gestion.

Thanh Le