Áp dụng ISO vào cơ quan hành chính: Nhiều địa phương, đơn vị còn hình thức

(Baonghean) - Việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đã hỗ trợ tích cực công tác cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thực tế việc áp dụng hệ thống này tại các cơ quan, đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh thời gian qua còn nhiều tồn tại, hạn chế.

Đoàn kiểm tra CCHC và cán bộ Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng đánh giá việc áp dụng HTQL chất lượng của các đơn vị hành chính. Ảnh: Thanh Lê

Hiệu quả tích cực

Ngay sau khi công bố hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, thị xã đã tổ chức kiện toàn Ban chỉ đạo, tổ chức rà soát, công bố Bộ TTHC, thực hiện cập nhật thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL và xây dựng mục tiêu chất lượng năm 2015, 2016; cập nhật danh mục tài liệu nội bộ, danh mục tài liệu bên ngoài.

Theo đó, triển khai việc thực hiện tại các phòng chuyên môn tuân thủ quy trình tác nghiệp của HTQLCL, theo dõi đánh giá được kết quả giải quyết TTHC.

“Thị xã quan tâm và chỉ đạo thường xuyên việc áp dụng, duy trì cải tiến HTQLCL của đơn vị. Điều đó đã mang lại hiệu quả tích cực trong công tác quản lý. Lãnh đạo thị xã có thể kiểm soát được quy trình giải quyết TTHC của các phòng, ban, góp phần giải quyết TTHC cho tổ chức và cá nhân một cách nhanh chóng, thuận tiện” - đồng chí Nguyễn Thị Dung - Phó Chủ tịch UBND thị xã Cửa Lò cho biết.

Ở Sở Giao thông Vận tải triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì, mở rộng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thường xuyên cập nhật danh mục tài liệu nội bộ, danh mục tài liệu bên ngoài vào HTQLCL; chỉ đạo các phòng chuyên môn tuân thủ quy trình tác nghiệp.

Việc áp dụng hệ thống, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã tạo điều kiện thực hiện tốt công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC, đặc biệt trong các lĩnh vực đăng ký kinh doanh vận tải, cấp đổi giấy phép lái xe... Hiện nay, nhiều tổ chức, cá nhân có nhu cầu đã nghiên cứu, tìm hiểu các TTHC qua mạng Internet, thuận lợi cho việc chuẩn bị hồ sơ đề nghị giải quyết các TTHC.

Trên địa bàn tỉnh, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 được triển khai từ năm 2007. Sau gần 10 năm triển khai, đến nay đã có 58/59 cơ quan, đơn vị tham gia xây dựng duy trì, áp dụng và cải tiến hệ thống trong thực tế công tác.

Đồng chí Từ Thị Như Quỳnh - Trưởng phòng TBT - Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng (Sở Khoa học và Công nghệ) cho biết: Việc triển khai áp dụng hệ thống đã giúp các đơn vị hành chính hỗ trợ tích cực các đơn vị trong công tác cải cách hành chính, nhất là đối với các cơ quan, đơn vị có giải quyết nhiều thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân; hạn chế phát sinh các tiêu cực, các công việc được giải quyết công khai minh bạch đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định.

Nhiều đơn vị chưa quan tâm

Tuy nhiên, thực tế việc áp dụng tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào các cơ quan hành chính thời gian qua gặp nhiều khó khăn việc thực hiện còn mang tính hình thức, chưa thực sự sâu rộng và khai thác hết hiệu quả.

Theo đánh giá đoàn kiểm tra của tỉnh về HTQLCL theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 năm 2016, tồn tại chung ở các đơn vị là hệ thống văn bản chưa được cập nhật thường xuyên vào HTQLCL, lưu trữ các hồ sơ liên quan còn nhiều hạn chế; chưa xây dựng được kế hoạch đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo đơn vị.

Sở GTVT triển khai cơ chế “một cửa”, ứng dụng CNTT và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Ảnh: Thanh Lê

Nguyên nhân là do nhận thức trong cán bộ, công chức về áp dụng hệ thống ISO còn chưa đồng đều. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện.

Đơn cử tại huyện miền núi Kỳ Sơn, mặc dù UBND huyện đã  ban hành Quyết định số 154 ngày 13/5/2015 về việc công bố HTQLCL phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Tuy nhiên, qua kiểm tra của Đoàn kiểm tra của tỉnh về việc xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008  ngày 14/9/2016, việc ứng dụng hệ thống này chưa được đơn vị quan tâm chỉ đạo sát sao.

Việc cập nhật thay đổi của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL vẫn chưa được thực hiện. Sự tuân thủ và thực hiện của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 chưa đáp ứng được. Hoạt động xem xét và hoạt động đánh giá nội bộ đến nay chưa thực hiện.

Không chỉ ở địa bàn miền núi Kỳ Sơn mà các huyện ở miền đồng bằng như Đô Lương, Nam Đàn, Hưng Nguyên… cũng như không ít sở, ngành thì việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 chưa được quan tâm đúng mức. Ví như tại huyện Hưng Nguyên, mặc dù UBND huyện đã ban hành mục tiêu chất lượng năm 2015, 2016, tuy nhiên các phòng, ban chưa thực hiện ban hành mục tiêu chất lượng.

UBND huyện đã ban hành kế hoạch đánh giá nội bộ và chương trình đánh giá chất lượng nội bộ nhưng đến nay vẫn chưa triển khai thực hiện. Một số hồ sơ chưa lưu trữ đầy đủ, chưa kịp thời soát xét quy trình phù hợp với văn bản QPPL mới, chưa cập nhật kịp thời vào danh mục tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài.

Sự tuân thủ và thực hiện của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (quy trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo) từ năm 2015 đến nay chưa được thực hiện…

Trong năm 2016, Ban Chỉ đạo hệ thống quản lý chất lượng của tỉnh đã thành lập đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tình hình thực tế triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 900: 2008 tại 34 đơn vị. Kết quả, 33/34 đơn vị đã thực hiện công bố theo đúng quy định, 1 đơn vị chưa thực hiện công bố theo quy định (UBND huyện Tương Dương). Số đơn vị được yêu cầu khắc phục sau kiểm tra là 25/34.

Có thể khẳng định, HTQLCL theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 áp dụng trong cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh đã đem lại sự hài lòng cho người dân, tạo môi trường và tâm lý làm việc thoải mái cho cán bộ, công chức.

Vì vậy, thời gian tới, để nâng cao hiệu quả việc duy trì, áp dụng hệ thống này thuộc các đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh, Ban chỉ đạo áp dụng HTQLCL tỉnh cần tiếp tục tăng cường tuyên truyền, tập huấn nhằm nâng cao hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng cho các đơn vị.

Theo đồng chí Phan Ngọc Quang - Chi cục trưởng, Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng tỉnh, để việc ứng dụng có hiệu quả, UBND tỉnh cần xác định, phân loại TTHC được thực hiện tại các cơ quan, đơn vị và thường xuyên cập nhật các văn bản mới.

Đồng thời, nâng cao vai trò trách nhiệm của người đứng đầu hiểu rõ vai trò của việc áp dụng, duy trì HTQLCL để chỉ đạo việc triển khai ở đơn vị. Việc áp dụng tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 cần phải được duy trì, cải tiến thường xuyên, qua đó, góp phần đắc lực cho việc hiện đại hóa nền hành chính của tỉnh nhà.

Thanh Lê