La numérisation dans la gestion et les opérations des entreprises

(Baonghean) - Dans le contexte actuel d'intégration, la numérisation de la gestion permettra aux entreprises de réaliser des économies de coûts, de temps et de ressources humaines, afin d'accroître leur compétitivité et de maximiser leurs profits. Dans ce contexte, la promotion des technologies de l'information (TI) est considérée comme un facteur important.

L'application de la technologie permet à Hoa Sen Service Company Limited de gérer efficacement ses ressources humaines. Photo : Thanh Le

Améliorer la production et l'efficacité de l'entreprise

Avec près de 550 employés et 71 magasins (76 points de vente), Nghe An Petroleum Company renforce l'utilisation des technologies de l'information dans la gestion des ressources humaines et la gestion d'entreprise. Pour gérer le personnel, notamment en calculant les coefficients de salaire en fonction de la production, des équipes et des unités individuelles, qui connaissent souvent de fortes fluctuations, l'unité a développé un système logiciel de gestion des ressources humaines et des salaires.

L'utilisation d'un logiciel basé sur la mesure de la productivité du travail (horaires et consommation de main-d'œuvre) a permis à l'entreprise de suivre et de gérer étroitement l'activité. Les données de 71 magasins seront automatiquement transférées au siège social pour permettre le contrôle et le calcul des salaires, la gestion des horaires et la création d'une concurrence interne. Parallèlement, le flux de vente (ventes de voitures ou de motos) est contrôlé. Ce modèle aide également les dirigeants à gérer le volume des ventes et les revenus de leurs magasins.

Par ailleurs, Nghe An Petroleum Company compte plus de 200 grossistes et agents pour les transactions de marchandises. À des fins de gestion, l'entreprise utilise également un système automatisé pour contrôler les citernes, les wagons d'exportation, les citernes et les navires ; un système Agas pour passer des commandes en cas de variation de prix et notifier automatiquement les magasins ; un système de planification des ressources de l'entreprise (SAP ERP) et fonctionne via un bureau électronique.

M. Vo Anh Tuan, directeur adjoint de la Nghe An Petroleum Company, a déclaré : « Auparavant, pour gérer les ressources humaines, les salaires et la production des entrepôts, nous devions passer par de nombreuses étapes. Les procédures manuelles étaient coûteuses et sujettes aux erreurs. Mais l'application des technologies de l'information a aidé l'entreprise à gérer de manière claire et transparente, à réduire les coûts, à économiser du temps et des ressources humaines, à augmenter la productivité du travail et à générer des revenus de plus de 5 000 milliards de VND par an. Dans le même temps, l'application de la technologie permet une efficacité d'exploitation multidimensionnelle à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. »

Hoa Sen Service Company Limited, dont le secteur d'activité est la gestion des ressources humaines, fournit des services de sécurité aux agences, entreprises et corporations nationales et étrangères. Elle emploie 1 500 personnes et est répartie dans 63 provinces et villes du pays. Pour gérer les ressources humaines, selon la méthode traditionnelle, l'entreprise doit compter sur dix personnes spécialisées, mais son efficacité est limitée.

Pour résoudre ce problème, l'entreprise a utilisé un logiciel de gestion des ressources humaines. Grâce à ce logiciel, les dirigeants peuvent gérer les mises à jour détaillées des dossiers juridiques, des contrats de travail, des effectifs, des congés, etc., sans avoir à stocker de documents papier comme auparavant et une seule personne est nécessaire pour gérer les ressources humaines. L'entreprise utilise également des logiciels de gestion d'entreprise, de gestion d'entreprise et de service client.

Grâce à l'utilisation de la technologie dans sa gestion, l'entreprise a réalisé des économies sur les frais de papeterie et les salaires. Parallèlement, elle a connecté de nombreux clients et entreprises nationaux et étrangers en toute sécurité, renforçant ainsi le sens des responsabilités des employés et contribuant à la pérennité de sa réputation et au développement de sa marque.

De nombreuses entreprises encouragent l'utilisation de logiciels de gestion d'entreprise. Après un an d'application des technologies de l'information à la gestion et à l'activité, Nghe An Automobile Mechanical Joint Stock Company a enregistré des résultats positifs. Outre l'absence d'achats d'équipements à l'étranger (400 millions de VND), le logiciel « Conception, fabrication et application d'équipements de test d'injecteurs de carburant électroniques sur véhicules particuliers » de l'unité génère un bénéfice mensuel de plus de 250 millions de VND. Ce logiciel contribue à réduire les coûts d'investissement, à améliorer l'esthétique et les spécifications des produits, à soutenir la compétitivité des produits sur le marché, à accroître les bénéfices, à stabiliser l'emploi, à réduire le temps de travail et à augmenter les revenus des salariés.

Grâce à l’application de la technologie, Nghe An Petroleum Company gère le système de stations-service.

Promouvoir le rôle de chaque entreprise

Le développement de la révolution industrielle devrait offrir au Vietnam de formidables opportunités d'intégration plus profonde et plus efficace à l'économie mondiale. Dans ce processus, les technologies de l'information jouent un rôle central, générant ainsi de solides avantages concurrentiels.

De plus, la gestion d'entreprise, une fois numérisée, permettra aux entreprises de réaliser des économies significatives en termes de coûts, de temps et de ressources humaines. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises intègrent les technologies de l'information à leurs opérations, considérant cela comme un moyen d'accroître leur compétitivité et de maximiser leurs profits.

Selon M. Nguyen Viet Hung, directeur adjoint du Département provincial des sciences et technologies : « L’application des technologies à la gestion des agences et des entreprises promet d’être un atout majeur pour la construction d’un gouvernement électronique basé sur des infrastructures modernes. Afin de créer des conditions plus favorables aux entreprises du secteur des technologies de l’information, le Département des sciences et technologies vient d’organiser un atelier sur le thème « Application des technologies aux agences et aux petites et moyennes entreprises ». »

Le programme vise à promouvoir l'application des technologies de l'information dans la gestion et le fonctionnement des agences et des entreprises, à introduire des solutions de sécurité de l'information, à éviter les dommages causés par les attaques de virus et, en même temps, à mettre à jour les nouvelles solutions technologiques, contribuant à rendre l'application des technologies de l'information plus efficace.

À Nghe An, le nombre total d'entreprises enregistrées dans la région s'élève actuellement à près de 16 500. Une enquête révèle que l'utilisation des technologies de l'information par les entreprises de la province reste très limitée, se limitant à un niveau élémentaire et à petite échelle, et manquant d'exhaustivité.

Les entreprises n'ont pas accordé suffisamment d'attention à la sécurité de l'information et n'ont pas investi suffisamment dans la formation et l'utilisation des ressources humaines en technologies de l'information. L'application des technologies de l'information n'a pas répondu aux besoins réels. Le budget d'investissement en technologies de l'information ne représente qu'une très faible part des coûts des entreprises.

L'utilisation des technologies de l'information est une tendance incontournable pour les entreprises. Dans un contexte de mondialisation, notre pays signe des accords de coopération avec d'autres pays. L'utilisation des technologies de l'information joue un rôle de plus en plus important et les entreprises ne peuvent rester à l'écart. Cela exige de chaque entreprise qu'elle évolue et améliore sa capacité à utiliser les technologies de l'information dans sa production et sa gestion.

Thanh Le